инфа полная / 63

63. Создание форм для заполнения в Microsoft Word

1. Создайте шаблон. 

• Создайте новый документ либо откройте документ или шаблон, на основе которого необходимо создать шаблон. 

• В меню Файл выберите команду Сохранить как.

• В поле Тип файла выберите Шаблон документа.

• В поле Имя файла введите имя нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Новый шаблон появится на вкладке Общие.

2. Разработайте новую форму или используйте существующую в качестве образца.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Форма может содержать поля, элементы управления, таблицы, вложенные таблицы и надписи.

3. В меню Вид укажите пункт Панели инструментов, а затем выберите Формы, чтобы открыть панель инструментов Формы.

4. Добавьте поля формы для надписей, флажков и раскрывающихся списков.

• Щелкните в документе место вставки поля формы. 

• Выполните одно из следующих действий.

• На панели инструментов Формы нажмите кнопку Текстовое поле . 

Дважды щелкните поле, чтобы задать для него значение по умолчанию — пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного.

Добавление флажка рядом с независимым параметром

• На панели инструментов Формы нажмите кнопку Флажок . 

Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими   (то есть можно выбрать более одного параметра).

Добавление раскрывающегося списка с набором возможных ответов

1. На панели инструментов Формы нажмите кнопку Поле со списком . 

2. Дважды щелкните поле со списком.

3. Чтобы добавить элемент, введите его имя в поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить.

1. При необходимости измените отображение полей. Выполните одно из следующих действий:

Удаление или изменение порядка элементов в поле со списком

1. Дважды щелкните поле со списком, которое требуется изменить.

2. Выполните любое из следующих действий и нажмите кнопку OK.

• Чтобы удалить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку Удалить. 

• Чтобы переместить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку со стрелкой в группе Порядок.

Изменение формата содержимого поля формы

1. Выделите поле формы, которое нужно форматировать.

2. В меню Формат выберите команду Шрифт.

3. Выберите необходимые параметры.

Отображение или удаление тени

• На панели инструментов Формы нажмите кнопку Затенение полей формы .

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

2. Задайте или измените свойства поля формы.

Инструкции

1. Дважды щелкните поле формы, которое необходимо изменить.

2. Измените требуемые параметры и нажмите кнопку OK.

1. Добавьте к форме текст справки и автоматизируйте работу с формой. Выполните одно из следующих действий:

Добавление текста справки в элемент управления формы

1. Дважды щелкните поле формы, к которому нужно добавить подсказку.

2. Нажмите кнопку Текст справки.

3. Чтобы отобразить текст справки в строке состояния, перейдите на вкладку Строка состояния, щелкните Текст справки, а затем введите в поле текст справки.

Чтобы отобразить текст справки в окне сообщения при нажатии клавиши F1, перейдите на вкладкуКлавиша F1, щелкните Текст справки, а затем введите в поле текст справки.

Автоматизация работы с формой

1. Создайте необходимые макросы и сохраните их в шаблоне формы.

Если необходимые макросы содержит другой шаблон, скопируйте данные макросы в шаблон формы.

БЕЗОПАСНОСТЬ.  При добавлении макроса в форму будьте внимательны — они могут представлять угрозу безопасности. Рекомендуется пользоваться макросами только из надежных источников.

2. Дважды щелкните поле формы, которому необходимо назначить макрос.

3. Чтобы выполнить макрос при помещении указателя в поле формы, выберите необходимый макрос в поле При входе.

Чтобы выполнить макрос, когда указатель находится в поле формы, выберите необходимый макрос в поле При выходе.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Если макросы, выполняемые при входе и выходе, хранятся в шаблоне Normal.dot, то при распространении формы среди пользователей эти макросы могут не выполняться автоматически по причине их недоступности. Макросы, используемые в форме, должны храниться в шаблоне формы

2. Запретите выполнение изменений в данной форме. Заполнение формы невозможно до тех пор, пока она защищена. В Microsoft Word предлагается несколько типов защиты. Выполните одно из следующих действий.

Защита формы во время ее разработки или изменения

• На панели инструментов Формы нажмите кнопку Защита формы . 

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Поля форм можно восстановить вручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.

Защита формы облегчает блокировку внесения изменений пользователями

 ПРИМЕЧАНИЕ.   При защите документа описанным ниже методом во все поля формы будут записаны исходные значения.

1. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис.

2. На панели задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, а затем выберите Ввод данных в поля форм в списке ограничений.

3. Чтобы защитить определенные части формы, нажмите кнопку Выбор разделов и снимите флажки, соответствующие разделам, которые не нужно защищать.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. Для создания разрывов разделов выберите в меню Вставка команду Разрыв.

4. Нажмите кнопку Да, включить защиту.

5. Введите пароль для защиты формы в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его. Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.

1. Сохраните форму, а затем распространите ее так, как любой другой документ, который можно отправить на проверку.

Советы

• Кроме того, можно создать форму с помощью одного из образцов форм-примеров. Такие формы-примеры можно найти на веб-узле Microsoft Office Online.

• При желании форму можно проверить перед ее распространением. Откройте форму, заполните ее и сохраните ее копию в предназначенной для этого папке.