Практика (с почты)1 / Практика (с почты) / ДиДОУ / ДОУ-Д-5 / Поликарпова Ю.С / Дневник и отчет по практике Поликарповой Ю.С. ДОУ-Д-5

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДНЕВНИК

ПРАКТИКИ ПО ТЕХНОЛОГИИ ДОУ

Студента

Поликарповой Юлии Сергеевны

(фамилия, имя, отчество)

Факультет социального управления__________________________________________

Специальность документоведение и документационное обеспечение управления

Курс__4___ Форма обучения___очная______________________________________

Группа_ДОУ-Д-4_____________ № зачётной книжки_____1726_____________

Руководитель практики от

Университета

Кафедра управления персоналом,

документоведения и архивоведения Кириллов А.В._______

(наименование кафедры) (Ф.И.О.)

Руководитель практики

от организации (предприятия)

Степанова Л.С.______

(Ф.И.О.)

Дневник является основным рабочим и отчётным документом студента-практиканта.

В его содержание входят следующие разделы:

I. Правила ведения дневника 2

II. Основные положения по организации практики 3

III. Направление на практику 5

IV. Индивидуальное задание на практику 6

V. Календарный график (план) практики 7

VI. Заключение студента по итогам практики 9

VII. Отзыв руководителя практики от организации 10

VIII.Образец титульного листа отчёта студента 11

IX. Рабочие записи студента – практиканта 12

I. Правила ведения дневника

1. Дневник заполняется студентом лично и ведётся регулярно в течении всей практики. Получив дневник, студент заполняет титульный лист, индивидуальное задание и разделы календарного графика (совместно с руководителем практики от кафедры).

2. Записи в разделе V ведутся ежедневно, лаконично, аккуратно чернилами и включают сроки проведения практики и краткие сведения о проделанной работе. Раз в неделю студент обязан представлять дневник на просмотр руководителю практики от организации (предприятия) (для замечаний, дополнительных заданий и подписи).

3. В разделе VI студент даёт краткое заключение по итогам практики.

4. В раздел VII отзыв заполняется руководителем практики от организации (предприятия) и заверяется подписью и печатью.

5. Оформленный студентом дневник вместе с отчётом сдаются в деканат.

II. Основные положения по организации практики.

Права и обязанности студентов

6.1. Студенты имеют право:

• самостоятельно осуществлять поиск организации (предприятия) в которой они будут проходить практику, либо использовать в качестве места практики организацию (предприятие), в которой они уже работают на условиях частичной занятости.

• обращаться за помощью с целью содействия в поиске места практики в деканат, на кафедры в случае отсутствия в установленный срок подходящего места практики;

• получать консультации по вопросам практики у ответственных за практику на кафедрах, у преподавателей - руководителей практики, руководителей выпускных квалификационных работ;

6.2. Студенты при прохождении практики обязаны:

• пройти практику в указанные учебным графиком сроки в соответствии с приказом ректора;

• своевременно, точно и полностью выполнять задачи, предусмотренные индивидуальным заданием по практике, выданным преподавателем - руководителем практики и программой практики;

• выполнять поручения руководителя практики по месту ее прохождения, подчиняться действующим в организации правилам внутреннего распорядка, соблюдать технику безопасности, требования охраны труда, правила эксплуатации оборудования и другие условия работы;

• своевременно представлять руководителю практики от кафедры промежуточные письменные отчёты о выполнении всех промежуточных заданий в рамках модулей по установленной форме, выполняя индивидуальное задание;

• выбирать тему предстоящей выпускной квалификационной работы с учетом предполагаемой специфики деятельности в месте прохождения практики;

• изучать и строго соблюдать технику безопасности и другие условия работы на предприятии;

• соблюдать режим работы организации, являющейся местом практики, либо график, установленный руководителем практики от предприятия;

• собрать необходимые материалы для написания отчета по практике и подготовить отчет к окончанию срока прохождения практики;

III. Направление на практику

Российский государственный социальный Университет на основании Положения о порядке организации и проведения практики студентов и Договора №_____________ направляет

Студента Поликарпову Юлию Сергеевну

(Ф.И.О)

Факультет__социального управления_______________________________________________

Специальность__документоведение и документационное обеспечение управления_______

Курс____4__ Форма обучения__очная_______________ Группа__ДОУ-Д-4________

для прохождения практики по технологии ДОУ

(вид практики)

в городе _Москве_______ На __предприятии ООО «Строй-инфо» __________________________________________________________________

(наименование организации, предприятия)

Срок практики с «13»__июня__________2011 г. по «03»___июля_______2011 г.

