Тема № 5. Система довідково-інформаційної документації

1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації. Види документів

2. Види довідково-інформаційної документації та їх характеристика:

• акт,

• протокол,

• довідка,

• пояснювальна записка,

• доповідна записка,

• ділова кореспонденція,

• план,

• звіт.

Література

1. Закон України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 року № 393/96-ВР//Голос України. -1996.

2. Указ Президента України „Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення” від 19.03.1997 року № 241/97//Голос України. -1997.

3. Указ Президента України “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” від 13.08.2002 року № 700/2002//Голос України.- 2002.

4. Наказ МНС України від 23.03.2012 № 635"Про затвердження Інструкції з діловодства у МНС України"

5. Наказ Держтехногенбезпеки від 05.04.2012 № 71 ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ з діловодства для установ та державного підприємства, що належать до сфери управління Державної інспекції техногенної безпеки України

6. Наказ Держтехногенбезпеки від 18.08.2011 № 42 Регламент Державної інспекції техногенної безпеки України

7. Наказ Держтехногенбезпеки України від 25.08.2011 № 62 Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у системі Державної інспекції техногенної безпеки України

8. ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.- Чинний від 1995-01-01.-К.: Держстандарт України, 1994 .- С. 3-15.

9. ДСТУ 2395-94 Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування: Оновні вимоги.- Чинний від 1995-01-01.- К.: Держстандарт України, 1994.- 10 с.

10. ДСТУ 2394-94 Інформація та документація. Коплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів: Терміни та визначення.-К.: Держстандарт України, 1994.- 89 с.

11. ДСТУ 2628-94 Система оброблення інформації. Оброблення тексту: Терміни та визначення.- Чинний від 1995-01-07.- К.: Держстандарт України, 1994.- 35 с.

12. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навч.посібник: У 2 ч. Ч.1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. Ун-ту, 2001. – 327 с.

13. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навч.посібник: У 2 ч. Ч.2 Кадрове документознавство (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2001. – 327 с.

14. Поліщук Н. М. Електронний конспект лекцій з курсу : „Документаційне забезпечення діяльності установи”

15. Корж А. В. Документація праводілової сфери. - К. 2003.

Довідково-інформаційна система документації

1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації. Види документів

Переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об’єктивної і достовірної інформації. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов’язують виконувати доручення, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми.