Види контролю за етапами здійснення виробничо-господарської діяльності

А.Попередній (превентивний) контроль - функція менеджменту, що реалізується через правила, процедури, з метою перевірки якості вхідних потоків і дозволяє запобігти виникненню проблем при виконанні завдань, що стоять перед організацію. Тобто, попередній контроль допомагає ідентифікувати та запобігти відхиленням, ще до того, як вони виникли.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Документаційним обґрунтуванням цього виду контролю виступають посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку, корпоративний кодекс компанії, тощо.

Попередній контроль може бути діагностичним або терапевтичним:

• діагностичний контроль– контроль, що визначає ступінь відповідності характеристик об'єкта контролю стандартам ( при виробництві лікарських засобів, перевіряється відповідність стандартам хімічних речовин, трав та інших біологічних компонентів);

• терапевтичний контроль- контроль, що не лише виявляє відхилення від нормативів, а й спрямовує на пошук способів зменшення негативних наслідків відхилення (наприклад, проведення щотижневого обходу палат завідувачем відділення лікарні спрямовано не тільки на контроль відповідності діагностичних та лікувальних призначень лікарів стандартам надання медичної допомоги, проте й на виправлення можливих лікарських помилок лікарями, що мають меншу кваліфікацію);

Попередній (превентивний) контроль проводиться до початку виробничого процесу в 3 ключових напрямках:

• людських ресурсів;

• матеріальних ресурсів;

• фінансових ресурсів.

Превентивний контроль людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу ділових і професійних знань і навиків, що необхідні для виконання тих або інших посадових обов'язків і відбору найбільш підготовлених і кваліфікованих кадрів. Для того, щоб переконатися, що працівники, що претендують на займання вакантної посади, зможуть виконати доручені обов’язки, необхідно проводити:

Контроль при підборі та наймі персоналу, що передбачає:

• встановлення мінімально допустимого рівня освіти або стажу роботи в даній області;

• перевірку документів і рекомендацій, що представляються найманим працівником;

• проведення психологічного тестування;

• проведення співбесід керівників різних ієрархічних рівнів із претендентом на вакантну посаду.

При попередньому контролі виявляється:

• Чи відповідає пошукач корпоративній культурі організації.

• Чи відповідає його освіта, кваліфікація та досвід – посаді, на яку він претендує?

• Чи буде він психологічно сумісним з іншими членами команди?

При підборі та наймі персоналу застосовується медичне обстеження з метою з’ясування, чи відповідає здоров’я претендента посадовим вимогам. Законодавство України вимагає такого обстеження для співробітників, які працюють у сфері обслуговування населення. Відповідні вимоги існують для професійних спортсменів (футболістів, баскетболістів, хокеїстів). При укладанні контрактів із спортсменами, вони проходять медичне обстеження, що має юридичну силу.

Превентивний контроль матеріальних ресурсів. Якість сировини, матеріалів, напівфабрикатів та купованих комплектуючих виробів безпосередньо впливає на якість кінцевого продукту, що виробляється підприємством. Тому промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль використовуваних матеріальних ресурсів. З цією метою застосовуються такі види превентивного контролю:

• розробка та визначення стандартів мінімально допустимих рівнів якості матеріальних ресурсів, що поставляються;

• контроль вибору постачальника: оцінка системи якості постачальника; визначення вимог та контроль документації, креслень, замовлень на продукцію;

• встановлення та узгодження із замовником методів перевірки поставок;

• планування та організація вхідного контролю: реєстрація та оцінка даних з якості продукції, що постачається; претензійна робота; підготовка підрозділами технічно та економічно обґрунтованих замовлень на комплектуючі, сировину та матеріали; впровадження системи оперативної взаємодії з постачальником щодо якості та термінів поставок (продукції, послуг);

• затвердження та аналіз документації з виконання контрактів на поставки матеріальних ресурсів;

• проведення відбіркового контролю отриманих матеріальних ресурсів: під час отримання, під час зберігання;

• контроль процесу транспортування та зберігання сировини, матеріалів, комплектуючих, що поставляються .

До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів відноситься також забезпечення їх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.

Превентивний контроль фінансових ресурсів. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет.

Б. Поточний контроль – моніторинг поточної діяльності організації, спрямований на перевірку дотримання стандартів, протоколів.

