4. Повноваження

Повноваження – елемент організаційної діяльності, що визначає владу, делеговану організацією певній посадовій особі та проявляється в обмеженому праві на використання ресурсів організації й спрямовувати зусиль працівників на виконання визначених завдань. Повноваження завжди передбачають відповідальність.

Відповідальність – необхідність, обов'язок посадової особи відповідати за свої дії та результати цих дій при виконанні поставленого завдання.

За допомогою повноважень встановлюються формальні відносини та посадові зв`язки працівників в організації. Саме вони є основою для упорядкування спільної діяльності підрозділів і забезпечують можливість координування роботи організації. Документаційно, у відповідності до кожної посади, встановлюються посадові обов’язки, що затверджуються керівником організації. Працівник знайомиться із своїми посадовими обов’язками при прийомі на роботу.

Повноваження бувають трьох типів:

• лінійні;

• штабні;

• функціональні.

Лінійні повноваження – це повноваження, які передаються від начальника безпосередньо підлеглому і далі іншим підлеглим. Делегування лінійних повноважень утворює ієрархію рівнів управління в організації. Така ієрархічна побудова називається "скалярним принципом організації". Отже, повноваження лінійного керівника знаходяться у прямому ланцюгу команд від вищого керівника до виконавця.

Штабні повноваження (апаратні, адміністративні) – це повноваження, що передаються особам, які здійснюють консультативні, обслуговуючі функції щодо лінійних керівників. Повноваження штабного керівника пов’язані з експертизою, підготовкою рекомендацій, підтримкою лінійних керівників. Сутність штабних посадових зв’язків полягає у їх дорадчому характері.

Функціональні повноваження - це повноваження, що дозволяють особі, якій вони передаються, в межах її компетенції пропонувати або забороняти певні дії підлеглим лінійних керівників. Тобто, функціональні повноваження дають право контролю за окремими видами діяльності інших підрозділів. При цьому слід зауважити, що функціональні повноваження є обмеженою формою повноважень. Вони охоплюють лише окремі специфічні види діяльності (наприклад, робота з кадрами, організація обліку тощо). Підлеглий, на якого розповсюджуються дії функціонального керівника має одразу двох начальників - лінійного та функціонального. Це часто спричинює конфлікти між центральним апаратом управління компанією та керівниками лінійних підрозділів.

Відповідальність та повноваження мають бути збалансованими з підзвітністю за допомогою:

• заохочення у випадках позитивного результату виконання завдання;

• покарання – у випадках негативного результату виконання завдання.

З повноваженнями пов’язані два специфічні питання менеджменту: делегування повноважень, децентралізації.

Делегування повноважень – це процес передавання керівником частини будь-якої своєї роботи та повноважень, необхідних для її виконання, підлеглому, який приймає на себе відповідальність за її виконання.

Необхідність делегування повноважень є наслідком:

• обмеженості можливостей та здібностей керівника - одна людина не спроможна виконувати весь комплекс робіт з управлінню всією організацією;

• сучасні наукомісткі технології виробництва та управління потребують спеціалізації, високої кваліфікації .

Делегування повноважень може бути:

• тривалим – коли керівник доручає працівнику самостійно виконувати завдання. У такому разі завдання включають в посадові обов'язки;

• частковим (разовим) дорученням, при цьому саме завдання залишається у функціональній сфері керівника.

Важливість делегування повноважень:

1. Керівник звільняється від поточних, рутинних справ и може приділяти час за вирішення глобальних стратегічних задач.

2. Підвищується якість і оперативність прийняття управлінських рішень, оскільки їх приймають на тому рівні, де відомі подробиці роботи, що виконується.

3. Підвищується ефективність управління, а рахунок запобігання часу на очікування розпоряджень та вказівок.

4. Можливість виявити резерв на керівні посади.

5. Підлеглий має кращу за керівника (відповідну) освіту, знання, досвід з розробки та вирішення даного завдання.

6. Самоствердження працівника - як вища ступінь мотивації персоналу.

7. Стимулювання розвитку здібностей, ініціативи, самостійності та компетенції підлеглих, сприяння застосуванню їх професійних знань і досвіду.

Делегування повноважень охоплює:

• передавання повноважень - надання підлеглому обмеженого права приймати рішення, використовувати ресурси і спрямовувати зусилля підлеглих на виконання поставлених завдань;

• прийняття відповідальності – підлеглий приймає зобов’язання виконувати поставлені завдання та забезпечувати їх задовільне вирішення;

• підзвітність - вимога до підлеглого, який, використовуючи свої повноваження, має усвідомлювати наслідки своїх дій і повідомляти про них своєму безпосередньому начальнику. 

