WORD_ЛЕКЦИИ / 1 / ПРЕДМЕТНИЙ ПОКАЖЧИК_1
.docАЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ (ПРЕДМЕТНИЙ ПОКАЖЧИК)
Алфавитный указатель (в Справке Word он именуется Предметным указателем) это список некоторых слов (например, терминов), встречающихся в документе и выстроенных в алфавитном порядке для удобства поиска. Указатель содержит номера страниц, на которых данные слова упоминаются в тексте документа.
Такие указатели имеются, например, в технических книгах, учебниках. Как правило, алфавитный указатель располагается в конце документа и выглядит примерно так:
Элемент предметного указателя может также состоять из названия раздела с последующим номером страницы, на которой рассматривается данный раздел.
Создавать алфавитный указатель лучше всего в процессе подготовки документа, хотя можно и непосредственно перед распечаткой и/или публикацией документа.
Создание предметного указателя в Word проходит в два этапа:
1) помечаем элементы предметного указателя,
2) собираем и вставляем в документ предметный указатель, основанный на них.
1) Пометка элементов предметного указателя:
- Если слово или фраза, включаемая в элемент предметного указателя (например, стили ), полностью содержится в тексте документа, выделите соответствующий фрагмент. В противном случае установите курсор в начале текста, ссылка на который должна быть включена в указатель.
Выполните команду Вставка|Ссылка|Оглавление и указатели / вкладка Указатель (Index) / кнопка Пометить (Mark Entry). Или нажать клавиши Alt+Shift+X. Открывается окно диалога Определение элемента указателя :
Если на шаге 1 в документе был выделен текст, то он появляется в поле Основной элемент в противном случае это поле окажется пустым. При необходимости отредактируйте его содержимое, чтобы в нем находился именно тот текст, который должен присутствовать в предметном указателе.
Поле "Основной" уже содержит выделенное вами слово. Вы можете просто нажать кнопку Пометить и это слово будет занесено в указатель. Если вам нужно, чтобы указатель ссылался на все страницы документа, где встречается данное слово, то нажмите кнопку Пометить все. В результате этих действий в текст будет вставлено поле (следует за выбранным словом) следующего вида:
Поле "Дополнительный" служит для ввода дополнительного элемента указателя к основному термину. Например, в вашем документе встречается термин "Панель инструментов". Как известно, в редакторе Word 2003 существует много самых разных панелей: Форматирование, Стандартная, Таблицы и границы, Колонтитулы, Рисование, Формы и др. Таким образом, вы можете сделать элементом указателя основной термин "Панели инструментов" и добавить к нему дополнительный термин, например, "Формы". В результате, вы получите указатель такого вида:
Группа переключателей "Параметры" диалогового окна содержит три кнопки, выбор одной из которых приводит к следующим результатам.
Перекрестная ссылка с полем ввода. Допустим, в документе есть словосочетание "Сочетание клавиш", для которого создан соответствующий элемент указателя. Далее в тексте встречается другое словосочетание - "Комбинация клавиш". Очевидно, что эти словосочетания идентичны друг другу. Таким образом, можно выделить "Комбинация клавиш", вызвать окно добавления элементов указателя и выбрать переключатель Перекрестная ссылка. А в поле ввода ввести См. Сочетание клавиш. В результате мы получим указатель такого вида:
Пользователь (читатель) увидит, что в указателе есть ссылка на другой элемент и перейдет к нему, а затем уже от него перейдет на страницу документа, где встречается данное словосочетание.
Текущая страница. Данная кнопка отмечена по умолчанию. Это значит, что выбранное слово будет ссылаться в указателе на текущую страницу документа, ту, на которой вы пометили это слово.
Диапазон страниц. Выбор этого переключателя позволит установить в указателе диапазон страниц, на которых встречается нужная информация по выбранному элементу указателя, например так: Панель инструментов, 12-15. Чтобы использовать эту возможность предварительно нужно создать закладку для диапазона: выделите весь текст, на который будет ссылаться элемент указателя, вставьте закладку для этого фрагмента, вызовите окно определения элемента указателя и введите в поле "Основной" ваш текст для элемента указателя (замените имеющийся там текст). Далее выберите переключатель диапазон страниц и в поле закладка выберите из списка вашу закладку для выбранного фрагмента текста. Нажмите кнопку Пометить.
В диалоговом окне Определение элемента указателя можно также задать формат номера страницы для указателя: Полужирный или Курсив.
После того, как вы пометили во всем документе необходимые вам термины и фразы, которые должны быть в указателе, необходимо сформировать указатель.
Word помечает элемент предметного указателя, вставляя в документ набор команд, именуемый полем. Поле для предметного указателя содержит код XE (сокращение от английских слов index entry, то есть "элемент предметного указателя") и форматируется как скрытый текст. Если поле отсутствует на экране, следует нажать кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide ).
2) Формирование указателя. Поместите курсор ввода в то место документа, где должен размещаться ваш указатель. Меню Вставка / пункт Ссылка /команду Оглавление и указатели. Откроется одноименное диалоговое окно:
Выберите необходимый формат указателя, тип размещения элементов указателя, наличие и количество колонок указателя, язык и нажмите кнопку ОК. Алфавитный (он же предметный) указатель будет вставлен. При выборе необходимых параметров указателя вы можете наблюдать соответствующие изменения в образце и, таким образом, решать, подходит вам тот или иной параметр или нет.
Совет. Экспериментируйте с форматом элементов
Чтобы создать свой собственный формат элемента предметного указателя, выберите из списка Формат / Из шаблона / Изменить (Modify) /откройте окно диалога Стиль (Style), позволяющее модифицировать встроенные стили, которые Word назначает элементам указателя. Основным элементам назначается стиль Указатель 1 , а дополнительным - от Указатель 2 (Index 2) до Указатель 9 (Index 9). Кроме того, можно поменять формат заголовков указателя (то есть, букв "А", "Б" и т. д., предшествующих каждому разделу) изменением встроенного стиля Указатель
Нажмите кнопку ОК. Word собирает предметный указатель и вставляет его в документ. Перед указателем и после него в текст вставляются разрывы разделов, чтобы указатель находился в отдельном разделе.
Word создает предметный указатель и отмечает его местонахождение, вставляя в текст поле INDEX. Если вместо предметного указателя на экране отображается код поля, установите внутри него курсор и нажмите Shift+F9, чтобы скрыть его. Код поля выглядит примерно так: {INDEX \c "2"}.