Поточний контроль є найбільш загальною формою контролю, в його основу можуть бути покладені нормативні показники, правила, інструкції, положення щодо виконання робочих завдань та поведінки співробітників.

Поточний контроль проводиться в двох основних напрямках:

• контроль виробничих процесів;

• контроль роботи персоналу.

Поточний контроль виробничих процесіввключає проведення таких заходів:

• контроль стану дотримання вимог нормативної документації;

• атестація виробництва, технологічних процесів та робочих місць; сертифікація системи якості;

• атестація обладнання, оснащення, інструменту, складальних одиниць власного виробництва;

• проведення технічного контролю, випробувань, технічної діагностики на різних стадіях виробництва продукції;

• контроль дотримання технології виробництва продукції (надання послуг);

• впровадження сучасних інформаційних технологій виявлення дефектів та браку;

• перевірка дотримання вимог виробництва за об’єктами та основними видами операцій;

• контроль та оцінювання якості продукції (послуг);

• контроль за проведенням технічного обслуговування та планово-випереджувального ремонту обладнання;

• атестація обладнання, оснащення, інструменту, деталей та інших виробів власного виробництва;

Поточний контроль виробничих процесів має утворювати цикл, що складається з таких етапів:

1. Контроль виробничого процесу (товару, послуги), з метою виявлення відхилень.

2. Аналіз результатів контролю, з метою визначення причин відхилень та розробка корегуючи заходів.

3. Інформація оператора процесу про необхідність корегуючи заходів.

4. Регулювання процесу.

Поточний контроль роботи персоналувключає проведення таких заходів:

• контроль виконавчої дисципліни та атестація персоналу;

• впровадження та застосування системи контролю за поточною діяльністю персоналу;

• атестація виробничого та управлінського персоналу;

• здійснення заходів до стимулювання забезпечення якості продукції;

• впровадження системи самоконтролю.

Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, пропозицій щодо удосконалення роботи – дозволяють уникнути відхилення від намічених планів. Впровадження системи самоконтролю є найпростішим способом контролювання поточної діяльності виробничого персоналу. Його перевагами є швидкість та простота застосування.. Цей захід вимагає щоб по завершенні будь-якої роботи працівник сам міг перевірити якість виконаної роботи. Такий контроль проводиться за допомогою простих калібрів чи приладів

Основним методом поточного контролю для молодших менеджерів виступає присутність при виконанні основних виробничих процедур. Звичайно, що менеджер не має стояти «за спиною» своїх підлеглих. Проте, навіть сама присутність менеджера в кімнаті вже дисциплінує підлеглих. Принципи американського менеджменту обумовлюють відсутність окремих кімнат для виробничого персоналу та молодших менеджерів. Якщо специфіка організації вимагає окремого приміщення, то використовуються скляні перегородки або принцип відкритих дверей.

Види поточного контролю:

• спрямовуючий контрольтриває від початку операції й до досягнення результату. Він охоплює систематичне вимірювання, зіставлення та оцінювання стану і поведінки контрольованого об'єкта, а також розроблення і застосування коригуючих дій, що надає можливість встановити, наскільки раціонально організована робота виконавців і наскільки дієвою є система її мотивації;

• фільтруючий контрольмає на меті виявлення бракованої продукції та її відокремлення від якісної та носить періодичний (або епізодичний) характер.

Для здійснення поточного контролю необхідний зворотний зв'язок. Для його впровадження використовуються дані про отримані результати. Простим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення менеджера своїх підлеглих про те, що їх робота незадовільна.

В. Заключний контроль – контроль заключного стану виконаних робіт. Фактичні результати співставляються з плановими, використовуються для прогнозування діяльності організації та сприяють мотивації праці персоналу. Заключний контроль називають ще контролем після дії або контролем за результатом. Як і поточний контроль, заключний контроль це контроль із зворотнім зв’язком. В рамках завершального контролю зворотний зв'язок використовується:

• після того, як робота виконана;

• відразу по завершенні контрольованої діяльності;

• після закінчення визначеного наперед періоду часу, з метою співставлення фактично отриманих результатів з плановими.

На завершальному етапі контролювання основна увага зосереджується на якості продукції. Наприклад, компанії з виробництва побутової техніки впроваджують багаточасове випробування роботи своєї продукції.

Функції заключного контролю:

• отримання інформації, необхідної для планування, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому

• сприяння мотивації персоналу, преміюванням за фактично досягнуту результативність та ефективність роботи.