41. Сортировка и поиск данных в ms Excel

Сортировка данных

Часто данные в своём первоначальном виде представлены в хаотичном порядке, то есть не являются отсортированными положенным образом. Чтобы не заниматься их сортировкой вручную, можно воспользоваться специальной функцией Excel.

Для этого следует установить системный курсор на ячейку таблицы, данные которой требуется отсортировать и выбрать пункт "Сортировка" из меню "Данные". В открывшемся диалоге пользователь может задать выполнение операции по любым трём полям таблицы. Сразу после открытия этого диалога, фокус находится в первом поле ввода. Здесь следует выбрать или просто вписать название первого поля, по значениям которого будет осуществляться сортировка. Сразу после этого поля идёт группа из двух радиокнопок, где можно указать направление сортировки: "По возрастанию" или "По убыванию". После этого идёт две аналогичные пары элементов диалога, где можно выбрать ещё два дополнительных поля для сортировки и задать направление. Если выполняется сортировка текстовых данных, то направление отвечает за выстраивание либо в прямом, либо в обратном алфавитном порядке. После трёх пар аналогичных элементов управления для задания правил сортировки по трём полям таблицы, идёт ещё одна группа радиокнопок, которая определяет, следует ли включать первую строку диапазона в сортировку или она является строкой заголовков и, соответственно, её нельзя включать в число обрабатываемых строк. По умолчанию установлено, что первая строка содержит заголовки полей и не будет участвовать в сортировке.

В диалоговом окне сортировки также имеется кнопка "Параметры", нажав на неё, можно открыть меню дополнительных настроек. Здесь можно задать сортировку либо с учётом регистра, либо без, а также указать, как именно производить сортировку: по строкам или по столбцам. По умолчанию сортировка производится по строкам, то есть строки сортируются в зависимости от значений одного или нескольких столбцов. Во втором случае, столбцы будут сортироваться в зависимости от значений одной или нескольких строк.

Поиск данных

Поиск данных по электронной таблице Excel осуществляется при помощи наложения так называемых "фильтров", то есть наборов определённых критериев. Для работы с фильтрами Excel требуется, чтобы обрабатываемая таблица имела строку заголовков. Если она отсутствует, необходимо добавить новую верхнюю строку и указать заголовок для каждого столбца.

Для активации функции "Автофильтр", требуется, находясь курсором в таблице, в меню "Данные", в подменю "Фильтр" нажать на пункт "Автофильтр". Это действие не открывает какое-либо диалоговое окно, а лишь отмечает данный пункт меню, включая эту функцию.

После включения Автофильтра визуально в каждой ячейке строки заголовков появится значёк в виде небольшой стрелки вниз, информирующий о том, что в ней можно открыть специальное меню Автофильтра. Меню Автофильтра открывается командой Alt+DownArrow, для закрытия меню, без выбора какого-либо пункта, служит команда Alt+UpArrow. Это меню содержит следующие пункты:

- Сортировка по возрастанию,

- Сортировка по убыванию,

- Все,

- Первые 10,

- Условие.

Ниже в алфавитном порядке идут все значения текущего столбца. Если какое-либо значение в столбце повторяется, в этом меню оно будет отображено лишь один раз.