7.1. Использование буфера обмена
Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую – воспользоваться буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (менюВид Панели инструментов Буфер обмена).
Если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом, ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE1), то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.
Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка Вставитьиспользовать командуПравка Специальная вставка…В этом случае в открывшемся окне«Специальная вставка»(рис. 1) можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки.
Рис. 7.1. Специальная вставка
Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.
7.2. Связь Excel c Access
В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.
Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис Надстройкинужно включить надстройкуAccessLinks(рис. 7.2) (возможно, для ее установки требуется дистрибутив MS Office).
Рис. 7.2. Надстройка AccessLinks
Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данныев Excel будут добавлены три команды:
Форма MS Access…;
Отчет MS Access…;
Перенести в MS Access….
При выборе команды Данные Форма MS Accessпроизойдет следующее:
повыбору будет создана новая или открыта существующая БД;
в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.
Аналогично работает команда Данные Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.
Команда Данные Перенести в MS Access…запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.
На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 7.3).
Рис. 7.3. Перенос данных в Access
С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.
Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.
При операции Импорта данных из Excel в MS Access подразумевается получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).
Для переноса данных из рабочей книги Excel в Access необходимо выбрать команду Внешние данные Импорт.
В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 7.4).
Рис. 7.4. Экспорт электронной таблицы
Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка.
Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.
Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл Внешние данные Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 7.5).
Рис. 7.5. Подтверждение связи с электронной таблицей
После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access.
Если в дальнейшем файл — источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис Служебные программы Диспетчер связанных таблиц.