Руководитель от Университета

Кафедра управления персоналом,

документоведения и архивоведения зав. кафедрой, Кириллов А.В.

наименование кафедры (должность, Ф.И.О.)

Декан факультета _________________________

(место для печати) (подпись)

Прибыл на организацию (предприятие)

«13» ____июня___________________2011 г.

Подпись ответственного лица ____________________

(место для печати) (подпись)

Убыл с организации (предприятия)

«03» ____июля_____________2011 г.

Подпись ответственного лица ___________________

(место для печати) (подпись)

«Утверждаю»

Заведующий кафедрой

Управления персоналом,

документоведения и архивоведения

(наименование кафедры)

__________ Кириллов А.В.

(подпись) (Ф.И.О.)

«____» _______________2011г.

IV. Индивидуальное задание студента на практику

1. Содержание индивидуального задания на практику

1. Изучить структуру организации

2. Изучить организацию документооборота в организации и основные этапы работы с документами

3. Обеспечить оперативное хранение и использование документной информации

4. Подготовить дела к архивному хранению

2. Рекомендации студенту по выполнению индивидуального задания

Руководитель практики от Университета

Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения__________________________________________________

(наименование кафедры)

_________________ Кириллов А.В.

(подпись) (Ф.И.О.)

V. Календарный график (план) прохождения практики

V. Календарный график (план) прохождения практики

Отзыв

руководителя практики от организации (предприятия) по итогам прохождения

практики по технологии ДОУ

(вид практики)

студентом

Поликарповой Юлии Сергеевны

(Ф.И.О.)

Специальности__документоведения и документационного обеспечения управления

Курса___4__ Формы обучения___очной__________ Группы__ДОУ-Д-4_______

в период с «13» ____июня________2011 г. по «03» ____июля________2011г.

СОДЕРЖАНИЕ ОТЗЫВА

(Указывается степень теоретической и практической подготовленности студента; качество выполняемой им работы по месту прохождения практики;

трудовая дисциплина; достоинства и недостатки, если они были)

За время прохождения практики студентка Поликарпова Ю.С. показала значительный уровень теоретической подготовки, умение применить и использовать знания, полученные в ВУЗе, для решения поставленных перед ней практических задач.

Во время практики студентка проявила себя инициативным работником, дисциплинированным и грамотным исполнителем. Задания выполняла аккуратно и оперативно.

За период прохождения практики зарекомендовала себя с положительной стороны, нарушений правил внутреннего трудового распорядка не допускала.

Руководитель НМЦ «СтройИнформ

(должность руководителя практики от организации (предприятия))

(печать предприятия) ________________/Степанова Л.С.

(подпись) (Ф.И.О.)

«03» июля 2011 г.

Российский государственный социальный университет

Факультет _____________Социального управления_______________________

Кафедра_____Управления персоналом, документоведения и архивоведения__

Отчёт

О прохождении практики по технологии ДОУ

Студентом

Поликарповой Юлии Сергеевны

(Ф.И.О.)

Факультета__социального управления_________________________________________

Специальности_документоведения и документационного обеспечения управления____

Курса___4__ Формы обучения_очной___________ Группы_____ДОУ-Д-4_____

в должности помощника секретаря в ООО «Строй-инфо»_________________

(должность, наименование организации (предприятия))

с «13» ____июня_______________2011г. по «03» ___июля___________2011г.