Завдання, що підлягають делегуванню:

• рутинна робота;

• спеціалізована діяльність;

• приватні питання;

• підготовча робота (проекти);

• середньо і довгострокові задачі, що можуть мотивувати працівника.

Завдання, що не підлягають делегуванню:

• встановлення місії, цілей організації, прийняття рішень з стратегічних питань;

• контроль результатів діяльності організації;

• керівництво співробітниками, їхня мотивація;

• задачі особливої важливості та строго довірчого характеру (комерційна таємниця);

• задачі високого ступеню ризику;

• надзвичайні та термінові справи, які не залишають часу для пояснення та повторного ообговорення.

Основні принципи делегування повноважень:

• Делегування на основі очікуваних результатів - вимагає якісного планування та чіткого визначення цілей.

• Принцип функціональної дефініції - керівник кожного підрозділу повинен мати повноваження, необхідні для координації дій підрозділу з всією компанією.

• Скалярний принцип - повноваження передаються безпосередньо від керівника вищого рівня до керівника нижчого рівня.

• Принцип рівня повноважень - на кожному рівні управління є повноваження, які вимагають прийняття рішень у рамках компетенції підприємства. На кожному рівні керівник приймає рішення відповідно до обсягу своїх повноважень.

• Принцип єдиноначальності чим щільніший зв’язок підлеглого з керівником, тим менше ймовірність одержання суперечливих вказівок та вище почуття персональної відповідальності. Тому повноваження надаються підлеглому від одного керівника.

• Принцип безумовної відповідальності - підлеглі несуть відповідальність перед безпосереднім керівництвом, а керівник – перед організацією за всю роботу підпорядкованого йому колективу.

• Принцип відповідності повноважень та відповідальності - обсяг повноважень повинен відповідати мірі відповідальності. Кому багато дається з того багато спитається.

Для забезпечення успішної діяльності організації необхідно розуміння підлеглими завдань керівника, з одного боку, і вміння керівника делегувати повноваження – з іншого.

В процесі делегування повноважень керівник зобов’язаний:

1. Надати підлеглому інформацію щодо: змісту завдання, термінів виконання, якості та обсягів роботи, визначити кінцеві результати (проект бізнес-плану, укладання угоди про наміри, розробка проекту, тощо).

2. Надати підлеглому право на: використання ресурсів (фінансових, трудових, матеріальних, інформаційних), на ризик, на помилку, самому обирати найкращий спосіб досягнення результату.

3. Покласти на підлеглого відповідальність за виконання управлінського рішення.

4. В залежності від завдання, надати підлеглому додаткових прав: підпису необхідних документів, ведення переговорів, керівника вищого рівня з ініціативами.

5. Узгодити з працівником винагороду за виконання делегованого завдання: додаткова оплата, підвищення по службі, незвичайне звання, подяка, особливий статус, комфортабельні умови роботи.

6. Впевнитись у тому, що підлеглий розуміє, чого саме від нього вимагають:

• чому роботу необхідно виконати;

• чому саме йому доручають її виконання;

• в які терміни робота мусить бути виконана;

• на які самостійні рішення він має право;

• на який попередній досвід він може спиратися;

• які звіти про роботу він зобов'язаний представити;

• на які засоби і яку допомогу він може розраховувати;

• яким чином менеджер буде контролювати виконання роботи.

Крім вищезазначеного при делегуванні повноважень керівник має:

• підбирати працівників, що відповідають даному завданню;

• розподіляти сфери відповідальності;

• координувати делегування та виконання доручених задач. Наприклад, при організації конференції визначається хто за що відповідає: за програму, за запрошення, за видання матеріалів, за зустріч і поселення учасників, за проведення культурної програми, тощо;

• стимулювати і консультувати підлеглих. Керівник може не розумітися на технології виробництва, для цього у нього є технологи для кожної стратегічної одиниці бізнесу, проте тільки він можете проконсультувати підлеглого чи процес виконання завдання вписується в корпоративну стратегію;

• здійснювати контроль робочого процесу і результатів виконання завдання;

• давати оцінку роботи своїх підлеглих;

• припиняти спроби зворотного і наступного делегування.

На підлеглих теж покладаються певні обов’язки при делегуванні повноважень. А саме:

• самостійно здійснювати делеговану діяльність і приймати рішення під свою відповідальність;

• вчасно і докладно інформувати керівника про хід виконання дорученого завдання. Періодичність такої звітності обговорюється при першій розмові щодо доручення завдання. Це може бути часовий графік або доповідь за етапом виконання;

• доводити до керівника про всі незвичайні випадки;

• координувати свою діяльність із колегами, піклуватись про обмін інформацією;

• підвищувати кваліфікацію, щоб відповідати вимогам.