ИТ в экономике / учебник / карминский ис в э

бумажек задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполне­ ние предыдущих решений. При этом как бы "за кадром" оставались сами решения и технология их порождения: основная творческая пе­ реработка небольших потоков информации проводилась человеком и "проявлялась" в виде бумажек.

Многие, наверное, обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще все­ го отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. В то же время бы­ стро подготовить документ - не значит занести его текст в компью­ тер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информа­ ции, многократные и многосторонние обмены ею между исполните­ лями, контрольные операции, компоновку, согласование и утвержде­ ние результирующих документов.

Проблема компьютеризированного беспорядка всюду осознана, но мало где решена по-настоящему. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческо­ го решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с до­ кументами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15 % бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30 % всего рабочего времени. А при пе­ реходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается на 25 - 50 %. Следовательно, внедряя информационные технологии, любая органи­ зация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффек­ тивности труда своих сотрудников и компании в целом.

3.2.1. Документационное обеспечение управления

Автоматизация документооборота любой организации заключа­ ется в реализации функций комплексной автоматизации задач разра­ ботки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. Документооборот: что это такое и почему мы о нем го­ ворим? Прежде всего надо определиться с дефинициями, входящими в это понятие.

Основное понятие рассматриваемой области - несомненно, доку^- мент. Этот термин появился в России в XVI в. (лат. documentum - доказательство). Федеральный закон "Об информации, информатиза­ ции и защите информации" определяет понятие документа как "за­ фиксированную на материальном носителе информацию с реквизи­ тами, позволяющими ее идентифицировать".

В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Терми­ ны и определения" зафиксировано следующее определение: "Доку­ ментооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или пере­ дачи в архив". Сущность документационного обеспечения управле­ ния (ДОУ), объединяющего процессы документирования и организа­ ции работы с документами, отражена на рис. 3.6.

Документационное обеспечение управления

Рис. 3.6. Состав документационного обеспечения управления

Достаточно часто отождествляются понятия "документооборот" и "делопроизводство", в то время как ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению докумен­ тов" определяет делопроизводство как "комплекс мероприятий по обес-

172 Глава 3

печению документационного обеспечения управления предприятия или организации, систематизация архивного хранения документов, обеспе­ чение движения, поиска, хранения и использования документов".

Цокументационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управления. Документирование представляет собой создание доку­ ментов, т.е. их составление, оформление и изготовление. К организа­ ции работы с документами относят технологии обработки докумен­ тов, согласование, регистрацию и контроль их исполнения.

Разделяют три основные формы организации работы с докумен­ тами: централизованную, децентрализованную и смешанную.

К централизованной форме относится обработка всей документа­ ции, подлежащей централизованной регистрации. За обеспечение централизованного документооборота отвечает, как правило, специ­ альное подразделение, а все структурные единицы работают по еди­ ным утвержденным правилам. Эта форма требует комплексной авто­ матизации всех документальных операций.

При децентрализованной форме правила и методики, сформули­ рованные в центральном аппарате, в самостоятельных структурных единицах могут быть изменены в соответствии с характером дея­ тельности или сложившимися традициями.

Смешанная форма работы с документами используется в круп­ ных учреждениях и организациях со сложной структурой. Как прави­ ло, такая форма проведения документальных операций используется при больших объемах документооборота.

Выделяют три основных потока документов (рис. 3.7):

•входящие документы, поступившие от внешних адресатов и обрабатываемые структурными подразделениями организации;

•исходящие документы, выпускаемые структурными подразде­ лениями для отправки во внешние организации;

•внутренние документы, издаваемые руководителем или струк­ турными подразделениями для рассылки внутри службы (например, приказы, инструкции, справки).

Каждый документ включает в себя два компонента:

•информационный (текст, отражающий основное содержание) - пользователями документа являются руководители и исполнители, непосредственно ведущие работу с документом;

•технологический (отметки о прохождении документа) - поль­ зователями документа являются делопроизводители и секретари.

Основные потоки документов

Входящие Внутренние Исходящие

Рис. 3.7. Основные потоки и пользователи документов

Процесс обработки документальной информации содержит ряд этапов (рис. 3.8). Входящий документ попадает на регистрацию, ко­ торая осуществляется в управлении делами делопроизводителями или, в упрощенном варианте, секретарями. Далее документ рассмат­ ривается руководителями, которые определяют исполнителей данно­ го документа. Если документ "рождается" в самой организации, то, как правило, именно этот этап является для документа исходным, поскольку руководитель своим распоряжением инициирует создание документа.

Далее образуется внутренний контур прохождения документа, в рамках которого циркулируют внутренние документы (исполнение, согласование, утверждение, регистрация внутренних документов).

