VII. Описание

20. Формат - форматом для формуляра - образца является

международный формат ИСО A4 (210 x 297 мм, 8 1/3 x 11 2/3 дюйма), но предусмотрена также возможность использования формата ИСО A5 (210 x 148 мм) для некоторых почтовых форм, а также для эквивалентных форматов, указанных в стандарте МС 2784-1974 для бланков на непрерывной ленте. В некоторых странах, в частности в Северной Америке, обычно используется формат 216 x 280 мм (8 1/2 x 11 дюймов). В этом случае согласование может быть обеспечено путем сохранения наверху и слева одинаковых полей, благодаря чему компоновка документа остается в том же положении по отношению к верхнему и левому краю бумаги; при этом размеры общей для обоих форматов площади изображения составляют 183 x 262 мм.

21. Размер интервалов - межстрочный интервал и интервал между знаками в формуляре - образце (1/6 дюйма, или 4,24 мм, и 1/10 дюйма, или 2,54 мм, соответственно) соответствуют межстрочному интервалу и интервалу между знаками, применяемых в большинстве используемых для заполнения бланков машин, таких, как пишущие машинки, скоростные печатающие устройства ЭВМ и другое автоматическое знакопечатающее оборудование, а также в устройствах для оптического распознавания знаков.

22. Поля и принципы проектирования – были оставлены: верхнее поле (для захвата) - 10 мм и левое поле (для подшивания) - 20 мм. В основу проектирования положен международный стандарт МС 3535 - 1975 «Макетный лист и конструкционная сетка» с использованием стандартной ширины колонок, соответствующей возможностям автоматического табулирования.

23. Общие положения - в целом структура формуляра–образца основана на принципе "клеток" (базисных прямоугольников). Размещение адресов получателей предусмотрено в зоне, приемлемой для почтовых органов при использовании конвертов с окнами. Расположение других элементов данных, включенных в формуляр–образец, учитывает технические, правовые, коммерческие, административные и практические соображения, выдвинутые различными заинтересованными сторонами, с которыми проводились консультации. Поле для "свободного использования", находящееся в нижней части бланка, предназначено для удовлетворения более специфических потребностей в отдельных конкретных случаях.

24. Принципы построения документов – при проектировании форм документов на основе формуляра - образца применяются следующие принципы:

24.1 Элементы данных, указанные в формуляре–образце, должны приводиться в проектируемой форме документа в том же месте.

24.2 Элементы данных, не указанные в формуляре–образце, должны приводиться в «поле свободного использования».

24.3 Если элементы данных, указанные в формуляре–образце, не требуются для проектируемой формы документа, то соответствующее пространство может быть использовано для других целей так же, как «поле свободного использования», упомянутое выше в подпункте 24.2.

24.4 На предназначение «поля свободного использования» (и любого другого свободного места согласно подпункту 24.3 выше) могут повлиять особые соображения с точки зрения составления формы документа, если такая форма должна быть включена в унифицированную серию или использована каким-либо другим образом при применении метода однократной записи. До включения элементов данных, характерных для предприятия, в воспроизводимый основной документ предприятия составитель должен учесть и расположить в надлежащих местах все соответствующие рубрики, имеющиеся в международных секторных или национальных формулярах-образцах или стандартных формах, применимых к составляемой унифицированной серии. Это не относится к примечаниям, штампам и аналогичной информации, которые заносятся после первоначального заполнения бланка методом однократной записи.

24.5 Если какое-либо свободное место используется для расширения других полей данных, следует учитывать возможность возникновения трудностей для торговых партнеров, у которых автоматизированные конторские операции могут быть основаны на использовании унифицированных документов. При получении ими документов, содержащих поля данных шире тех, которые предусмотрены в Формуляре-образце Организации Объединенных Наций или в соответствующих стандартах о представлении данных, может оказаться, что они не смогут ввести соответствующие данные в свои собственные системы; в таком случае должны быть приняты надлежащие меры для обеспечения координации между заинтересованными торговыми партнерами.

25. Идентификаторы полей данных формуляра-образца указывают на общий характер сведений, которые должны содержать поля данных. Поля данных могут быть подразделены с учетом опыта, приобретенного при разработке различных международных документов. Например, можно предусмотреть место для агента экспортера в нижней части поля «экспортер», поле «сведения относительно транспортировки» может быть подразделено с целью включения различных элементов данных, уточняющих маршрут, виды транспорта и транспортные средства и т.д. Размер зоны «описание товара» может быть изменен в зависимости от потребностей путем перемещения пунктирной линии вверх или вниз. Спаренные элементы данных «вес брутто» - «объем» и «количество нетто» - «стоимость» могут быть размещены в обратном порядке.

26. Если при составлении документа, согласованного с формуляром - образцом, возникают сомнения относительно того, какие отклонения от формуляра - образца допустимы, то рекомендуется обратиться либо к национальному органу по упрощению процедур международной торговли, если таковой имеется, или к секретариату Европейской экономической комиссии, или к Специальной программе ЮНКТАД по упрощению процедур международной торговли (ФАЛПРО): обе эти организации находятся во Дворце Наций в Женеве, Швейцария.