1.4 Кодексы

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются: граждане, юридические лица, Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, муниципальные образования.

В Трудовом Кодексе Российской Федерации большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а так же расторжением трудового контракта.

Уголовный Кодекс Российской Федерации регулирует отношения между работником организации и государством. В нём установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования. В частности, в нём установлено:

- за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных, и иных сообщений граждан – штраф от 50 до 100 минимальных окладов или исправительные работы сроком на 1 год;

- за отказ должностного лица в предоставлении собранных документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина – штраф 200 – 500 минимальных окладов;

- за незаконное использование товарного знака – от 200 до 400 минимальных окладов;

- за утрату документов, содержащих государственную тайну – ограничение свободы на срок до трех лет;

- за приобретение и сбыт официальных документов – штраф от 100 до 200 минимальных окладов;

- за похищение или повреждение документов, штампов предприятия – от 500 минимальных окладов;

- за подделку удостоверения должностного лица – ограничение свободы на срок до трех лет.

1.5 Инструкции

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Государственной архивной службой России 6 июля 1992 г. и зарегистрированная в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 августа 1993 г. № 321.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством. В инструкции, в статье 3.6 «Автоматизация документирования» говорится о допустимости применения автоматизированных технологий в документировании деятельности соответствующих организациях. Таким образом, в ней закреплена возможность использования документов на машинных носителях и машинограммах в деятельности определенного круга организаций и учреждений.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России № 68 от 27 ноября 2000 г. № 2508.

Целями Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб ДОУ, документирование управленческой деятельности и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. По сути, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства и может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.⁸