Виконання контрольних функцій менеджера

Менеджер — центральна фігура системи управління персоналом.

Менеджер займає ключове положення у системі управління організації. Ця важлива роль менеджера визначається тим, що він наділений повноваженнями приймати рішення, вирішує що, кому, коли і як робити; несе за це відповідальність перед власником майна організації.

Менеджери загального керівництва очолюють організації. Вони займають посади директорів, голів правління, президентів та ін., здійснюють управління організацією, виконують функції планування, організації, мотивації, і контролю у повному обсязі, координують і регулюють діяльність персоналу в цілях виконання всіх виробничо-технологічних, економічних і організаційних процесів. Вони забезпечують безперервне функціонування виробництва, економічну та соціальну ефективність організації через апарат управління і діють на основі статуту, затвердженого власником майна.

На кожному етапі керівник відповідним чином впливає на хід його виконання, використовуючи надані йому владні повноваження і особистий вплив. Отже, на мою думку, керівник виконує такі основні адміністративні функції:

1. Планування (стратегічне, тактичне, оперативне, а також особисте передбачення).

2. Організація (праці та управління).

3. Узгодження і розв'язання конфліктів.

4. Контроль.

Функція планування

Планування це передбачення майбутнього всієї системи організації. Воно виражається у програмі дій, охоплюючи всі специфічні функції підприємства: виробничі, технічні, комерційні, економічні, фінансові, технологічні, кадрові та ін.

Програма дій складається із припущень на довгий та на короткий період у вигляді стратегічних, тактичних, оперативних і навіть тижневих та щоденних планів.

Вона розробляється функціональними та лінійними менеджерами у межах своїх повноважень на основі попередньо проведених досліджень. Потім програма узгоджується між функціонерами різних служб та рангів і приводиться у відповідність до загальних директив підприємства.

Стратегічне планування — це набір дій та рішень менеджера загального керівництва для розробки специфічних стратегій, призначених для досягнення цілей організації.

Стратегія — це детальний комплексний план дій для забез-печення місії організації та її цілей у майбутньому. Тактика — це короткостроковий план дій відповідної стратегії.

Адміністративна функція організації

Адміністративна функція "організація" передбачає забезпечення підприємства матеріальними, фінансовими і людськими ресурсами. Наявність всіх цих ресурсів дає можливість виконувати стратегічні, тактичні та оперативні плани.

За Файолем адміністративні організаційні функції передбачають виконання менеджером таких обов'язків:

1. Встановити програму дій, у якій ресурси організації приводяться у відповідність із задачами, засобами і потребами підприємства.

2. Спостерігати за виконанням програми.

3. Установити єдине, компетентне і енергійне керівництво.

4. Сприяти хорошому добору персоналу, енергійних і компетентних людей у якості керівників окремих служб, функціонерів, які відповідають їх службовій ролі.

5. Точно визначити повноваження.

6. Об'єднувати роботу, узгоджувати зусилля.

7. Ясно, виразно і точно формулювати рішення.

8. Заохочувати дух відповідності та ініціативи.

9. Справедливо і уміло робити винагороди за виконані послуги.

10. Попереджати помилки та непорозуміння.

11. Примушувати дотримуватися дисципліни.

12. Слідкувати, щоб приватні інтереси були підкорені інтересам підприємства.

13. Звертати особливу увагу на єдність розпорядності.

14. Встановити всеохоплюючий контроль.

Узгодження і розв'язання конфліктів

Є декілька визначень поняття "узгодження":

1. Узгодження — це приведення у належне співвідношення, у відповідність з чимось (що з чим);

2. Узгодження — це обговорення і прийняття єдиної думки про щось, одержати згоду на щось (що з ким).

Узгодження надає можливість кожному працівнику або структурному підрозділу виконувати свою конкретну роботу, чи її частини при згоді менеджера або інших працівників чи підрозділів організації. Цю адміністративну функцію здійснює менеджер шляхом обговорення і прийняття єдиної думки при підготовці і виконанні управлінських рішень. Організаційно-розпорядчі документи (положення, накази, розпорядження та ін.) повинні бути узгоджені посадовими особами, яких стосується їх зміст. Таке узгодження здійснюється шляхом візування проекту документа.

Кращим засобом підтримки підлеглих у робочому стані й по-легшення виконання їх обов'язків є проведення нарад лінійних та функціональних менеджерів керівником організації. В результаті такої наради кожний підрозділ знає точно, що повинен він виконувати в цілому узгоджено з іншими підрозділами, щоб не виникали потім неузгоджені дії, непорозуміння.

Конфлікт — це зіткнення серйозних розбіжностей, спір між працівниками чи структурними підрозділами, або між менеджером та його підлеглими.

Конфлікт в управлінні — це відсутність згоди між двома або більше особами, або групами. Кожна сторона робить все, щоб була прийнята її точка зору або ціль: заважає іншій стороні робити теж саме.

Якщо менеджер знайде правильну форму взаємодії з підлег-лими, то конфліктів може і не бути. Для цього треба усувати умови, які сприяють виникненню конфліктів.

Контроль

Контроль — це процес, який забезпечує досягнення організацією поставлених цілей.

Ціллю адміністративної функції контролю є перевірка того, як виконується прийнята програма дій підлеглих прийнятим управлінським і встановленим принципам і правилам. Він повинен знайти відхилення та помилки для того, щоб можна було їх виправити і запобігти їх повторення. Використовується до осіб та дій і практикується менеджером по всіх адміністративних функціях, викладених вище.

Контроль повинен засвідчити, що програма або інше управлінське рішення є і використовується, організація або її структурний підрозділ правильно функціонує. Він здійснюється для перевірки стану виробничих, комерційних, економічних, фінансових, технологічних, облікових та інших видів діяльності. Функції контролю входять у коло обов'язків керівників всіх рівнів та їх апарату управління.

Основними умовами, яким повинні відповідати контролери є:

• компетентність;

• почуття обов'язку;

• незалежне положення відносно контролюємого;

• здоровий глузд;

• тактовність;

• утримуватись від втручання в управління і виконання справ.

Контроль є складною і важливою адміністративною функцією менеджера і здійснюється такими видами:

• попередній контроль (готовність до виконання роботи);

• поточний контроль (у ході виконання роботи);

• заключний контроль (після закінчення роботи).

Всі ці види контролю схожі і мають одну ціль: сприяти тому, щоб фактичні результати були поближче до необхідних.

Менеджери повинні вирішувати наявні проблеми та виникаючі протиріччя, організовувати роботу працівників. Ця робота проходить циклічно: починаючи з обґрунтування цілі і закінчуючи результатом, який був обумовлений постановкою цілі.

Функції керівництва — це фази реалізації циклів управління, які здійснює менеджер у визначеній послідовності, основаній на розподілі, взаємодії та координації спільної праці.