Примечания

• Если уже имеются формулы подведения итогов внутри аргументов "ссылка1;ссылка2;..." (вложенные итоги), то эти вложенные итоги игнорируются, чтобы избежать двойного суммирования.

• Для констант "номер_функции" от 1 до 11 функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ учитывает значения строк, скрытых с помощью команды Скрыть строки (меню Формат, подменю Скрыть или отобразить) в группе Ячейки на вкладке Главная в настольном приложении Excel. Эти константы используются для получения промежуточных итогов с учетом скрытых и нескрытых чисел списка. Для констант "номер_функции" от 101 до 111 функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ исключает значения строк, скрытых с помощью команды Скрыть строки. Эти константы используются для получения промежуточных итогов с учетом только нескрытых чисел списка.

• Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ исключает все строки, не включенные в результат фильтра, независимо от используемого значения константы "номер_функции".

• Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ применяется к столбцам данных или вертикальным наборам данных. Она не предназначена для строк данных или горизонтальных наборов данных. Так, при определении промежуточных итогов горизонтального набора данных с помощью значения константы "номер_функции" от 101 и выше (например, ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;B2:G2)), скрытие столбца не повлияет на результат. Однако на него повлияет скрытие строки при подведении промежуточного итога для вертикального набора данных.

• Если среди ссылок есть трехмерные ссылки, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

Пример

Скопируйте образец данных из следующей таблицы и вставьте их в ячейку A1 нового листа Excel. Чтобы отобразить результаты формул, выделите их и нажмите клавишу F2, а затем — клавишу ВВОД. При необходимости измените ширину столбцов, чтобы видеть все данные.

Данные
120
10
150
23
Формула	Описание	Результат
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;A2:A5)	Значение промежуточного итога диапазона ячеек A2:A5, полученное с использованием числа 9 в качестве первого аргумента.	303
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(1;A2:A5)	Среднее значение промежуточного итога диапазона ячеек A2:A5, полученное с использованием числа 1 в качестве первого аргумента.	75,75
Примечания
В качестве первого аргумента функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ необходимо использовать числовое значение (1–11, 101–111). Этот числовой аргумент используется для промежуточного итога значений (диапазонов ячеек, именованных диапазонов), указанных в качестве следующих аргументов.

Вопрос10 Функции работы с базой данных ms excel / Критерии отбора

Функции для работы с базой данных.

В Microsoft Excel имеются встроенные функций, предназначенных для работы с базами данных. Эти функции имеют одинаковый синтаксис:

БДФункция(база_данных; поле; критерий)

Аргументы:

• база_данных - интервал ячеек, задающий базу данных;

• поле - столбец, используемый функцией. Этот аргумент можно задать в виде текста в двойных кавычках (название поля) или как число (номер столбца в списке полей);

• критерий - диапазон условий, задающих условия для поиска. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек или как имя диапазона, например "Критерии". Диапазон условий должен быть введен отдельно от списка. Он состоит из строки подписей условий и одной или нескольких строк самих условий. Условия, перечисленные в одной строке диапазона условий должны выполняться одновременно, в разных - хотя бы одно из условий должно быть удовлетворено. Если Вы хотите выполнить операцию над целым столбцом, необходимо ввести пустую ячейку под названием столбца в диапазоне критерия.

Функции для работы с базами данных просматривают диапазон, определенный как база_данных, отбирают из него записи, удовлетворяющие критерию и в указанном поле:

• БСЧЁТ - подсчитывает количество ячеек, содержащих числа;

• БСЧЁТА - подсчитывает количество непустых ячеек;

• ДМАКС - ищет максимальное значение;

• ДМИН - ищет минимальное значение;

• БДСУММ - вычисляет сумму числовых значений;

• БДПРОИЗВЕД - перемножает числовые значения;

• ДСРЗНАЧ - считает среднее значение;

• ДСТАНДОТКЛ - оценивает стандартное отклонение;

• ДСТАНДОТКЛП - вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности;

• БДДИСП - оценивает дисперсию;

• БДДИСПП - вычисляет дисперсию по генеральной совокупности;

• БИЗВЛЕЧЬ - ищет одну запись (если критерию удовлетворяют несколько записей, возвращается ошибка #ЧИСЛО!).

Рассмотрим пример:

• В диапазоне A4:C15 находится база данных деталей, поступивших на склад.

• Диапазон критериев, хранящийся в интервале A1:C2, предписывает ограничить область просмотра только болтами, поступившими на склад с 1990 по 1995 год.

• Ячейка B10 отформатирована как текст (обратите внимание, что значение в этой ячейке выровнено по левому краю, в то время как все остальные значения в этом столбце - по правому).

Тогда различные функции для работы с базыми данных будут выглядеть следующим образом:

БСЧЁТ(A14:C15;2;A1:C2) = 2, т.к. условию отбора удовлетворяют три записи, но одна из них содержит текстовое значение во втором столбце. Поскольку функция подсчитывает количество числовых значений именно во втором столбце, то возвращаемая функцией величина - 2.

