31. Завершение проекта

Завершение проекта наступает, когда достигаются цели заказчика или когда становится ясно, что это невозможно никаким образом.

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

закрытие контрактов - завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров.

административное завершение - подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Различают следующие варианты завершения проекта:

1. Проект завершен вследствие того, что он был успешным и достиг своих целей. Проект может быть также завершен, если его постигла неудача.

2. Проект был завершен созданием самостоятельного структурно­го подразделения организации. В этом случае персонал, собствен­ность, оборудование передаются из проекта в подразделение.

3. Сложный проект успешно завершен. Имущество, люди, ма­териалы, оборудование и функции проекта распределяются между соответствующими структурами организации.

4. Медленное «угасание проекта» вследствие сокращения бюд­жета.

Закрытие проекта - очень ответственная процедура, требующая достаточной организованности для того, чтобы завершить работу в установленные сроки, особенно если следующее назначение менеджера проекта еще не определено.

По этой и другим причинам проекты очень часто не заканчиваются в запланированное время. В проекте может оставаться всего лишь несколько человек, но и в таком случае длительный период завершения способен обусловить финансовую неудачу прибыльного до сей поры проекта. Пока хотя бы один наряд на работу будет незакрытым, соответствующие расходы не перестанут относить на счет проекта.

В некоторых компаниях считают, что для завершения проекта в запланированный срок ближе к окончанию работ необходимо заменить менеджера проекта сотрудником, имеющим опыт закрытия проектов. Во время завершения проекта, выполняемого по контракту, очень важную роль играет администратор по контрактам.

План и расписание закрытия проекта

По мере приближения фазы завершения проекта менеджер проекта создает особый план и расписание завершения работ. В этот план входят, по меньшей мере, следующие основные элементы:

• контракт - поставка продукта и/или услуги и приемка заказчиком. Выполнение всех контрактных требований;

• авторизация работ - закрытие нарядов на работу и обеспечение завершения всех субподрядов;

• финансы - получение средств от заказчика, закрытие отчетных документов проекта;

• персонал - назначение на новые должности или увольнение сотрудников офиса проекта либо членов команды проекта;

• оборудование и помещения - закрытие офиса проекта, освобождение помещений, занятых офисом и командой проекта;

• документация - передача архива проекта и другой проектной документации менеджеру, исполняющему соответствующие должностные обязанности.

На фазе завершения основную ответственность несут менеджер проекту и администратор по контрактам. Ниже обязанности этих сотрудников приводятся повторно для акцентирования внимания. Менеджер проекта призван:

• обеспечить все необходимое для предоставления заказчику результатов проекта в должном виде, чтобы приемка и завершение работ бьши проведены с наибольшей эффективностью и выгодой для организации;

• обеспечить соответствие плана и графика приемки требованиям контракта с заказчиком;

• оказывать помощь юридическому, финансовому отделу, а также отделу администрирования контрактов и маркетинга в подготовке плана завершения проекта и необходимых данных по завершению проекта;

• получить планы по завершению проекта от каждого функционального подразделения, принимЕпощего в нем участие, и утвердить их;

• отслеживать операции по завершению проекта, включая перераспределение избыточных материалов;

• уведомить финансовые и функциональные подразделения о завершении работ по проекту,

• отслеживать поступление платежей от заказчика до получения оплаты в полном объеме.

Администратор по контрактам должен:

• в тот момент, когда выполнены все контрактные обязательства (за исключением обязательств о долгосрочной гарантии или поставке запасных частей), убедиться, что заказчик своевременно в письменной форме уведомлен об этом факте;

• обеспечить подготовку всей формальной документации, необходимой для приемки продукта заказчиком, в соответствии с требованиями контракта;

• способствовать завершению всех действий компании и заказчика по закрытию контракта и получению окончательного платежа;

• выставить счет на окончательный платеж;

• всегда, когда возможно, получать от заказчика подтверждение о выполнении компанией контрактных обязательств и освобождении ее от дальнейших обязательств, кроме связанных с гарантийным обслуживанием (если таковые имеются).

32. Анализ чувствительности проекта

Анализ чувствительности проекта- Метод оценки влияния изменения различных исходных переменных на результирующие показатели реализации проекта. Например, изменение значения КРУ при изменении вели­чины ставки дисконтирования

Анализ чувствительности проекта Задача количественного анализа состоит в численном измере­нии влияния изменений рискованных факторов на эффектив­ность проекта. Общая схема анализа чувствительности проекта состоит в следующем.

Анализ чувствительности происходит при «после­довательно-единичном» изменении каждой переменной: только одна из переменных меняет свое значение, на основе чего пересчитывается новая величина используемого кри­терия. После этого оценивается процентное из­менение критерия по отношению к базисному случаю и рассчи­тывается показатель чувствительности, представляющий собой отношение процентного изменения критерия к изменению значе­ния переменной на один процент. Таким же образом исчисляются показате­ли чувствительности по каждой из остальных переменных.

Анализ чувствительности проекта позволяет оценить, как из­меняются результирующие показатели реализации проекта при различных значениях заданных переменных, необходимых для расчета. Этот вид анализа позволяет определить наиболее крити­ческие переменные, которые в наибольшей степени могут по­влиять на осуществимость и эффективность проекта.

В качестве варьируемых исходных переменных принимают: объем продаж;

цену за единицу продукции; инвестиционные затраты или их составляющие; график строительства; операционные затраты или их составляющие; срок задержек платежей; уровень инфляции; процент по займам, ставку дисконта и др.

В качестве результирующих показателей реализации проекта могут выступать: показатели эффективности; ежегодные показатели проекта.

При относительном анализе чувствительности сравнивается относительное влияние исходных переменных на ре­зультирующие показатели проекта. Этот анализ позволяет опре­делить наиболее существенные для проекта исходные перемен­ные; их изменение должно контролироваться в первую очередь.

Абсолютный анализ чувствительности позволяет определить чис­ленное отклонение результирующих показателей при изменении значений исходных переменных. Значения переменных, соответству­ющие нулевым значениям результирующих показателей, соответ­ствуют рассмотренным выше, показателям предельного уровня.