2. Использование сводных таблиц для консолидации.
Вставьте в книгу новый рабочий лист "Сводка". Выделите ячейку А1 и вызовите Мастер сводных таблиц и диаграмм. На первом шаге установите переключатель «В нескольких диапазонах консолидации». На втором шаге установите второй переключатель «Создавать одно поле страницы». На следующем шаге нужно указать диапазоны консолидации. Проделайте это (здесь полная аналогия с диалоговым окном «Консолидация»).
На третьем шаге мы должны сконструировать макет сводной таблицы. Но теперь в диалоговом окне отсутствуют поля сводной таблицы, а вместо них имеются безликие "Строка", "Столбец", "Значение", "Страница". В нашем случае настройку макета можно не делать, но все-таки посмотрите, как его настроить. Сделайте двойной щелчок мышью по кнопке "Столбец" (расположенной в макете, а не сбоку). Вы получите диалоговое окно «Вычисление поля сводной таблицы» Здесь Вы можете указать, вычислять ли промежуточные итоги и какие. В последнем диалоговом окне нажмем кнопку "Готово". На текущий рабочий лист будет выведена сводная таблица (рис. 4).
Рис. 4. Конечный вид сводной таблицы
Общий итог по столбцам для пользователя таблицы может быть полезен. Общий итог справа (итог по строкам) - бессмыслица, так как складываются разнородные величины. Вызовем Мастер сводных таблиц и диаграмм и на четвертом шаге щелкнем кнопку «Параметры». Снимите флажок «общая сумма по строкам». Правый столбец таблицы исчезнет.
Задание 9. Контрольное задание Задача 1.
Сформировать список (базу данных) «Командировки», содержащий информацию о поездках в командировки 3-х сотрудников (Иванов, Петров, Сидоров) в течение второго полугодия 2001 года, если поездки осуществлялись (дата отъезда) через каждые 3 рабочих дня в города Тула, Орел, Курск, Москва. Срок командировок составлял 2, 5, 4, 3 и 7 дней для первых пяти поездок, далее этот временной цикл повторялся. Проезд туда – обратно занимал 2 дня. Выдавались суточные в размере 80 руб./сутки, при поездках в Москву в размере 200 руб./сутки (предусмотреть возможность автоматизации расчета командировочных с помощью функции ЕСЛИ).
1. Проанализировать затраты на поездки в различные города, суммарные сроки пребывания в командировках сотрудников. Результаты анализа отобразить в виде диаграмм.
2. Создать форму для выбора записей по сотруднику, времени поездки и месту (Н-р, поездки Иванова в октябре в Орел).
Задача 2.
Создать рабочую книгу, содержащую информацию о продажах товаров в течение I квартала 2002 года. В каждом месяце отразите по 5 сделок с одинаковыми товарами, которые приобретаются по оптовым ценам, а продаются с наценкой 24%, 28% и 26% в разных месяцах. Самостоятельно задайте количество проданных товаров и вычислите оборот и дополнительные издержки, которые составляли 2%, 4% и 3% от оборота. Найдите прибыль от сделок.
Расположите информацию на 3-х листах, поименуйте их, на 4-ом листе выполните консолидацию данных по количеству, обороту и прибыли.
Методические указания для выполнения контрольного задания
Для создания списков достаточно ввести с клавиатуры известные значения последовательности, а затем методом протаскивания продолжить последовательность на столько ячеек, на сколько требуется.
В задаче 1 поля формируются следующим образом:
a. Поле «Сотрудник» - фамилии сотрудников – Иванов, Петров, Сидоров – которые в дальнейшем повторяются циклично.
b. Поле «Дата отъезда». Дата отъезда в первую командировку 01/07/2001. Возможная дата отъезда в последнюю командировку – 31/12/2001. Между ними каждое последующее значение отличается от предыдущего на 3 рабочих дня. Для создания последовательности целесообразно ввести в первую ячейку поля дату отъезда в первую командировку, а затем продолжить последовательность с помощью команды Правка Þ Заполнить Þ Прогрессия.
c. Поле «Срок командировки». Первые пять поездок длились 2, 5, 4, 3 и 7 дней. В дальнейшем этот цикл повторяется.
d. Поле «Дата приезда». Рассчитывается как Дата отъезда плюс Срок командировки плюс 1 (день приезда – следующий за окончанием командировки день).
e. Поле «Суточные». Автоматизация расчета осуществляется с помощью функции ЕСЛИ алгоритм работы с которой подробнее описан в курсе «Информатика».
В задаче 2 поля формируются следующим образом:
a. Наименование товара. Соль, сахар, перец, спички. Каждый товар должен быть упомянут пять раз для каждого месяца.
b. Цена покупки – произвольно задается с клавиатуры.
c. Наценка – 24% - для операций в январе, 28% - в феврале, 26% - в марте. Рекомендуем отдельно от основной таблицы сформировать таблицу наценок (два столбца – Наименование статьи (норма наценки) и величина наценки). В самой же таблице сумма наценки будет считаться как произведение нормы наценки на цену покупки.
d. Количество проданного товара – произвольно задается с клавиатуры.
e. Оборот – Цена покупки плюс Наценка умноженные на Количество проданного товара.
f. Дополнительные издержки – 2% - для операций в январе, 4% - в феврале, 3% - в марте. Рекомендуем отдельно от основной таблицы сформировать таблицу издержек (два столбца: Наименование статьи – норма издержек - и величина наценки). В самой же таблице сумма дополнительных издержек будет считаться как произведение нормы издержек на цену величину оборота.
g. Прибыль разница между оборотом, стоимостью закупок (цена покупки умноженная на количество) и дополнительными издержками.
Обращаем Ваше внимание на то, что подобная таблица должна быть создана в 3-х экземплярах (январь 2002, февраль 2002, март 2002) каждый на отдельном листе. Разумеется, нормы наценки и дополнительных издержек для каждого месяца будут свои. Листы целесообразно поименовать в соответствии с названием месяца, данные по которому на нем представлены.
Технология выполнения дальнейших процедур по обработке записей указанных таблиц описана в предыдущих заданиях.