Тема 4.Комунікації та організаційна структура підприємства

1. Люди, як елемент організації

2. Делегування повноважень

3. Організаційні структури управління та їх типи

4. Функціональні ролі в колективі розробників ІТ-продуктів

5. Управління комунікаційними процесами

1. Люди, як елемент організпації

Персонал підприємства — це сукупність постійних працівників, що отримали необхідну професійну підготовку та (або) мають досвід практичної діяльності.

Згідно з характером функцій, що виконуються, персонал підприємства поділяється здебільшого на чотири категорії: керівники, спеціалісти, службовці, робітники.

Керівники (менеджери)— це працівники, що займають посади керівників підприємств та їхніх структурних підрозділів. До них належать директори (генеральні директори), начальники, завідувачі, керуючі, виконроби, майстри на підприємствах, у структурних одиницях та підрозділах; головні спеціалісти (головний бухгалтер, головний інженер, головний механік тощо), а також заступники перелічених керівників.

Спеціалістами вважаються працівники, що виконують спеціальні інженерно-технічні, економічні та інші роботи, інженери, економісти, бухгалтери, нормувальники, адміністратори, юрисконсульти. соціологи.

До службовців належать працівники, що здійснюють підготовку та оформлення документації, облік та контроль, господарське обслуговування (тобто виконують суто технічну роботу), зокрема — діловоди, обліковці, архіваріуси, агенти, креслярі, секретарі-друкарки, стенографісти тощо.

Робітники — це персонал безпосередньо зайнятий у процесі створення матеріальних цінностей, а також зайнятий ремонтом, переміщенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних послуг та ін. Окрім того, до складу робітників включають двірників, прибиральниць, охоронців, кур’єрів, гардеробників.

В аналітичних цілях усіх робітників можна поділити на основних — тих, що безпосередньо беруть участь у процесі створення продукції, та допоміжних — тих, які виконують функції обслуговування основного виробництва.

Менеджер – це людина, яка займає постійну керуючу посаду, наділена повноваженнями і приймає в їх межах рішення за певними видами діяльності організації.

Розрізняють наступні сфери менеджменту:

• виробничий менеджмент;

• фінансовий менеджмент;

• управління персоналом;

• управління дослідженнями та розробками;

• фінансовий облік;

• маркетинг;

• загальна адміністрація.

Менеджер може: 1) керувати будь-якою з них (або її частиною); 2) керувати кількома одразу; 3) керувати всією організацією в цілому.

В залежності від того, скількома компонентами (сферами) організації управляє менеджер розрізняють три рівні менеджменту: вищий; середній; нижчий. Співвідношення сфер та рівнів менеджменту схематично відображено на рис. 4.1.

До вищого рівня відноситься невелика група основних керівників організації. Це президент (директор), віце-президенти (заступники), головний виконавчий директор.

На вищому рівні менеджменту формулюється місія та встановлюються організаційні цілі, визначається загальнокорпоративна стратегія та основні задачі щодо її реалізації, приймаються рішення щодо виходу на нові ринки, випуску нової продукції, залучення інвестицій, напрямків досліджень та розробок тощо.

Середній рівень менеджменту є відповідальним за розробку та реалізацію оперативних планів та процедур впровадження тих рішень, які були прийняті вищим керівництвом організації. Менеджери середнього рівня мають досить широку свободу дій щодо реалізації планів. Вони, наприклад, самостійно визначають: скільки необхідно найняти нових робітників; яке нове обладнання придбати; як використовувати засоби масової інформації для реклами тощо. До цього прошарку належать менеджери-керівники виробничих та функціональних підрозділів.

Рис.4.2 . Співвідношення сфер і рівнів менеджменту

Менеджери нижчого рівня координують діяльність операційних виконавців. До цієї категорії, зокрема, відносять керівників секторів, груп, майстрів, бригадирів тощо.

Вищі керівники організації опрацьовують стратегію, середні розробляють плани її реалізації, а нижчі - відповідають за конкретну роботу, яка виконується у відповідності до цих планів.

Формальні повноваження, які отримують менеджери в організації визначають відповідний статус менеджера. Цей статус у свою чергу визначає характер міжособових відносин даного менеджера: з його начальниками; з робітниками рівного рангу; з підлеглими.Такі міжособові відносини з іншого боку забезпечують менеджеру отримання інформації, яка йому необхідна для прийняття рішень.

Дослідження, проведені у 70-рр. Г.Мінцбергом, дозволили визначити ролі, які виконують менеджери в організації та класифікувати їх за трьома групами (див. рис.4.3).

Рис.1.5. Ролі менеджера в організації

Рис. 4.3 Сфера діяльності інформаційного менеджера

Матрична організаційна структура. Особливістю оргструктур у такому середовищі є високий ступінь адаптивності, що забезпечується тимчасовим характером функціонування структурних одиниць.

В матричній організаційній структурі крім звичайних функціональних підрозділів, які функціонують постійно, формуються так звані проектні групи як тимчасові колективи. Працівники проектних груп залишаються членами своїх функціональних підрозділів і повертаються в підпорядкування своїх функціональних керівників після розформування проектної групи (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Схема матричної (проектної) організаційної структури

Для вибору типу організаційної структури управління використовують такі основні методи:

1. Метод аналогій – полягає у застосуванні організаційних форм, що виправдали себе в організаціях із схожими організаційними характеристиками (середовищем, стратегією, технологією, розмірами).

2. Експертно-аналітичний метод – полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації кваліфікованими фахівцями - експертами, які і розробляють відповідну організаційну структуру управління.

