Классификация бланков документов
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:
расположению реквизитов;
по автору документа;
виду документа
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:1
угловой;
продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:2
бланк организации;
бланк структурного подразделения;
бланк должностного лица.
В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:3
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Рис. 1. Классификация бланков документов
При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:
какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);
кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;
как будут располагаться реквизиты на бланке.
Формат бланка документа
Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).
Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".
Размеры полей
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"устанавливает минимальные размеры полей.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:1
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.2
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.3
Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.
Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.
При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.