Тема 2. Структура отделов , должностные инструкции .
В компании METRO Cash & Carry есть положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.
Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями предприятия; права; ответственность.
В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.
В раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:
- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
- учет личного состава предприятия;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
- анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;
- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
- работа по созданию резерва на выдвижение;
- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;
- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
- подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
- осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;
- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.
От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.
Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.
От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.
В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.
В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются: руководство работой отдела; обеспечение выполнения работ; разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций; обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств; проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела; создание условий для роста и повышения квалификации персонала; контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины; внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины; обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организации труда и управления; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.
Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров используются типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.
Должностные инструкции менеджера.
Функции:
На менеджера возлагаются следующие функции:
Управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия.
2. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.
3. Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.
4. Организация рекламной деятельности.
Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций менеджер обязан:
1. Осуществлять управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.
2. Исходя из стратегических целей деятельности предприятия, планировать предпринимательскую деятельность.
3. Осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска.
4. Анализировать и решать организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
5. Осуществлять подбор и расстановку кадров, мотивацию их
профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.
6. Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора
необходимой информации и расширения внешних связей и обмена опытом.
7. Осуществлять анализ спроса на производимую продукцию или
услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.
8. Участвовать в разработке инновационной и инвестиционной
деятельности, рекламной стратегии, связанной с развитием предпринимательской деятельности.
9. Обеспечивать рост прибыльности, конкурентоспособности и
качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.
10. Осуществлять координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимать решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.
11. Привлекать к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).
12. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.
Права
Менеджер имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
5. Выносить на рассмотрение директора предприятия:
- представления о назначении, перемещении и освобождении от
занимаемых должностей подчиненных ему работников;
- предложения:
- о поощрении отличившихся работников;
- о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой
Дисциплины
6. Требовать от администрации предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Ответственность
Менеджер несет ответственность:
1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Торгово-технологический процесс.
Торгово-технологический процесс в магазине состоит из операций, которые делятся на основные и вспомогательные.
Основными операциями являются процессы продажи товаров и обслуживания покупателей.
Вспомогательные операции – это разгрузка товаров с транспортных средств, распаковка, приемка товаров, хранение их, перемещение к местам продаж, размещение и укладка в торговом зале и т. п. Все основные и вспомогательные операции осуществляются в определенной последовательности, находятся в функциональном взаимодействии и направлены на выполнение основной задачи магазина – продажи товаров и обеспечение высокой культуры обслуживания покупателей.
Структура торгово-технологических процессов в магазине зависит от степени самостоятельности торгового предприятия.
Магазины – торговые единицы осуществляют только внутримагазинный торгово-техно-логический процесс, т. е. операции, которые непосредственно связаны с реализацией товаров. Магазины – торговые предприятия осуществляют также функции закупки товаров и доставки их от поставщика.
В зависимости от предмета труда торгово-технологический процесс можно разделить на три части:
1) первая включает операции с товарами до предложения товаров покупателям;
2) операции с товаром и операции по непосредственному обслуживанию покупателей;
3) дополнительные операции по обслуживанию покупателей.
Торгово-технологический процесс магазинов, где обслуживание покупателей осуществляет продавец, отличается от торгово-технологического процесса магазинов, применяющих современные формы продажи товаров (самообслуживание, продажа товаров по образцам и т. д.), как выполнением основной операции, так и объемом и последовательностью выполнения отдельных операций процесса.
Различают три основные схемы торгово-технологический процесс процесса:
1) первая схема включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку по количеству и качеству и продажу. При данной схеме основными функциональными помещениями магазина являются помещения для приемки товаров и для их продажи;
2) вторая схема состоит из операций разгрузки товаров с автотранспорта, приемки их по количеству и качеству, хранения и продажи. В данном случае возникает необходимость в дополнительных помещениях для хранения;
3) третья схема является наиболее сложной, состоит из операций разгрузки товаров с автотранспорта, приемки их по количеству и качеству, хранения, подготовки к продаже и продажи. Данная схема предполагает наличие специальных помещений для подготовки товаров к продаже.
Основные принципы организации торгово-технологических процессов в магазине:
1) соответствие торгово-технологического процесса научно-техническому уровню;
2) создание максимальных удобств для покупателей;
3) достижение наиболее рационального использования материально-технологической базы торговых предприятий;
4) создание для работников торговых предприятий благоприятных условий, обеспечивающих высокую культуру и производительность труда;
5) обеспечение полной сохранности товарно-материальных ценностей;
6) обеспечение высокой экономической эффективности торгово1оперативной деятельности различных предприятий.