Именно внутренний контур прохождения документов порождает версионность документа, когда на различных этапах его движения создаются новые варианты (версии). Особенно это характерно для этапа согласования, когда вариант документа вызывает появление замечаний, требующих доработки.

После завершения работы над документом и его утверждения (или подписания) руководителем исходящие документы регистриру­ ются и направляются адресатам.

Делопроизводители

Рис. 3.8. Этапы обработки документа

До недавнего времени, говоря о документообороте, подразумева­ ли лишь движение бумажных документов. Появление ЭВМ академик В.М. Глушков связывал с началом безбумажной информатизации, поскольку технические достижения на основе электроники сделали возможным отображать информацию и управлять ею, не прибегая к печатным (бумажным) формам.

3.2.2. Автоматизация документооборота

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что пред­ полагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качест-

венно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, раси1ирился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других, приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

В середине 1990-х гг. в связи с распространением компьютерных технологий и ростом количества электронных документов возник спрос на полнофункциональные универсальные системы, которые настраивались бы на решение любых задач. Но в этот же период вре­ мени поставщики операционных систем и традиционных офисных приложений стали включать в свои продукты типовые функции документоориентированных систем: версионность, выписка-возврат документов и пр. Многие пользователи стали задаваться вопросом: "Зачем покупать систему управления документами, когда все и так есть в самой операционной системе, например в Windows?" Вот именно этот сакраментальный вопрос и стал камнем преткновения, вызвав задержку широкого внедрения столь необходимых систем управления электронными документами.

Безусловно, можно работать и без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант приведен на рис. 3.9. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, применяется общеизвестная программа Microsoft Outlook. С ее помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появле­ нию ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

1. Разнесенность классификаторов и словарей. Поскольку в по­ добной структуре нет единого базового компонента, структурные подразделения организации вынуждены локально формировать соб­ ственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

2. Отсутствие автоматизированных корпоративных справочни­ ков. Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подклю­ чения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации. Единственное, что можно сделать, - это распространить одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

MS Outlook

среда распространения <:УЛ

документов, Финансовый блок

электронная почта

Рис. 3.9. Типовой вариант работы с документами без применения СУЭД

3.Регистрация документов проводится вручную. Все необходи­ мые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или спи­ ски, не обрабатываемые автоматизированными системами.

4.Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очеред­ ным исполнителем. Однако это не самое лучшее решение - документ (особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по це­ почке, определяемой регламентами, принятыми в организации.

5.Затруднено проведение контроля за исполнением. Едва ли дос­ тупной операцией становится автоматизированный контроль за свое­ временным исполнением документа, если речь идет только о пере­ сылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о доку­ менте в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

6.Затруднен мониторинг версионности документа, слоэюен про­ цесс согласования. При подобной схеме работы у каждого исполни­ теля в цепочке может создаваться "своя" версия документа. Даже ее-

Документы пересылаются с помощью СУЭД, которая содержит единые для всей организации базы справочников, классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется внутренними регламентами в зависимости от вида документа. В ор­ ганизации создается архив электронных документов, включающий два компонента:

•электронный архив, содержащий электронные образы доку­ ментов;

•базу данных, содержащую электронные документы, созданные

впринятых в организации средах.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью информационного портала (рис. 3.11).

Интернет

Рис. 3.11. Схема организации работы с применением портала

Корпоративный информационный портал - средство коллектив­ ной работы сотрудников предприятия (организации) с корпоратив­ ными территориально распределенными информационными ресур­ сами на основе применения Web-технологий.

Как показала практика, внедрение систем управления электрон­ ными документами и переход к полноценному электронному доку­ ментообороту позволяют обеспечить следующие результаты:

•сокращение времени обработки документов на 75%;

•рост производительности труда персонала функциональных подразделений на 20 - 25%;

•повышение качества бизнес-процессов;

•улучшение исполнительской дисциплины;

•рост уровня информационной безопасности;

•возможность перехода к применению электронной цифровой подписи;

•надежное взаимодействие между рабочими группами;

•переход к использованию единой базы знаний организации. Достижение перечисленных показателей создаст безусловные пред­

посылки повышения эффективности деятельности организации в целом.

3.2.3. Функциональность и архитектура системы

Функциональность компьютерной системы - это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение. В част­ ности, современная система управления документами должна обес­ печивать все библиотечные сервисы (рис. 3.12).

\.Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.

2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование докумен­ тов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.

3. Создание и редактирование документов.

4.Версионность и управление версиями. В ходе работы над доку­ ментом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.

5.История работы с документами для учета обращения к доку­ ментам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.