5. Координація

Координація - елемент організаційної діяльності, що визначає процес стикування дій різних посад та підрозділів організації. Всі підрозділи організації взаємозалежні у своїх діях. Потреба у координації визначається взамозалежністю її підрозділів:

Розрізняють такі форми взаємозалежності:

• підсумкова взаємозалежність – підрозділи мало взаємодіють, оскільки результати своєї діяльності об’єднують на організаційному рівні. Наприклад, в мережі крамниць одягу в кожній структурі свій поточний бюджет, персонал, видатки і надходження з кожної структури підсумовують;

• послідовна взаємозалежність - результат діяльності одного підрозділу є початковим для іншого підрозділу. Наприклад, в компанії Nissan – двигуни виробляють на одному заводі, й вони потрапляють на інший завод – де збирають автомобілі;

• зворотна взаємозалежність – діяльність між підрозділами відбувається в двох напрямках. Наприклад, в готелях відділ резервування номерів пов’язаний з господарським відділом, іншими відділами – якщо один відділ не виконує роботи, то гальмується робота іншого;

• групова взаємозалежність - з'являється у випадках, коли робота характеризується високою мірою невизначеності і для її виконання потрібні постійні консультації, наради всіх учасників.

Порядок координаційних дій фіксується в правилах та стандартах. Є спеціальні посади менеджерів, які координують діяльність взаємопов’язаних підрозділів. Інколи для координації використовують спеціальні інтеграційні відділи.

Механізми координації

Координація роботи здійснюється:

• шляхом підпорядкування (вертикальна координація);

• шляхом встановлення горизонтальних зв’язків між підрозділами, які знаходяться на одному організаційному рівні (горизонтальна координація)

• використання нетрадиційних механізмів координації.

Вертикальна координація ґрунтується на вказівках, які проходять по ланцюгу команд. В межах вертикальної координації менеджер узгоджує роботу своїх підлеглих. Одночасно робота даного менеджера узгоджується його начальником з роботою паралельних підрозділів. На практиці вертикальна координація реалізується:

• шляхом взаємної комунікації - безпосередні неформальні контакти між членами організації;

• шляхом прямого контролю - надання керівникові повноважень розподіляти завдання та контролювати їх виконання, тобто через використання їєрархії управління;

• шляхом стандартизації діяльності, тобто через визначення способу, за допомогою якого операція (завдання, дія) повинні бути виконані.

Стандартизація здійснюється через застосування: правил; стандартних операційних процедур; опрацювання графіків роботи.

Горизонтальна координація ґрунтується на взаємних контактах співробітників, що знаходяться на одному рівні в ієрархічній структурі. Горизонтальна координація здійснюється у чотирьох основних формах:

• взаємодопомога (особисті взаємозв’язки, взаємні комунікації) – це найпростіша форма координації (безпосередні неформальні контакти між співробітниками організації). Вона можлива за умови розвинутих неформальних зв’язків в організації та слугує методом збагачення роботи та зменшення кількості контролерів;

• оперативні групи (тимчасові робочі групи) – це організаційна група, яка створюється з працівників різних підрозділів для виконання спеціального завдання або вирішення специфічної короткострокової проблеми. Оперативна група – це засіб управління спеціальними проектами із залученням багатьох людей із різних підрозділів. Одночасно вона слугує засобом підвищення гнучкості організації та прискорення реакції на зміни;

• комісії (постійні робочі групи) - – це постійна група, яка сформована з представників різних підрозділів організації з метою вирішення певної довгострокової проблеми або виконання довгострокового завдання;

• збори за участю співробітників різних підрозділів організації.

Нетрадиційні механізми координації включають:

• організаційну культуру – комплекс цінностей, пріоритетів, неписаних правил, що впливають на ведення справ організацією та в організації;

• неформальну організацію – система взаємозв’язків між співробітниками організації, які виникають і розвиваються спонтанно (не санкціоновано). Внаслідок цього в організації формуються неформальні центри влади, тобто такі, які не відображені в організаційній схемі.