3. Метод структуризації цілей – передбачає розробку системи цілей організації, включаючи їх кількісне та якісне формулювання і наступний аналіз базових організаційних структур з точки зору їх відповідності системі цілей.

4. Метод організаційного моделювання – базується на розробці різних варіантів можливих організаційних структур для конкретних об’єктів управління з наступним їх порівнянням (співставленням) і оцінкою за певними критеріями. Критеріями ефективності при співставленні різних варіантів організаційних структур слугують можливості щонайповнішого досягнення цілей організації при відносно нижчих витратах на її функціонування.

Кожен окремий проект інформатизації передбачає досягнення поставлених цілей протягом встановленого часу і при використанні обмежених ресурсів.

Проект – це будь-яке починання, що припускає необхідність виконання нового комплексу робіт і має такі особливості:

• обмеження в часі;

• унікальну організаційну структуру;

• певну мету;

• відміну від звичайного для даного підприємства виробничого процесу.

Управління проектом – сукупність засобів і функцій планування, здійснення і контролю за виконанням робіт, що становлять зміст проекту. «Життєвий цикл» такого специфічного менеджменту обмежений і включає всі час від моменту започаткування проекту до його завершення. Початком його є визначення форми менеджменту і призначення керівника проекту, який надалі і здійснює власне проектний менеджмент.

Керівник проекту – особа, яка реалізує безпосереднє управління роботами над проектом. Воно координує і контролює роботу співробітників, що беруть участь у роботі над проектом в тій чи іншій формі.

Проектна бригада – група осіб, яким доручено здійснення проекту. Чисельність бригади та розподіл завдань у її складі визначаються обсягом проекту і формами проектного менеджменту.

Як правило, ІТ-проекти характеризуються високою складністю, новизною, обмеженістю в засобах і в часі при конкретно поставленої мети.

При типовій (лінійно-функціональній) організаційній структурі управління керівник проекту одноосібно несе відповідальність за його виконання. Проектний підрозділ значною мірою ізольовано від структури підприємства, зв'язок з іншими підрозділами здійснюється через вище керівництво підприємства.

При матричній організації проектного менеджменту керівник проектує, по суті, одним з функціональних керівників: йому функціонально підпорядковані співробітники інших підрозділів, які при цьому залишаються у складі своїх «рідних» підрозділів, начальники яких залишаються їх виробничими керівниками. У зв'язку з цим керівники цих виробничих підрозділів мають право контролювати роботу «своїх» працівників над проектом і отримувати інформацію про хід реалізації проекту. Вказівки ж керівника проекту для учасників робіт є функціональними, вони обмежуються рамками їх професійної діяльності і не стосуються виробничих питань.

Робота над проектом може проводитися і без включення цих робіт у структуру підприємства. Вона може проходити шляхом створення спеціалізованих бригад програмістів і системних аналітиків без включення робіт у вищевказані форми менеджменту. Це можливо при виконанні робіт над проектом на основі договірних відносин з якимись бригадами фахівців

Центральною фігурою як і раніше залишається керівник проекту. Спільно із замовником він розробляє технічне завдання, узгодить з ним зміни в плануванні або здійсненні проекту. Він інформує замовника про стан проектування та контролює роботу виконавців. Всі роботи та вирішення збираються в бібліотеці проекту.

У складніших випадках може створюватися, так звана бригада головного програміста. У цій структурі керівник проекту – головний програміст - має всю повноту влади в роботі над проектом. Крім нього, в бригаді можуть бути також і інші працівники:

• розробник інструментів – вирішує завдання проектування програм, процедур або бібліотек загального користування; він повинен відстежувати діяльність керівника проекту і вирішувати, де потрібні програми загального користування, а де - допоміжні;

• асистент керівника проекту – є радником і заступником керівника проекту, може прийняти на себе його функції і постійно є радником керівника проекту; при цьому він може самостійно розробляти проектні рішення і програмувати, тобто повинен бути і досвідченим програмістом;

• менеджер проекту – здійснює завдання управління, в тому числі з фінансів і з кадрів, контролює дотримання термінів проектування і його поточний стан;

• адміністратор документів – контролює виконання нормативів на складання документів, відповідає за складання внутрішніх і зовнішніх документів, за каталогізацію і керування версіями;

• лінгвіст – здійснює кураторство щодо використаних мови програмування і вживання компіляторів, проектує складні кодові послідовності (наприклад, функції з жорсткими тимчасовими обмеженнями, мінімізації обсягу пам'яті) і складні програмні конструкції;

• випробувач – здійснює тестування проектованих програмних засобів, контролює проведення тестів і розміщує результати тестування в проектних бібліотеках.

У проекті розробляються на підприємстві інформаційних систем і баз даних завжди відображаються:

• область застосування ІТ-продукту (інформаційної системи –ІС);

• коло і число користувачів;

• завдання, для вирішення якого організовано проект;

• передбачувані методи і підходи до вирішення завдань проекту;

• загальний план усіх робіт на весь термін виконання проекту;

• очікувані результати;

• стандартні характеристики створюваної ІС:

– необхідні обсяги оперативної, зовнішньої пам'яті, пам'яті для розміщенняпрограми і БД;

– апаратні засоби та операційні системи (платформи);• програмні засоби, необхідні для функціонування ІС;

– перелік програмних і апаратних засобів, які необхідно додатково придбати для успішного виконання проекту;

– функціональні характеристики: тип ІС, кількість вихідних форм, джерела даних в ІС, число полів, число записів або об'єктів, способи представлення документів, організація і режим пошуку;

– додаткові можливості: передача даних, канали зв'язку, можливості розвитку ІС, подання інформації з ІС