БСЧЁТА(A14:C15;2;A1:C2) = 3, т.к. функция подсчитывает количество непустых ячеек во втором столбце, независимо от формата данных.

ДСРЗНАЧ(A14:C15;2;A1:C2) = 5750, т.к. функция работает только с числами, содержащимися во втором столбце, игнорируя текстовые значения.

БИЗВЛЕЧЬ(A14:C15;2;A1:C2) = #ЧИСЛО!. Функция возвращает ошибку, т.к. условию отбора удовлетворяют три записи.

Критерии отбора

Сегодня рассмотрим замечательную возможность табличного процессора MS Excel 2010 – расширенный фильтр. Обычная фильтрация данных рассматривалась здесь. Фильтрация, конечно, очень удобна, но не всегда позволяет выполнить отбор данных. Допустим, что нужно выполнить фильтрацию по условию, но условие является объединением условий фильтрации для двух и более столбцов. Такое объединение условий выполняется при помощи логических функций ИЛИ или И. Фильтрацию же по этим условиям можно осуществить, применив расширенный фильтр.

Лучше всего возможности расширенного фильтра рассматривать на примере. Пусть имеется таблица с поисковыми запросами. Необходимо определить, какой из поисковых запросов находится на позиции меньше 10 и в поисковой системе Яндекс и в поисковой системе Google. (см. рис) Выполним следующие действия:

1. Скопируем в отдельные свободные ячейки названия только тех столбцов, по которым будет осуществляться фильтрация. В нашем примере это столбцы Видимость в Яндексе и Видимость в Google. Скопированы они в ячейки В10:С10.

2. Вводим под этими ячейками условия фильтрации. Если должны учитываться одновременно оба условия (логическая функция И), то условия фильтрации располагаются в одной строка, если же должны учитываться условиями не одновременно оба, а только одно (логическая функция ИЛИ), то условия располагаются в разных строках.

3. На вкладке Данные, в группе Сортировка и фильтр выбираем кнопку Дополнительно.

4. В появившемся окне Расширенный фильтр выбираем либо переключатель фильтровать список на месте, либо скопировать результат в другое место. В поле Исходный диапазон вводим адрес диапазона ячеек, данные в которых будут фильтроваться. Это можно сделать непосредственным вводом адреса, либо выделением при помощи мыши необходимого диапазона.

5. В поле диапазон условий указываем адрес диапазона ячеек, в котором записаны условия и названия столбцов. В нашем примере это B10:C12.

6. Если выше был выбран вариант скопировать результат в другое место то в поле Поместить результат в диапазон указываем адрес диапазона ячеек, куда будет размещен полученный результат. В нашем примере указаны ячейки А27:С27.

7. Нажимаем кнопку ОК и, если записали все без ошибок и условия выполнимы, видим результат.

11 вопрос Сводные таблицы MS EXCEL. Условия построения сводных таблицСводная таблица – таблица, обеспечивающая фильтрацию данных по выбранным столбцам и подведение промежуточных итогов для более удобного анализа больших объемов данных и принятия более обоснованных решений.

12 вопрос группировка, фильтрация и вычисления в сводных таблицах ms excel

Группировка

3)Чтобы свернуть все категории, перейдите к любой категории и на вкладке Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Свернуть все поле( 7 рис)********вставить после сл. картинки

****

Вычисления в сводной таблице

Когда вы добавляете поле в раздел Значения, excel автоматически определяет функцию, на основе которой будут производиться итоговые вычисления. В большинстве случаев программа применяет операцию суммирования, которая складывает все значения в поле. Вы можете сменить тип вычислений, предлагаемый в excel. Для этого:

1. В списке полей сводной таблицы в разделе ЗНАЧЕНИЯ нажмите кнопку соответствующего поля и выберите команду ПАРАМЕТРЫ полей значений.

2. В окне диалога ПАРАМЕТРЫ поля значений на вкладке ОПЕРАЦИЯ выберите функцию для расчета итоговых значений

3. В поле ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЕ ИМЯ введите название поля, которое должно отображаться в сводной таблице

4. Для настройки числового формата итоговых значений нажмите кнопку ЧИСЛОВОЙ ФОРМАТ и в окне диалога ФОРМАТ ЯЧЕЕК задайте необходимый формат.

Если вы хотите выполнить множественные вычисления для одного и того же поля, перетащите его два раза в список ЗНАЧЕНИЯ. Вы получите 2 отдельных элемента, каждый из которых можете настроить независимо.

13 вопрос Создание серийных документов в ws word

Документы, одинаковые по способу представления данных, но содержащие разные данные будем называть серийными документами.

В КАЧЕСТВЕ ПРИМЕРОВ МОЖО ПРИВЕСТИ СЛЕДУЮЩИЕ ЗАДАЧИ:

1. Печать расчетных листков по заработной плате

2. Печать стандартных писем и приглашений

3. Печать наклеек, этикеток и ценников

4. Печать надписей на конвертах

Вышеперечисленные задачи объединяет один вопрос: необходимость создания большого количества выходных документов.

