Электронная версия бератора "Практическая бухгалтерия" (Бератор приведен в соответствии с изменениями от декабря 2011 г.) Раздел II. Первичные документы

Документооборот

Содержание бератора "Практическая бухгалтерия"

Поисковый регистр бератора "Практическая бухгалтерия"

Единый поисковый регистр электронных версий бераторов

Первичные документы должны оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Так, например, выдавая деньги из кассы, кассир сразу же должен оформить расходный кассовый ордер.

Сроки оформления сводных документов (то есть документов, которые содержат обобщенные сведения о ряде операций) определяются законодательством или учетной политикой организации.

Так, например, авансовый отчет о расходовании средств, ранее полученных для оплаты хозяйственных расходов, работник должен представить в бухгалтерию не позднее чем через три рабочих дня после того, как истек срок, на который эти деньги были выданы. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

При этом срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет, законодательством не ограничен. Его устанавливает руководитель фирмы.

Таким образом, несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок, а также сроки создания и передачи в бухгалтерию первичных документов каждая организация определяет самостоятельно.

Кто имеет право подписывать первичные документы

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы.

Этот перечень руководитель может утвердить отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.

Вот выдержка из такого перечня:

Утверждаю

Директор ЗАО "Актив"

Васильев /А.И. Васильев/

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов в ЗАО "Актив"

Вводится в действие с 1 января 2008 года

┌───────────────────────┬────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐

│ Наименование документа│ Полномочия работника, которому │ Должность и фамилия работника │

│ │ предоставлено право подписи │ │

├───────────────────────┼────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│Расходный кассовый ор-│Разрешение на выдачу наличных денег│Первая, подпись: │

│дер (форма N КО-2) │из кассы │директор - А.И. Васильев │

│ │ │главный бухгалтер - О.В. Борисова │

│ │ │Вторая подпись: │

│ │ │заместитель директора - В.И. Образцов│

│ │ │бухгалтер - М.А. Григорьева │

│ ├────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ │Выдача наличных денег из кассы │кассир - Н.П. Михайлова │

├───────────────────────┼────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ ... │ ... │ ... │

├───────────────────────┼────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│Авансовый отчет (форма│Утверждение отчета │директор - А.И. Васильев │

│N АО-1) ├────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ │Проверка отчета и приложенных к нему│главный бухгалтер - О.В. Борисова │

│ │документов │бухгалтер - М.А. Григорьева │

│ ├────────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤

│ │Оформление расписки к авансовому│бухгалтер - М.А. Григорьева │

│ │отчету │кассир - Н.П. Михайлова │

└───────────────────────┴────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘

Обратите внимание: документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны подписываться руководителем и главным бухгалтером.

Передать право подписи таких документов другим сотрудникам можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя.

Как внести исправления в первичные документы

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя.

В другие документы исправления вносят только по согласованию с сотрудниками, которые составили и подписали исправляемый документ.

Это означает, что данные сотрудники должны поставить рядом с исправлением свои подписи, а также дату внесения исправления.

График документооборота

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.

Как правило, график документооборота составляется под руководством главного бухгалтера. Руководитель же утверждает график документооборота в составе учетной политики организации (п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.

Приведем в качестве примера выдержку из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма N ТОРГ-12):

Утверждаю

Директор ЗАО "Актив"

Васильев /А.И. Васильев/

График

документооборота в ЗАО "Актив"

Вводится в действие с 1 января 2003 года

Наименование документа

Товарная накладная (форма N ТОРГ-12)

Оформление документа

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузки товара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр - покупателю (в момент отгрузки товара);

2-й экземпляр - в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа

Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.

Передача документа в архив предприятия

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.