3.Access: Определение формата поля

(Таблица->Открыть с помощью конструктора->Формат Поля)

16

1.Методы и средства документирования массивов и баз данных

БД возникает в результате деятельности организаций. Исполнители проектируют БД, разрабатывают необходимые программные и технологические средства и загружают базу данных. Описание является основным источником информации о БД для ее будущих пользователей. В этом описании дается:

• формализованное описание БД;

• источники информации (организации, платформы, проекты);

• физическая организация данных – формат хранения данных и инфологическая схема для БД;

• перечень атрибутов с указанием полного и краткого наименований, единиц и методов измерений, пределов изменений;

• описание методов логического, синтаксического контроля данных;

полнота по отношению к исходному носителю или проведенной программе измерений;

• описания программ (проектов), в рамках которых получены данные;

• описание методов измерений и применяемых приборов (измерительных систем);

• список логических единиц хранения с указанием их количества;

• описание программных средств создания и обработки БД;

• перечень публикаций, полученных на основе БД;

• методы тестирования БД;

• используемые классификаторы и кодификаторы.

От полноты приводимых сведений зависит понимание других разделов и количество вопросов потенциальных пользователей. Описание данных должно быть достаточно подробным и доступным как программисту, так и ЛПР. Все БД передаются только с соответствующей документацией, включающей описание (полное и формализованное); описание структуры данных; описание метаданных.

Каждая БД сопровождается следующим комплектом метаданных: описанием БД, форматов данных, кодификаторами, используемыми в процессе создания БД, каталогами данных.

2.Назовите проблемы создания бд.

Современные БД характеризуются следующими особенностями:

• большое количество функций, процессов, атрибутов данных и сложные взаимосвязи между ними;

• наличие подсистем, имеющих свои задачи и цели функционирования (например, связанные со сбором данных и решением регламентных задач);

• отсутствие прямых аналогов, ограничивающих возможность использования типовых проектных решений;

• необходимость интеграции существующих и вновь разрабатываемых приложений;

• функционирование на нескольких аппаратных платформах;

• разобщенность и разнородность отдельных групп разработчиков по уровню квалификации и сложившимся традициям использования тех или иных инструментальных средств;

• существенная временная протяженность проектов по созданию БД, обусловленная, с одной стороны, ограниченными возможностями коллективов разработчиков, и, с другой стороны, масштабами организации–заказчиков и различной степенью готовности отдельных их подразделений к внедрению БД.

Современная БД должна отвечать всем нововведениям в теории создания и управления данными. Прогресс в области производительности компьютерных систем, развитие сетевых технологий и систем передачи данных, широкие возможности интеграции компьютерной техники с самым разнообразным оборудованием позволяют постоянно наращивать производительность БД и их функциональность.

Параллельно с развитием "железа", происходит постоянный поиск новых более удобных и универсальных методов программно–технологической реализации БД. Изменяется общий подход к программированию. В связи с развитием сетевых технологий, локальные БД уступают свое место клиент – серверным реализациям. Кроме того, в связи с активным развитием телекоммуникационных сетей, появляются все большие возможности работы с распределенными БД. Разумеется, разработчики программного обеспечения БД стараются поддерживать свои разработки в соответствии со всеми современными возможностями и стандартами.

Проблемы создания БД связаны с

• неверно сформулированными требованиями к БД;

• недостаточным тестированием данных и плохой их интеграцией;

• ошибками проектирования БД (программные средства готовы, а содержания БД нет);

• ошибками в планировании работ над проектом и некачественным внедрением БД (нет средств поддержки актуальности данных);

• плохим управлением БД;

• неверным выбором коммерческого программного обеспечения для реализации БД (оно слишком сложное или не позволяет решать некоторые задачи);

• плохой связью с источниками данных для БД.

Большинство трудностей создания БД связано с организационными проблемами, поэтому рассмотрим некоторые из них более подробно.

Проблемы с сотрудниками. Приобретение предприятием прекрасного специалиста отнюдь не означает полную реализацию его возможностей. Один из разработчиков «закрыл БД на замок», запретив заказчику расширение ее структуры. В результате появляются собственные БД, что приводит к появлению двух несвязанных баз, проблемам с дублированием данных, актуальностью и администрированием. Как видим, просчеты руководителей проекта дают зеленый свет лоскутным решениям и доказывают субъективный характер решений, требующих внимательной экспертной оценки всей вертикали отношений с подрядчиком — от договора и технического задания на создание БД до реализации проекта.

Не путайте проект с созданием БД. Успех проекта не означает успеха в области создания БД. Даже если цели проекта достигнуты, они могут не соответствовать текущим требованиям организации. Типичной ситуацией стала защита и сохранение подрядчиком своих инвестиций в проект, а не в автоматизацию. Причин много, в том числе и несоответствие проектных требований потребностям автоматизации в период сдачи БД в эксплуатацию. Преимущества «лоскутной» автоматизации подтверждают — проект только тогда можно считать успешным, если его реализация соответствует основным целям автоматизации (не проекта!), реальная отдача от проекта должна окупать инвестиции.

