14. Алгоритм подготовки документа.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

сбор данных по управленческому вопросу;

составление проекта распорядительного документа;

согласование проекта распорядительного документа;

подписание документа.

Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.

Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.

После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.

Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.

15. Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными. В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает ... и предлагает).

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке. Оно должно точно характеризовать объект, не допускать возможности двоякого или неопределенного толкования или многозначности.

При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам.

Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу.

Следует избегать в тексте документов неологизмов (новых слов или оборотов), неоправданно дублирующих общепринятые наименования.

В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а употребление его в данном тексте необходимо, требуется дать его объяснение в скобках.

Употребление профессионализмов, т.е. слов, свойственных людям какой-либо профессии, должно быть ограничено.

Следует избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).

В документах употребляются только общепринятые сокращения.

Сокращённые наименования предприятий, учреждений, организаций употребляются в соответствии с правовым актом, согласно которому действует учреждение.

Слова в предложении должны подбираться и учетом их смысловой сочетаемости, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Сложные предложения чаще употребляются в констатирующей части распорядительных документов, в вводной части писем, докладных, объяснительных записок, актах, протоколах, инструкциях и других сложных документах. Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения, отражающие характерную для управленческой ситуации последовательность иерархически связанных фактов. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконичность текста.

Причастный оборот может следовать за определяемым словом (“тема, выполненная институтом”) или предшествовать ему (“выполненная институтом тема”). Наиболее нейтральным является расположение причастного оборота после определяемого слова.

Место деепричастного оборота в предложении относительно свободное. В зависимости от синтаксической функции и смыслового значения он может предшествовать сказуемому или следовать за ним.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации.

В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения со сказуемым в качестве главного члена, с которого, как правило, предложение начинается.

В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому.

Для текстов документов характерно также преобладание пассивных (страдательных) конструкций над активными (действительными).

В текстах сложных документов (инструкциях, положениях и др.) широко используется параллелизм языковых выражений.