6.1. Создание списка

Помните, что первой строкой любого списка в программе MS Excel, как и в любой базе данных, всегда является строка с заголовками столбцов (именами полей).

Команда "Данные / Форма..." выводит форму данных, которая представляет собой окно диалога, используемое для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка или базы данных, а также для поиска конкретных записей на основе определяемых Вами критериев поиска.

Создадим в учебных целях в новой рабочей книге с именем "DataBase" простой список, содержащий информацию относительно сумм платежей по различным статьям расхода, производившихся в течении 1999 года группой предпринимателей (Вы можете использовать любой другой период дат, более близкий ко времени выполнения данного задания).

1. В ячейку A1 введите строку "СВЕДЕНИЯ О РАСХОДАХ ЗА 1999 ГОД".

2. В ячейки A3:D3 введите строки-заголовки: "Дата", "Фамилия", "Назначение платежа" и "Сумма".

3. В ячейки A4:A5 введите даты: 03.01.1999 и 07.01.1999 соответственно.

Выделите эти ячейки и скопируйте хранящиеся в них даты методом автозаполнения в ячейки A6:A94.

4. В ячейки В4:В16 введите фамилии и инициалы предпринимателей: Андреев А.А., Борисов Б.А., Второв В.Г., Громов Н.П., Зинченко В.Н., Клочков С.Н., Макаров В.Н., Петров С.В., Стукалов Г.А., Федоров Н.В., Чесноков Д.М., Шишов К.Л. и Яковлев О.Я. соответственно.

Выделите эти ячейки и скопируйте хранящиеся в них фамилии и инициалы предпринимателей методом автозаполнения в ячейки В17:В94.

5. В ячейки С4:С6 введите статьи расходов: "Заработная плата", "Расходные материалы" и "Транспортные расходы" соответственно.

Выделите эти ячейки и скопируйте хранящиеся в них названия статей расхода методом автозаполнения в ячейки С7:С94.

6. В ячейки D4:D5 введите суммы платежей:25 000 руб. и 25 300 руб. соответственно.

Выделите эти ячейки и скопируйте хранящиеся в них суммы платежей методом автозаполнения в ячейки D6:D94.

Установите ширину столбца D равной 13 единицам (это пригодится нам при выполнении операции подведения итогов).

Рис. 8. Первые и последние строки учебного списка (базы данных).

Предъявите результаты создания учебного списка (базы данных) преподавателю для проверки.

6.2. Фильтрация данных в списке

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки некоторое подмножество записей в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные строки оказываются скрытыми. Отфильтрованные данные можно копировать и вставлять в другие участки ЭТ на текущем или любом другом рабочем листе.

В программе MS Excel можно использовать для фильтрации данных как команду "Автофильтр", так и команду "Усиленный фильтр". В большинстве случаев достаточно команды "Автофильтр", однако если нужно использовать сложные критерии для выборки данных, следует воспользоваться командой "Усиленный фильтр". Ниже рассматривается только режим автофильтрации.

6.2.1. Применение автофильтра

Команда "Данные / Фильтр / Автофильтр" помещает кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелкой) непосредственно в ячейки с заголовками столбцов. С их помощью можно выбрать элементы списка, которые следует вывести на экран.

Выделите любую ячейку в учебном списке и выполните команду "Данные / Фильтр / Автофильтр". Щелкните мышкой по кнопке раскрывающегося списка в ячейке "Фамилия" и выберите элемент "Андреев А.А.", а затем аналогичным образом выберите элемент "Заработная плата" в ячейке "Назначение платежа". Исходный список данных должен усечься всего до трех строк, содержащих расходы Андреева А.А. на заработную плату. Обратите внимание на изменение цвета кнопок, участвующих в фильтрации.

Восстановите на экране полный список данных, повторно щелкая мышкой по кнопкам раскрывающихся списков в ячейках "Фамилия" и "Назначение платежа" и выбирая в них параметр "(Все)".