2. Семинары в подразделениях таможенных органов, как форма организации ису

Организация семинаров на рабочих местах в таможенных органах.

Семинары персонала непосредственно на рабочих местах рассматриваются как одна из форм организации творческой деятельности коллектива организации и создаются с целью:

- содействия совершенствованию и развитию объектов профессиональной деятельности и управления ими;

- создания здоровой, творческой и доброжелательной атмосферы в подразделениях организации;

- всестороннего развития профессиональных качеств персонала, в том числе формирования внутренней мотивации к повышению результативности функционирования организации.

При правильной организации таких семинаров в соответствии с принципами Э. Деминга затраты на них совершенно ничтожны по сравнению с потенциальными выгодами, получаемыми от того, что каждый работник лучше понимает свою роль в коллективе, гордится своей работой, знает, как выполнить её правильно, получает от этого моральное удовлетворение и изъявляет желание улучшать её дальше.

Семинары на рабочих местах формируются по подразделениям организации. Количественный состав семинаров – 5-7 человек. При установлении персонального состава семинара приветствуется объединение в нем представителей разных подразделений, выполняющих смежные функции.

В качестве руководителей семинаров на рабочих местах могут выступать руководители подразделений или авторитетные члены первичных трудовых коллективов.

Методы работы семинаров на рабочих местах.

Сущность работы семинаров заключается в разработке тем, связанных с повышением эффективности и качества труда в подразделении, повышением производительности, улучшением условий труда, совершенствованием планирования, организации и регулирования деятельности и развитием профессиональных навыков работников. Практической формой деятельности семинаров являются регулярные встречи его участников для обсуждения очередных вопросов работы над выбранной темой и координации индивидуальной работы. Каждый член семинара в обязательном порядке принимает участие в обсуждении очередных вопросов, рассматриваемых на семинарах.

В периоды между очередными встречами каждый участник семинара ведет индивидуальную работу над темой по вопросам, согласованным со своими коллегами.

Руководитель семинара обеспечивает следующий порядок работы над темами:

1) выбор темы;

2) конкретизация объекта и предмета исследования;

3) постановка цели и задачи исследования;

4) анализ и оценка существующего положения в соответствии с задачей исследования;

5) конкретизация выявленных проблем (недостатков, нарушений и несоответствий);

6) выявление и анализ причин несоответствий;

7) разработка предложений (корректирующих и предупреждающих действий) по предотвращению причин выявленных несоответствий;

8) ранжирование предложений по значимости и очередности внедрения;

9) внедрение разработанных предложений;

10) повторный анализ и оценка результатов от внедрения разработанных предложений;

11) включение предложений (при их положительной оценке) в стандарты, положения, технологии, процедуры и инструкции;

12) определение экономической эффективности от внедренных предложений и поощрение участников семинара;

13) разработка предложений по теме исследования на перспективу.

Анализ существующего положения по теме производится на основе наблюдений, измерений, анализа отчетных и статистических данных и их сопоставления с установленными требованиями. Для этих целей могут также использоваться тесты для самооценки, метод профиля и др.

Выявление и анализ причин несоответствий осуществляется на основе выделения факторов, влияющих на характеристики результатов деятельности и построения причинно-следственных диаграмм.

Разработка предложений по предотвращению несоответствий осуществляется на основе методов активизации групповой творческой деятельности («мозговой штурм» и др.), обеспечивающих комплексное решение поставленного вопроса.

Ранжирование разработанных предложений по значимости и очередности внедрения осуществляется с использованием матриц парных сравнений, метода стратегического баланса и др.

Внедрение разработанных предложений осуществляется только после рассмотрения их вышестоящими структурными подразделениями и выделения для этой цели необходимых ресурсов (персонал, материалы и т.п.).

Повторный анализ и оценка результатов от внедрения разработанных предложений осуществляется участниками данного семинара, при этом для обеспечения сравнимости результатов оценки должны использоваться те же методы анализа, что и при первичной оценке. Положительные результаты повторной оценки дают основание для включения предложений в стандарты, положения, технологии, процедуры и инструкции.

При завершении работы над темой рекомендуется, чтобы участники семинара дали предложения по рассмотренной проблеме на перспективу (4-5 лет), которые могли бы быть включены в перспективный план развития организации.

Порядок выбора темы для работы семинара.

Темы для работы семинаров могут быть определены руководством организации или выбраны участниками семинаров по своей инициативе.

Если руководство организации ведет комплексную работу по совершенствованию системы управления организацией, то в этом случае, безусловно, полезно вовлечь в эту работу весь коллектив организации. Семинары на рабочих местах могут придать этой работе массовый характер и повысить интерес коллектива к повышению эффективности управления.

Для обеспечения целенаправленности и комплексности работы по совершенствованию системы управления руководство должно определить направления работы семинаров и оказать им методическую помощь в постановке исследования.

Если тема для работы выбирается участниками семинара по своей инициативе, то она увязывается с проблемами, с которыми чаще всего сталкиваются участники семинара. Это, как правило, проблемы совершенствования механизма реагирования на несоответствия результатов работы от установленных требований.

Методы выявления причин несоответствий.

В четвертом модуле данного учебного пособия приведены различные методы исследования систем управления. Простейшие их них могут использоваться участниками семинаров на рабочих местах. Наиболее распространенными методами исследования, применяемыми в семинарах, являются: методы сбора исходных данных, построение причинно-следственных диаграмм, построение гистограмм и структурных схем.

Разработка предложений по совершенствованию системы управления.

Разработка предложений по совершенствованию системы управления в семинарах на рабочих местах осуществляется, в основном, на основе обсуждения и дискуссий участников семинаров. Такие предложения бывают очень полезными, так как они базируются на глубоком знании технологических процессов участниками семинаров и высоком уровне интуиции непосредственных исполнителей.

Для обеспечения организованного осуществления действий по разработке предупреждающих мероприятий разрабатывается и утверждается план действий. Он должен определить, кто выполняет конкретный этап, что и во взаимодействии с кем он конкретно делает, какие использует для этого средства и методы, где осуществляется выполнение этапа, когда он должен быть выполнен и как документально оформлен.

С целью повышения уровня активизации персонала и широкого вовлечения его в творческую работу семинаров на рабочих местах руководство организации должно максимально использовать возможности морального поощрения участников семинаров. Для этого могут быть организованы ежегодные конференции участников семинаров, конкурсы на лучший семинар года, пропаганда достижений лучших семинаров и т.п..