Лабораторные работы №22, 23. Разработка базы данных с использованием СУБД OpenOffice.org Base

Лабораторные работы №22, 23. Разработка базы данных с использованием СУБД OpenOffice.org Base

Общие сведения о реляционных базах данных (БД)

Информация является продуктом обработки данных с использованием соответствующих этим данным методов. Данные должны быть структурированы вне зависимости от технической базы их хранения и обработки.

При автоматизации процессов обработки данных их формализация и структурирование приобретают особенно большое значение.

Правильное проектирование системы хранения и обработки данных является трудоемкой задачей. Однако она решается однократно. При неудачном проектировании и последующей реализации системы неэффективные решения будут использованы многократно, что может существенно повлиять на целесообразность использования этой системы.

Реляционная база данных является совокупностью элементов данных, организованных в виде набора формально описанных таблиц, из которых данные могут быть доступны или перекомпонованы множеством различных способов без реорганизации таблиц баз данных. В соответствии с терминологией баз данных таблица состоит из полей (столбцов таблицы), каждое из которых имеет уникальное имя и содержит данные одинакового типа, и записей (строк таблицы), которые и содержат связанные по смыслу данные.

Система управления реляционными базами данных (СУБД) является программой, которая позволяет создавать, обновлять и администрировать реляционную базу данных. СУБД использует инструкции SQL (Structured Query Language), вводимые пользователем или содержащиеся в программе приложения, и позволяет создавать, обновлять или обеспечивать доступ к базе данных.

OpenOffice.org Base является системой управления реляционными базами данных, которая входит в состав интегрированного пакета OpenOffice.org и позволяет реализовывать основные операции по созданию баз данных и обработке хранящейся в них информации.

ВOpenOffice.org Base можно обращаться к данным, хранящимся в различных форматах файлов баз данных. OpenOffice.org Base поддерживает в естественном режиме некоторые обычные файловые форматы баз данных, например, dBASE. Кроме того, можно использовать OpenOffice.org Base для подключения к внешним реляционным базам данных, например, к базам данных MySQL или Oracle.

Вбазе OpenOffice.org невозможно изменить структуру базы данных или

редактировать, вставлять и удалять записи для следующих типов базы данных:

●файлы электронной таблицы;

●текстовые файлы;

●данные адресной книги. Они доступны только для чтения.

2

Лабораторные работы №22, 23. Разработка базы данных с использованием СУБД OpenOffice.org Base

Проектирование базы данных

Рассмотрим в качестве примера организацию по продажам комплектующих к компьютерам. Каждому из сотрудников поручен определенный набор функций, для выполнения которых он должен располагать некоторым набором данных о деятельности предприятия. Выделим, например, следующие данные:

●сведения о товарах (наименование, тип, описание, цена, количество на складе, поставщик и т.д.);

●сведения о клиентах, которые приобретают товар (наименование, юридический адрес, почтовый адрес, банк клиента, номера счетов и т.д.);

●сведения о продажах (дата продажи, проданный товар, количество проданного товара, клиент-покупатель, сведения об оплате товара, сведения о доставке товара и т.д.);

●сведения о поставщиках товаров (наименование товара, наименование поставщика, реквизиты поставщика и т.д.).

Все данные можно хранить в одной таблице, однако такое решение не является рациональным:

1)одни и те же данные в таблице могут повторяться многократно, например, весь набор сведений о товаре; объем файла при этом неоправданно возрастает;

2)права доступа к данным должны быть разграничены, сотрудник имеет возможность использовать только тот набор данных, который необходим ему для выполнения порученной работы.

Удобнее использовать несколько таблиц; для приведенного примера это могут быть таблицы «Товары», «Клиенты», «Продажи», в каждой из которых хранится соответствующий набор данных. В таблицу «Продажи» необходимо ввести сведения о товаре и о покупателе –

установить отношения между таблицами.

Целесообразно ввести кодирование данных – записей в таблицах «Товары», «Клиенты».

