Государственное казенное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российская таможенная академия»

Кафедра управления

УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой управления

доктор физ.-мат. наук, профессор

В.В. Макрусев

«___» ____________ 2012 г.

ЛЕКЦИЯ

на тему: Документационное обеспечение управленческой деятельности в таможенных органах

Дисциплина: Управление таможенным делом

Автор: кандидат военных наук, доцент Волков В.Ф.

Москва

2012 г.

Слайд 2

Вопросы:

1. Основные задачи, организация, нормативная и правовая база документационного обеспечения.

2. Руководство отделом документационного обеспечения (на примере РТУ).

3. Управленческие решения начальника отдела документационного обеспечения.

4. Порядок исполнения поручений, работа с обращениями граждан и организаций в ФТС России. Контроль за исполнением поручений.

Слайд 3

1. Основные задачи, организация, нормативная и правовая база документационного обеспечения

Управленческая деятельность, т.е. деятельность органов управления и входящих в них должностных лиц по управлению действиями управляемого объекта, должна быть в достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является её документационное обеспечение.

Слайд 4

Более того, важность документационного обеспечения управления и, следовательно, документационного обеспечения управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.

Успешное управление таможенной деятельностью предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и. с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Слайд 5

Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности, согласно его предназначению и целям, являются:

– документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

– предоставление органам управления необходимой документа­ции согласно их функциям и задачам;

– организация и осуществление движения документов (доку­ментооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:

– разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;

– рассылка документов в таможенные органы и организации, их учет;

– доведение документов до органов управления и должностных лиц;

– продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

– контроль исполнения документов;

– хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

Слайд 6

Несомненно, что документационное обеспечение управленческой деятельности должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т.е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения.

Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управленческой деятельности вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной.

На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается требование того, что документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

Слайд 7

Организация документационного обеспечения управленческой деятельности как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе её положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учётом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие её составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих организаций:

– упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;

– систематизацию документов и их унификацию;

– установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;

– организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Слайд 8

Кроме того, организация документационного обеспечения управленческой деятельности в каждой организации, независимо от её уровня, предполагает:

– упорядочение обработки поступающих или создаваемых в ор­ганизации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;

– создание информационно-поисковой системы по документам организации;

– организацию контроля исполнения документов;

– организацию подготовки документов к передаче в архив;

– совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в таможенных органах соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения.

Слайд 9

Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:

– законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

– государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

– общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

– технической информационной совместимости;

– качества деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

– экономии всех видов ресурсов;

Основная цель ГС ДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы ДОУ. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в архив на хранение.

Слайд 10