Целостность знаний (накопленного опыта). При создании/сопровождении БД важна логическая целостность и сохранность знаний, получаемых разработчиками на каждом этапе работ (от обследования до эксплуатации). Для лоскутной автоматизации характерно то, что большинство этих этапов при решении конкретной прикладной задачи осуществляется одним человеком или компактной группой людей. При всех недостатках здесь есть особое преимущество: не происходит потери знаний, что часто имеет место в случае заказных БД.

Оптимизация решений. Дефицит финансовых, временных и людских ресурсов заказчика приводит к необходимости постоянной оптимизации проектных, технологических и эксплуатационных решений. Именно эта практика позволяет лоскутной автоматизации решать проблемы, иногда почти неразрешимые при других подходах. В основе решений часто лежит спонтанная оптимизация общего комплекса знаний в процессе создания и развития БД. Преимущества «лоскутной» автоматизации носят локальный характер, они проявляются при реализации отдельных самостоятельных приложений – «лоскутов» и поддержании локальных, слабо интегрированных задач пользователей.

Информационный кризис или голод при изобилии. Если до применения БД потребитель имел ограниченные данные, то в БД пользователю необходимо выделить поток данных, максимально отвечающий его потребностям. Но, к сожалению, имеющиеся программные средства не всегда позволяют четко выделить эту информацию. Работа с большими объемами информации дает основание считать, что одной из больших проблем взаимодействия с БД является противоречие между количеством и качеством информации.

Широкое использование компьютеров для обработки данных породило новую проблему – невозможность человеком быстро усвоить полученную информацию. В результате интерес к информации ослабевает, а та информация, которую ему предлагают и средства их получения, рассматриваются им не как помощь, а как дополнительное затруднение. Как преодолеть этот информационный кризис?

Необходимы сведения о данных – метаданные (сведения о массивах и БД, организациях, ведомствах и другая справочная информация). Главным принципом отбора информации является вопрос о том, кто и что с ней будет делать, для принятия каких решений она будет использована? Актуализация информации производится по мере необходимости. При этом рассматривается весь цикл обработки информации: кто, где, когда будет собирать (или получать) информацию, проверять, вводить в компьютер, существуют ли ограничения доступа, как будут решаться вопросы информационной безопасности (защита информации от несанкционированного вмешательства и безопасность от неправильного ее использования), кто и когда будет пользователем данных, на каких условиях, характерные временные интервалы получения информации, предполагаемые объемы данных.

Если постараться собрать максимум информации, то будем снова слышать жалобы, что пользователи не готовы к использованию информации, не хотят за нее платить, что недостаточно финансирование разработок БД и т.д.

С помощью систем поддержки принятия решений (СППР) решение может приниматься руководителем на основе рекомендаций, выдаваемых ЭВМ, руководитель уже не в состоянии проанализировать, проверить всю информацию и вынужден довериться компьютерным системам. Мир все больше и больше зависит от информации в компьютере, все больше требования к достоверности и точности данных, поэтому, увеличивая объемы данных, надо отдавать себе отчет, сумеем ли обеспечить их достоверность.

Другим важным фактором является технологическая возможность обработки информации. Эти ограничения связаны с размещением БД на диске или в оперативной памяти, необходимостью регулярного копирования, дублирования и т.д. Можно сказать, что, желая увеличить объем информации, надо иметь в виду, что объем может возрасти гораздо больше ожидаемого. Многие разработчики, проектируя БД, не задумываются над тем, смогут ли они своевременно обновлять и дополнять БД.

Создание БД оправдано только тогда, когда она приносит реальный эффект – т.е. помогает решать задачи принятия решений. Полная автоматизация деятельности предприятия является светлой, но, увы, недосягаемой мечтой. Поэтому автоматизация – это всегда длительный процесс, в ходе которого постепенно охватывается все большее число задач. И крайне важным является последовательность, с которой это происходит, поскольку от правильности определения ее зависят сроки окупаемости разработки, да и судьба БД в целом. Очевидно, что последовательность этапов разработки и внедрения должна быть такова, чтобы наиболее приоритетные задачи решались в первую очередь. К ним можно отнести снижение операционных издержек за счет автоматизации рутинных операций, повышение производительности труда и внедрения автоматизированных систем контроля выполнения операций. Эти задачи решаются путем создания автоматизированных рабочих мест (АРМ), обеспечивающих максимально возможный сервис их пользователям. Естественно, невозможно обеспечить накопление информации, не разработав удобные АРМ для тех работников, которые должны вводить эту информацию в БД, приложения для доступа и визуализации информации также можно рассматривать как АРМы, и, конечно, их работа невозможна без БД.

Классы задач нужно разделять, т.к. от того, какие задачи признаются приоритетными, зависит последовательность разработки и внедрения. И все они, действительно, важны для деятельности заказчика. Но любой системный аналитик знает старый афоризм: "То, что говорит пользователь о своих потребностях – это не совсем то, что он думает, а то, что он думает – это совсем не то, что ему нужно на самом деле".