Ясно, что приведенный перечень данных о деятельности организации не является исчерпывающим. Каждому из подразделений (служб) предприятия необходим свой набор данных. Поэтому количество данных возрастает, что делает задачу разнесения их по различным таблицам еще более актуальной.

Начальный этап создания базы данных удобно выполнять без компьютера: продумать содержание (поля) каждой из таблиц и параметры полей, зафиксировать с помощью карандаша и бумаги возможные варианты и выбрать наилучший.

Создание новой базы данных

Запуск на выполнение OpenOffice.org Base можно выполнить обычным способом, используя команды меню ПУСК. Затем выберите команду Файл / Создать / База данных. При этом запускается Мастер баз данных, с помощью которого можно создать новый файл базы данных.

Мастер баз данных создает файл базы данных, содержащий сведения о базе данных. Число шагов мастера может меняться в зависимости от действий пользователя и типа базы данных. Создание нового файла базы данных с помощью мастера предусматривает выполнение двух этапов (рисунок 1):

3

Лабораторные работы №22, 23. Разработка базы данных с использованием СУБД OpenOffice.org Base

1.Выбор базы данных.

2.Сохранить и выполнить.

Следует выбрать команду Создать новую базу данных, затем команду Далее.

Рисунок 1 – Окно Мастера баз данных (шаг 1)

Следует зарегистрировать базу данных OpenOffice.org и открыть базу для редактирования (рисунки 2, 3).

Рисунок 2 – Окно Мастера баз данных (шаг 2)

4

Лабораторные работы №22, 23. Разработка базы данных с использованием СУБД OpenOffice.org Base

Рисунок 3 – Сохранение файла БД

После этого в окне OpenOffice.org Base появится окно новой пустой базы данных (рисунок 4), которое содержит три диалоговых панели: с левой стороны панель База данных с кнопками для переключения между объектами базы данных (таблицами, запросами, формами, отчетами), справа – панели Задачи и Таблицы (Запросы, Формы, Отчеты – в зависимости от выбора на левой панели).

Рисунок 4 – Окно БД_ТоргОрг-1.odb

Создание таблиц БД

Таблица БД – объект относительно несложный, используйте для его создания режим дизайна (рисунок 5). Самостоятельно дома познакомьтесь с режимом Использовать мастер для создания таблиц.

5

Лабораторные работы №22, 23. Разработка базы данных с использованием СУБД OpenOffice.org Base

Окно Контекстно й помощи

Рисунок 5 – Окно Дизайнера таблиц

На верхней панели Дизайнера таблиц расположена область проекта таблицы. Проект таблицы содержит три колонки – Название поля, Тип поля и Описание (в колонке Описание можно ввести сведения о назначении поля). В нижней части окна на панели Свойства поля следует задать свойства полей таблицы.

Список Тип поля содержит 21 позицию – текст, числа, логические переменные, картинку и др.

Следует ввести:

●название поля с клавиатуры;

●тип поля – выбрать из раскрывающегося списка;

●задать свойства поля; набор свойств определяется выбранным типом поля (например, для типа Целое доступен список Автозначение – Да/Нет; Обязательное – Да/Нет;

Длина – количество символов; Значение по умолчанию; Пример формата).

Обратите внимание! В правом окне панели Свойства поля отображается контекстная подсказка к выбору значения параметра поля!

Указанные операции следует повторить для каждого из полей таблицы. Записи, в которых допущены ошибки, можно отредактировать либо полностью удалить. Для удаления записи удобно использовать соответствующую команду контекстного меню, установив предварительно курсор на столбец маркировки (самый левый столбец, он выделен серым цветом).

Чтобы каждая запись однозначно идентифицировалась, надо добавить первичный ключ в таблицу БД, используя команду Первичный ключ контекстного меню (курсор находится на столбце маркировки).

Таблицу следует сохранить обычным способом ([Ctrl]+[s]) или командой Сохранить основного меню. Если первичный ключ не был указан, то СУБД выдаст предупреждение (рисунок 6).

6