Подпись студента

_______________________ _______Поликарпова Ю.С.______

(подпись) (Ф.И.О.)

«03» __июля________2011 г.

Подпись руководителя

практики от организации

(предприятия)

_______________________ ______Степанова Л.С.__________

(подпись) (Ф.И.О.)

«03» __июля________2011 г.

Подпись руководителя

практики от Университета

_______________________ ______Кириллов А.В.___________

(подпись) (Ф.И.О.)

«____» _____________2011 г.

Отчёт принял

Заведующий кафедрой

_______________________ ____Кириллов А.В._____________

(подпись) (Ф.И.О.)

«____» _____________2011 г.

IX. Рабочие записи студента – практиканта

Я, Поликарпова Юлия Сергеевна, проходила производственную практику по технологии документационного обеспечения управления в период с 13.06.2011 по 03.07.2011 в Обществе с ограниченной ответственностью «Строй-инфо» (ООО «Строй-инфо»), располагающейся по адресу: г. Москва, Старопетровский проезд, д. 7А, стр. 6. Практика проходила в секретариате организации. За время практики я ознакомилась с деятельностью секретаря генерального директора, с основными организационно-распорядительными документами, с профессиональными и должностными обязанностями специалистов отдела, активно участвовала в хозяйственной деятельности организации, а также оказывала помощь специалистам. Полученные в результате прохождения практики знания и данные представлены в отчете.

Общество с ограниченной ответственностью «Строй-инфо», именуемое в дальнейшем организация, действует в соответствии с Гражданским Кодеком РФ и Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Организация является юридическим лицом. Организация создана без ограничения срока действия. Организация имеет круглую печать, содержащую полное фирменное наименование и указание на место нахождения организации. Организация имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, банковский счет, фирменную эмблему, товарный знак и другие средства индивидуализации, может создавать филиалы и открывать представительства как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

Целями деятельности организации являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Организация вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Предметом деятельности организации является:

– рекламная деятельность;

– деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов;

– полиграфическая деятельность, не включенная в другие группировки;

– неспециализированная оптовая торговля пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями;

– оптовая торговля прочими непродовольственными потребительскими товарами;

– прочая розничная торговля в специализированных магазинах;

– розничная торговля в палатках и на рынках;

– осуществление рекламного обеспечения, презентация товаров, услуг, производство всех видов рекламных услуг и печатных материалов;

– информационная и редакционно-издательская деятельность;

– оказание различных платных услуг населению, организациям и предприятиям в установленном законом порядке;

– изготовление и реализация печатной продукции;

­– оптовая и розничная купля продажа промышленной, сельскохозяйственной, строительной и иной продукции различного назначения, в том числе товаров народного потребления, продукции народных промыслов, продуктов питания, в том числе пива и алкогольных напитков;

– открытие торговых точек, магазинов, создание оптовых и мелкооптовых баз;

– торговое обслуживание предприятий, организаций и населения, организация фирменных магазинов, баров, кафе, ресторанов, торговых баз, консигнационных складов и других пунктов оптовой и розничной торговли;

– приобретение или аренда складских, выставочных, производственных и других помещений;

– оказание транспортных услуг населению, предприятиям и организациям;

– полиграфическая деятельность;

– организация и проведение выставок-продаж, аукционов, ярмарок, концертов, творческих вечеров;

– проведение симпозиумов, конференций, семинаров по основным направлениям деятельности, а также участие в этих мероприятиях;

– разработка, изготовление, и размещение рекламной продукции, проведение рекламных компаний, как для физических, так и для юридических российских и иностранных лиц;

– разработка и внедрение оригинального и нестандартного оборудования и изделий для населения, предприятий и организаций;

– участие в капиталовложениях в производственную, торговую и социально-бытовую сферы;

– финансирование капитальных вложений по поручению владельцев или распорядителей инвестируемых средств;

– услуги и организация связи, транспортной, экспедиционной и курьерской служб;

– создание, приобретение и реализация и распространение продуктов интеллектуального труда, в том числе в области науки и техники, литературы и искусства, включая изобразительное и прикладное, содействие авторам таких произведений;

– товарообменные (бартерные) операции и иная деятельность, построенная на формах встречной торговли с иностранными субъектами хозяйственной деятельности;

– другие виды внешнеэкономической деятельности, не запрещенные прямо и в исключительной форме законами России;

– осуществление коммерческих и благотворительных программ в области культуры, досуга, физкультуры, спорта, туризма, реализация путевок;

– транспортные перевозки;

– иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.