В основе технологии работы с серийными документами лежит ПРИНЦИП ПОДСТАНОВКИ ДАННЫХ, который состоит в том, что данные из какого-либо источника (диапазон ячеек книги excel, таблица база данных на сервере без данных, sql – запрос на получение данных) последовательно переносятся в определенные точки формы подстановки. Принцип подстановки является как элементом технологии обработки текстовой информации, так и необъемлемым элементом технологии обработки табличной информации.

14 вопрос источники для создания серийных документов в word. Ограничение списка получателей

Источниками данных может послужить файл базы данных, книга excel или запрос. В данной работе в качестве источника данных будет использоваться файл книги excel

Ограничение списка получателей

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните сл.действия:

На вкладке ВЫБОР ПОЛУЧАТЕЙ в группе СЛИЯНИЕ выберите команду ИЗМЕНИТЕ СПИСОК. В диалоговом окне ПОЛУЧАТЕЛИ слияния выполните одно из следующих действий. Выделение отдельных записей. Этот метод наиболее полезен, сели список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи.

Если необходима более сложная сортировка, выберите команду СОРТИРОВКА в группе УТОЧНИТЬ СПИСОК ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ, а затем, перейдя на вкладку СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ диалогового окна Фильтр и СОРТИРОВКА, выберите свои критерии сортировки. Фильтрация записей. Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть и включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.

15 вопрос интерфейс базы данных ms access

При запуске Access на экране появляется окно программы, по умолчанию отображающее панели инструментов База данныхиОбласть задач, а также строку меню (рис. 10). После создания или открытия БД к ним добавляется окно Базы данных, которое позволяет работать с объектами Access.

Панель инструментов База данных

Главное окно

Область задач

Рисунок 10. Интерфейс Access

Основные команды панели инструментов База данных перечислены в таблице 5.

С помощью команд строки меню можно:

- управлять файлами БД;

- создавать и изменять объекты БД;

- использовать данные совместно с другими программами пакета MS Office;

- изменять различные параметры Access.

Область задач отображается автоматически при запуске Access и содержит ссылки для открытия и создания БД, а также некоторых проектов Access. Проект Access (.adp) является файлом данных Microsoft Access, обеспечивающим эффективный доступ к базам данных Microsoft SQL Server. Используя проект Microsoft Access, можно создавать приложения в архитектуре клиент/сервер так же легко, как приложения файлового сервера.

16 вопрос объекты базы данных ms access. Таблицы

Таблицы содержат основные данные Access.

- Запросы позволяют получать ответы относительно данных БД.

- Формы позволяют вводить данные и просматривать их, организуя удобный пользовательский интерфейс.

- Отчеты дают возможность создавать наглядные печатные версии данных.

- Страницы доступа к данным – предназначеня для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера

- Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных

- Модули – ПРЕДНАЗНАЧЕНЫ ДЛЯ ОПИСАНИЯ инструкции и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы дынных является таблица, которая состоит из записей(строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержаться данные. Каждому полютаблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа

17 вопрос Типы данных ms access

• Текстовый – применяется для хранения строк, длина у которых не превышает 255 символов (например ФИО сотрудника, название товара, адрес и т.д.)

• Поле MEMO – используется для хранения многострочного форматированного текста (также сохраняются все параметры шрифта). Применяется для хранения, например характеристики сотрудника, описание состава продукта.

• Числовой – используется для хранения различных типов чисел, как целых, так и вещественных. В таблице «Диапазоны чисел» приведено подробное описание задаваемых размерностей чисел в поле «Размер поля».

• Денежный – применяется для хранения денежных значений. По сути это тот же числовой тип, только отсутствует возможность задания размерности поля.

• Счетчик – используется для описания поля, которое заданно как первичный ключ. В поле этого типа для каждой новой записи генерируется уникальное число формата «Длинное целое».

• Дата/время – применяется для хранения значений календарных дат и времени. С помощью «Формат поля» можно задать вид отображения дат и времени. По умолчанию используется «Краткий формат даты».

• Логический – используется для хранения всего двух логических значений «Истина/Ложь». С помощью «Формат поля» можно задать, в каком виде будут отображаться данные в этом поле. По умолчанию «Истина/Ложь», остальные «Да/Нет», «Вкл/Выкл».

• Вложение – этот тип данных появился начиная с версии Access 2007. Поле с типом «Вложение» позволяет добавлять файлы (документы, рисунки и т.д.). Размер одного добавляемого файла не должен превышать 256мб, а суммарно не более 2гб на одну строку. Для того, чтобы вложить файл(ы), достаточно щелкнуть в записи, по полю типа «Вложение», два раза, после чего откроется окно добавления файлов

• Поле OLE - - Предназначен для хранения объектов (файлов), которые созданы в других приложениях, использующие протокол ole/ Сортировать и индексировать в ole нельзя

• Гиперссылка - В полях храниться ссылки, представляющие собой путь к файлу на каком-либо носители, или ресурсе сети

• Мастер подстановок - Позволяет подставлять значение полей, в виде простого или комбинированного списка