8.3 Етапи контролювання
Процес контролю має проходити послідовно через кілька етапів, представлених на рис. 8.6.
Етап 1. Визначення стандартів та критеріївпередбачає послідовне визначення:
напрямків контролю;
завдань контролю;
критеріїв та стандартів;
норм та нормативів.
До основних напрямків контролю відносять:
Ефективність виробничо-господарської діяльності .
Використання людських ресурсів.
Стан зовнішнього середовища організації.
Стан внутрішньо організаційних процесів.
Рис.8.6. Етапи контролю
Серед завдань контролю виокремлюють:
дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;
виявлення можливих зловживань та крадіжок;
визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;
перевірка якості і кількості виготовленої продукції ( наданих послуг);
визначення рівню кваліфікаційної підготовки персоналу та інші.
Психологія менеджменту визначає, що співробітники більш ретельно виконують роботу, що постійно оцінюється керівництвом й неуважно ставляться до тих операційних процедур, що не підлягають вимірюванню. Такий тип поведінки називається поведінкою, орієнтованою на контроль.
Підбір критеріїв та стандартів розпочинають на попередніх етапах менеджменту: в процесі планування, організування, мотивування. В процесі контролю здійснюється їх підбір відповідно до встановлених завдань.
Критерій - (від лат. critērium, яке зводиться до грец. χριτήριον – здатність розрізнення; засіб судження, мірило, пов'язаного з грец. χρινω – розділяю, розрізняю) – мірило, вимоги, випробування для визначення або оцінки товару, послуги, людини; ознака, взята за основу класифікації. Критерій виступає підставою для оцінювання, визначення (критерії вибору матеріалу, сировини, підбору кадрів, тощо).
Стандарт (від англ. standard – норма, зразок) – це нормативно-технічний документ, що встановлює комплекс вимог до об'єкту стандартизації, в якому встановлюються характеристики продукції (послуг), правила здійснення і характеристики процесів виробництва, реалізації та виконання робіт або надання послуг.
Стандарт розробляється на:
матеріальні предмети (продукцію, еталони, зразки речовин);
послуги;
вимоги в різних галузях народного господарства.
Види стандартів:
міжнародні стандарти (ISO, IEC, OIML, CEN, CENELEC);
державні стандарти України (ДСТУ);
галузеві стандарти (ГСТУ);
стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок України (СТТУ);
технічні умови України ( ТУ У);
стандарти підприємств (СТП).
Обрані стандарти мають відповідати особливостям та характеру продукції, що виробляється, організаційно-технічному рівню організації, її спеціалізації, кваліфікації фахівців та забезпечувати:
встановлення порядку та методів планування підвищення якості продукції або послуг;
ритмічність процесу виробництва або надання послуг;
встановлення вимог до засобів та методів контролю та оцінки якості продукції;
поліпшення показника якість продукції/ витрати на виробництво;
порядок роботи з постачальниками щодо якості сировини, матеріалів, комплектуючих;
додержання технологічної дисципліни;
скорочення витрат від браку;
вдосконалення роботи із покупцями продукції ( послуг).
Технічні умови – нормативний документ, що встановлює технічні вимоги, яким має відповідати товар, послуг або процес. Технічні умови можуть бути стандартом, частиною стандарту або окремим нормативним документом.
Норми – максимальна допустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, ресурсів.
Нормативи – відносні показники, що характеризують трудомісткість, фондомісткість, капіталовіддачі, тощо.
Етап 2. Оцінювання виконання
Оцінювання виконання – виявлення фактичних та реальних даних щодо стану, властивостей і характеристик підконтрольних об’єктів.
Ключовими вимогами до будь-якої системи оцінки є:
доцільність,
чутливість,
надійність,
прийнятність,
практичність.
Вимірювання та оцінка результатів діяльності – встановлення фактично досягнутих результатів, які характеризують стан об'єкта контролю. Система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який контролюють.
Розрізняють фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір стосується розміру, форми, зовнішнього вигляду об'єкта контролю. Основні одиниці – штуки, тонни, кілометри, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання ресурсів за якістю чи властивістю (наприклад, фондовіддача, матеріаломісткість, продуктивність). При вимірюванні важливо, щоб швидкість, повторюваність і точність контролю узгоджувалися з діяльністю, що підлягає контролюванню.
Етап 3. Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами проводиться шляхом:
встановлення масштабу допустимих відхилень;
формування, передачи та розповсюдження інформації про результати контролю,
оцінювання отриманої інформації.
Топ-менеджмент встановлює масштаб допустимих відхилень – відхилення від запланованих показників, що не потребує прийняття управлінських рішень щодо змін у виробничому та управлінському процесі. Менеджера можуть інформувати тільки про відхилення, які перевищують масштаб допустимих відхилень. Такий спосіб контролювання називають управлінням за принципом виключення.
Передавання інформації – це процес надсилання отриманої у процесі вимірювання інформації особі, що приймає рішення. Інформацію слід передавати у той момент, коли це потрібно для прийняття рішення.
Організація руху інформації щодо результатів контролю проводиться шляхом визначення:
кому та в якій формі передається інформація;
з якою регулярністю і в який період часу інформація має надходити;
яким чином забезпечується повнота і достовірність інформації.
Топ-менеджмент організації визначає форми надання інформації щодо результатів вимірювання та контролю. Як правило це :
Особисте спостереження.
Статистичні звіти.
Усні звіти.
Письмові звіти.
Оцінювання інформації – це зіставлення фактичних результатів зі стандартами та визначення ступеня їх досягнення, відповідності оперативному, тактичному та стратегічному плануванню, цілям та місії організації.
Етап 4. З’ясування необхідності коректив відноситься до функції менеджменту контролювання, а здійснення коректив реалізується через іншу функцію менеджменту - регулювання. На цьому етапі менеджер повинен вибрати одну з трьох можливих ліній поведінки:
взяти до відома результати контролю та не приймати ніяких управлінський дій. Як правило це відбувається в тих випадках, коли результати контролю показують відповідність виробничої та управлінської діяльності стандартам та нормативам, а динаміка виробничих процесів в організації відповідає стратегічним планам та цілям організації;
прийняття рішення щодо необхідності проведення організаційних заходів з усунення відхилень;
прийняття рішення щодо необхідності перегляду стандартів.