Взаимосвязь функций управления по оптовым закупкам товаров

№ п/п	Общие функции	Виды работ
1.	Планирование	1.1 Выбор основных источников закупки товаров 1.2 Установление контактов с источниками закупки товаров 1.3 Расчет объемов, структуры, суммы, ритмичности поставок 1.4 Расчет затрат на закупку и поставку товаров 1.5 Расчет прибыли 1.6 Составление проектов договоров на закупку и поставку товаров
2.	Организация	2.1 Заключение договоров 2.2 Организация поставок товаров 2.3 Организация приемки товаров по количеству и качеству 2.4 Организация реализации товара 2.5 Организация обслуживания оптовых, мелкооптовых и розничных потребителей
3.	Мотивация	3.1 Установление поощрения за каждый заключенный договор по поставкам товаров
4.	Контроль	4.1 Контроль выполнения условий договоров 4.2 Контроль сроков поставки товаров 4.3 Контроль объема поставок 4.4 Контроль ассортимента поставок 4.5 Контроль качества товаров

Данный перечень видов работ не является исчерпывающим и может быть уточнен и дополнен по мере развития предприятия. В этом проявляется динамичность функций управления.

Как видно из табл. 6.2., выполнение работы 1.1-1.6 обеспечивает выполнение работы 2.1-2.5, а это, в свою очередь, позволяет выполнить работу 3.1 и 4.1-4.5. На этом примере показаны взаимосвязь функций управления и последовательность их выполнения. Эта взаимосвязь носит объективный характер и достаточно четко прослеживается при построении организационной структуры управления предприятия и определении функций отдельных структурных подразделений административно-управленческого аппарата предприятия.

Содержание и характер функций управления существенно влияют на организационную структуру управления предприятия. Организационная структура управления, в свою очередь, определяет состав, соотношение, расположение и взаимосвязь функций управления. Таким образом, функции и организационная структура управления представляют взаимоопределяющие и взаимовлияющие элементы системы управления.

Для понимания содержания функций управления предприятий торгов­ли ниже приведены в качестве примера некоторые частые функции сле­дующих структурных подразделений (отделов) крупных торговых пред­приятий или объединений предприятий: коммерческого отдела, отдела организации торговли, юридического отдела и инженерно-технического отдела (табл. 6.3.).

Таблица 6.3.

Распределение функций отделов условного торгового предприятия (или организации) по времени

№ п/п	Отдел и его основные функции	Примерная доля рабочего времени на выполнение каждой функции в среднем за год, %
1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7	Коммерческий отдел Формирование товарных ресурсов Заключение договоров на закупку и доставку товаров и согласование спецификаций Составление заявок на поставку товаров от местных поставщиков Контроль за выполнением договоров поставки и заявок Изыскание товарных ресурсов Контроль качества поступающих и реализуемых товаров Контроль за соблюдением розничных цен, ассортимента товаров и правил торговли	100 5 25 20 5 20 15 10
2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7	Отдел организации торговли Инспектирование различного характера (проверки) Организация торговой сети (секции, отделов) Внедрение, изменение форм продажи товаров Организация сезонной торговли Организация рекламы Обработка и распространение нормативной документации Организация обслуживания льготных категорий потребителей	100 10 20 20 10 20 10 10
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5	Юридический отдел Претензионно-исковая работа Договорная работа Консультационная работа Участие в судебных разбирательствах Оформление на работу материально ответственных лиц	100 50 30 10 5 5
4. 4.1 4.2. 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8	Инженерно-технический отдел Планирование капитального строительства и ремонта предприятия Заключение договоров на обслуживание оборудования Приобретение оборудования Списание оборудования Инвентаризация Подготовка площадок к сезонной торговле, к открытию магазина Техническое обслуживание помещений магазинов Контроль за правилами эксплуатации оборудования	100 7 6 40 10 10 10 10 7

Одним из показателей, определяющих эффективность управляющей системы, является степень дублирования функций управления. Дублирование функций управления - это выполнение одинаковых частных и вспомогательных функций специалистами различных структурных подразделений (отделов, служб) аппарата управления предприятия или организации.

Можно отметить объективные и субъективные причины возникновения дублирования функций управления. Объективные причины возникают на основе координации работы различных отделов по одному и тому же виду деятельности, заранее планируются руководством предприятия и закреплены в должностных инструкциях.

Например, в универмаге заключение договоров на закупку и поставку товаров осуществляют специалисты как минимум трех отделов: маркетинга, коммерческого, юридического. Основными исполнителями этой работы являются коммерсанты, но им необходимы консультации правового характера и результаты исследований маркетологов по ситуации на рынке тех или иных товаров, динамике покупательского спроса по различным товарам, ценам и т.д. Поэтому возникает объективная необходимость в совместной работе специалистов разных отделов по заключению договоров на закупку и поставку товаров.

Субъективные причины возникновения дублирования функций управ­ления связаны в основном с просчетами при проектировании организаци­онной структуры управления предприятия, при распределении функций управления между отдельными структурными подразделениями и при составлении должностных инструкций и положений об отделах, в которых нет четкой регламентации функциональных и информационных связей подразделений системы. Все это ведет к нерациональному использованию специалистов, увеличивает периоды выполнения той или иной работы.