Делопроизводственная служба представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.

Нормативно-методическое регулирование или документационного обеспечения управления позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

2. организовать документооборот;

3. обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Непосредственное ведение делопроизводства в ООО «Строй-инфо» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Занимаемая должность – помощник секретаря руководителя, предусматривала знакомство со стадиями текущего делопроизводства и особенностями оформления дел для передачи на хранение в архив.

Численный состав делопроизводственной службы составляет один человек, так как штат рассматриваемой организация составляет тридцать пять человек, что позволяет секретарю справляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственный процесс согласно своей должностной инструкции.

Рабочее место секретаря оборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word.

Все документы, поступившие к секретарю регистрируются в журнале регистрации, на самом документе ставится номер и дата входящего, исходящего документа. Дальше документ отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится к входящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.

В ООО «Строй-инфо» присутствует централизованная организационная форма работы с документами. Все технологические операции по работе с документами осуществляет секретарь организации. Секретарь осуществляет прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, обработку документов перед сдачей в архив организации.

ООО «Строй-инфо» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Строй-инфо».

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений генерального директора.

Приказы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства организации.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Строй-инфо» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в структурные отделы организации.

Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Строй-инфо» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Строй-инфо», должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

Поскольку секретариат ООО «Строй-инфо» оснащен компьютерными средствами, то в организации применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Движение документов в ООО «Строй-инфо» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООО «Строй-инфо» состоит из следующих этапов:

– приема и первичной обработки;

– предварительного рассмотрения и распределения;

– регистрации документов;

– направления на исполнение и исполнения документов;

– оформления и удостоверения документов;

– отправки.

На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.

Прием и отправка документов в ООО «Строй-инфо» осуществляется курьерами организации, средствами почтовой связи.

Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем организации. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно руководителю или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа.

Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «Строй-ннфо», имеет директор.

В ООО «Строй-инфо» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы руководителя по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО «Строй-инфо» и т.д.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в секретариате в журналах регистрации и карточках учета.

В ООО «Строй-инфо» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

Контроль исполнения в ООО «Строй-инфо» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

Документы ООО «Строй-инфо» подлежат исполнению в следующие сроки:

– с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

– без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель ООО «Строй-инфо» обязан информировать руководство.

Снятие документа с контроля осуществляется секретарем по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении. На контроль ставятся все поступающие документы руководителя, требующие исполнения.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ООО «Строй-инфо» составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел ООО «Строй-инфо» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, подписана директором ООО «Строй-инфо».

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

– в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

– в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

– по объему дело обычно не превышает 250 листов;

– при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Экспертиза ценности документов в ООО «Строй-инфо» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь. Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах ООО «Строй-инфо»; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.

При прохождении практики в ООО «Строй-инфо» я занимала должность помощника секретаря руководителя.

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.

Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение.

Поскольку функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

Принимала участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек дел).

Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы об изменении штатного расписания, распоряжения руководителя по основной деятельности.

Стоит отметить, что, несмотря на то, что в секретариате принята централизованная система регистрации входящих документов, секретариат регистрирует входящие документы повторно. Об этом свидетельствует наличие отдельного Журнала регистрации входящих документов. Это говорит о повторной регистрации документов.

Также в ходе практики наблюдала за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности. Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел работников в филиалах. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, дел работников филиалов.

Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным. Например, количество документов, содержащихся в деле, не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.

Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по заданию руководителя, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.

Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.

Можно сделать вывод, организация документооборота в ООО «Строй-инфо» имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.