Лабораторная работа по access №1. Разработка и создание реляционной базы данных многопользовательского доступа

Организация данных является ключевым моментом при работе с большими объемами информации. В Microsoft Access подлежащая хранению информация называется данными, а место ее хранения – базой данных.

В базах данных Access информация хранится в виде таблиц.

1. Создание базы данных

Рассмотрим создание базы данных «Магазин» на основе следующей концептуальной схемы:

База данных должна храниться на компьютере-сервере, доступ к ней выполняется с компьютеров клиентов, которыми для нашей базы будут кладовщики и продавцы магазина. Компьютеры клиентов будут находиться на складе и торговых залах соответственно.

Для реализации многопользовательского доступа к данным создаются сетевые приложения. При проектировании сетевых приложений необходимо учитывать специфику многопользовательского доступа и файл - серверной архитектуры БД. Будем считать, что выделен сервер данных, на котором хранится общая для пользователей база данных, и некоторое количество клиентских рабочих станций для работы пользователей - кладовщиков и продавцов, которые связаны сетью. Рабочие станции ( компьютеры клиентов) содержат разные приложения, представляющие разные пользовательские интерфейсы клиентов для общей базы данных.

1. На рабочем столе или студенческом диске создайте папку под своим именем.

2. В ней создайте папки «СЕРВЕР», «КЛИЕНТ1_КЛАДОВЩИК», «КЛИЕНТ2_ПРОДАВЕЦ»

3. Запустите программу Access и создайте новую базу данных.

4. Задайте имя файла базы данных Магазин и сохраните его в папке «СЕРВЕР».

2. Проектирование таблиц БД.

1. В окне базы данных Магазин папки СЕРВЕР откройте вкладку Таблица и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите в списке диалогового окна Новая таблица способ создания Конструктор и нажмите кнопку ОК.

Примечание: в открывшемся окне конструктора таблиц в каждой строке спецификации определяются характеристики одного поля записи. В колонке Имя поля определяется имя поля, в колонке Тип данных определяется вид информации, которая будет храниться в данном поле. В нижней части диалогового окна вводятся индивидуальные свойства каждого поля.

3. Заполните последовательно характеристики всех полей таблицы «Firm».

Таблица FIRM (Фирмы)

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Firm_ID	Числовое	Размер поля - целое Формат поля – основной Число десятичных знаков - 0 Обязательное поле - Да Индексированное поле – Да(Совпадение не допускается)
Firm_Name	Текстовый	Размер поля – 30 Индексированное поле – Да (Совпадения не допускаются)

3. Установка первичного ключа и сохранение структуры таблицы.

1. Установите курсор на первую строку таблицы Firm_ID и щелкните мышью на кнопке с изображением ключа на панели инструментов.

2. Выберите команду меню Файл – Cохранить как и сохраните созданную таблицу в текущей базе данных под именем Firm.

3. Закройте окно конструктора таблицы.

4. Аналогичным способом создайте таблицы: Tovar и Sales. Ключевое поле в таблице Tovar – Tovar_ID выделено курсивом. Ключевых полей в таблице Sales нет(!).

Таблица TOVAR(Товары)

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Tovar_ID	Числовой	Размер поля - целое Формат поля – основной Число десятичных знаков - 0 Обязательное поле - Да Индексированное поле – Да(Совпадение не допускается)
Tovar_Name	Текстовый	Размер поля – 25 Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения)
Flag	Логический	Формат поля – Да\Нет Значение по умолчанию – Нет Описание – скоропортящийся товар
Storage_Life	Числовой	Значение по умолчанию – 5 Условие на значение - >0 Сообщение об ошибке – значение должно быть >0 Описание – срок хранения

Таблица Sales(Продажи)

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Firm_ID	Числовой – Мастер подстановки	Размер поля - целое Формат поля – основной Число десятичных знаков - 0 Обязательное поле - Да Индексированное поле – Да(Совпадения допускаются)
Tovar_ID	Числовой– Мастер подстановки	Размер поля - целое Формат поля – основной Число десятичных знаков - 0 Обязательное поле - Да Индексированное поле – Да(Совпадения допускаеюся)
Sale_Date	Дата/время	Формат – краткий формат даты.
Quantity	Числовой	Размер поля - целое Формат поля – основной Число десятичных знаков - 0 Обязательное поле - Да Индексированное поле – Нет
Price	Денежный	Формат поля – Денежный Число десятичных знаков – 0 Индексированное поле - Нет

4. Создание полей со списками в таблице Sales.

Выполняется мастером подстановок при описании таблицы SAles, используя поля Firm_ID, Tovar_ID этой таблицы и соответствующее им поля в таблицах Tovar и Firm.

1. Откройте таблицу Sales в режиме Конструктор.

2. Выберите поле Firm_ID и из списка доступных типов полей выберите элемент Мастер подстановок.

3. В первом диалоговом окне мастера выберите опцию Столбец подстановки будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

4. В следующем окне выберите таблицу Firm. Нажмите кнопку Далее.

5. Из списка Доступные поля выберите поля Firm_ID и Firm_Name и перенесите в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

6. В следующем окне отформатируйте ширину столбца, если это требуется. Нажмите кнопку Далее.

7. Подтвердите название таблицы. Нажмите кнопку Далее.

8. Нажмите кнопку Готово. Подтвердите сохранение таблицы.

9. Выберите поле Tovar_ID и мастером подстановок соедините его с таблицей Tovar аналогично п.2-8.

5. Связывание таблиц.

При построении реляционных баз данных программа позволяет связывать отдельные таблицы, используя, как правило, ключевое поле одной таблицы и соответствующее ему поле в другой таблице.

1. Выберите из меню команды Сервис – Схема данных. На экране появится диалоговые окна Схема данных и Добавление таблицы.

2. В списке таблиц выделите таблицу все таблицы и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

3. Переместите с помощью мыши используемое для связи поле Firm_ID из таблицы Firm к соответствующему полю таблицы Sales. На экране появится диалоговое окно Связи.

4. Активизируйте опции Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. В поле Тип отношений проверьте установку отношения Один ко многим.

5. Нажмите кнопку Создать. Связь отобразится графически.

6. Переместите поле Tovar_ID из таблицы Tovar к соответствующему полю таблицы Sales. Повторите операции 4 и 5.

7. Закройте окно Схема данных с сохранением схемы данных.

6. Ввод записей.

1. Откройте таблицу Firm в режиме таблицы.

2. Установите курсор мыши в первую ячейку первой строки и заполните 10-20 строк - записей.

3. Откройте таблицу Tovar в режиме таблицы.

4. Установите курсор мыши в первую ячейку первой строки и заполните 10-20 строк - записей.

5. Откройте таблицу Sales в режиме таблицы.

6. Установите курсор мыши в первую ячейку первой строки и заполните 10-20 строк – записей, используя подстановки для названий фирм и наименований товаров.