Изучение существующей практики функционирования достаточно боль­ших систем управления в торговле показало, что примерно 20% функций в них дублируются, при этом наименьшее дублирование отмечается по функциям нормирования, а наибольшее - по функциям планирования.

Следовательно, руководители предприятий и организаций должны по­стоянно держать в поле зрения проблему совершенствования организаци­онной структуры управления и координации функций управления ее структурных подразделений.

Для изучения функций управления предприятия или организации можно использовать следующие приемы: сравнение закрепленных за каждым работником функций с фактической его деятельностью в исследуемом предприятии; проведение самофотографий, фотографий рабочего дня и хронометражных наблюдений; проведение интервью и социологических опросов работников аппарата управления; технический анализ функций управления; сравнительный анализ функций управления аналогичных предприятий и организаций.

Сравнение закрепленных за каждым работником функций с фак­тической деятельностью. Руководитель предприятия или отдела должен стремиться к тому, чтобы подчиненные были загружены работой в течение всего рабочего дня. Для этого линейные и функциональные руководители разрабатывают перечень работ (должностные инструкции), выполняемых подчиненными. Сопоставление перечня работ с фактической работой спе­циалиста дает достаточно полное представление о выполняемых им функ­циях, плотности рабочего дня и позволяет руководителю своевременно вносить уточнения, корректировку в перечни работ.

Проведение самофотографии рабочего дня. Для этого мероприятия требуется предварительная подготовка, состоящая в том, что руководитель проводит совещание подчиненных ему работников, на котором сообщается цель мероприятия, вручает бланки самофотографий и поясняет систему их заполнения. В самофотографии основными данными являются дата и день самофотографии, наименование выполняемой работы и время (в часах и минутах), затраченное на выполнение той или иной работы.

Фотографии рабочего дня в отличие от самофогографий проводятся одним или несколькими экспертами (специалистами), которые фиксируют на бланках те же данные, что и в самофотографии. Может изучаться дея­тельность одного или нескольких сотрудников. Обследование не должно мешать работе сотрудников аппарата управления. Однако эксперт может при необходимости задавать интересующие его вопросы, связанные с

деятельностью того или иного сотрудника.

Как правило, самофотографии и фотографии рабочего дня проводятся в течение одной - двух недель в типичные рабочие дни, т.е. исключаются периоды повышенной интенсивности деятельности сотрудников и всего коллектива в целом.

Завершается данное мероприятие анализом результатов и выявлением резервов повышения интенсивности деятельности работников, установлением основного перечня работ исполнителей, определением приоритетных видов деятельности того или иного исполнителя, устранением дублирования функций управления специалистов разных структурных подразделений.

Хронометражные наблюдения могут проводиться в период фотогра­фии рабочего дня либо в специально отведенное время. Цель хронометражного наблюдения состоит в том, чтобы выявить затраты времени на отдельные виды работ руководителей и специалистов; определить время на основные, вспомогательные и технические операции; определить периоды интенсивной работы и спада деятельности работников; создать оптимальный режим рабочего дня; установить перерывы в работе и т.д.

Хронометражные наблюдения, таким образом, значительно дополняют. материал, полученный в результате самофотографий и фотографий рабочего дня специалистов аппарата управления предприятия.

Интервью требует подготовительной работы и предполагает знание экспертом основных функций отдельных работников аппарата управления предприятия. Интервью осуществляется на основе заранее подготовленных вопросов, касающихся в основном выполняемых работником функций и времени, которое требуется на их выполнение. В процессе интервью важно создать доброжелательную, деловую обстановку и расположить к себе опрашиваемых для получения достоверных данных.

Социологические опросы могут проводиться в том случае, если возникает вопрос о целесообразности выполнения той или иной функции в

данном структурном подразделении, о передаче функций другому отделу, о слиянии отделов, об изменениях в организационной структуре управления предприятия или организации в целом и т.д.

Социологические опросы, как правило, проводят специалисты в этой области. Результаты опросов должны быть репрезентативными и служить объективным материалом при принятии решений, связанных с изменением функций управления и организационной структуры управления предприятия или организации.

Метод технического анализа функций управления. При этом методе объектом изучения является информация в виде какого-либо документа (распоряжение, приказ, заявление, договор, счет и г.и.). Специалисты определяют путь прохождения документа, точно фиксируют все, что с ним происходит на отдельных этапах движения. На основании полученных данных выясняются недостатки в прохождении документов и предлагается более эффективный путь.

Сравнительный анализ функций аналогичных предприятий и организаций базируется на методе сравнения. Для этого руководители и специалисты предприятия или организации осуществляют сравнение функций аппарата управления двух или нескольких аналогичных предприятий или организаций и определяют оптимальный вариант, который в дальнейшем может быть положен в основу формирования организационной структуры управления предприятия или организации и определения основных, частных и вспомогательных функций управления.