2 Реквізити документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Основні реквізити документа:

1. Державний герб; емблема організації;

2. назва міністерства чи відомства;

3. назва підприємства (установи, фірми, організації);

4. поштова адреса, індекс, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти;

5. номер рахунка в банку;

6. назва виду документа;

7. дата (стандартні способи запису дати: 01.02.04 або 01 лютого 2004 р.);

8. індекс (вихідний номер документа);

9. місце складання чи видання;

10. гриф обмеження доступу;

11. адресат;

12. гриф затвердження;

13. резолюція;

14. заголовок до тексту;

15. текст;

16. позначка про наявність додатка;

17. підпис;

18. візи;

19. відбиток печатки;

20. позначка про виконавця;

21. позначка про виконання й направлення документа до справи;

22. позначка про перенесення даних на машинний носій;

23. позначка про надходження.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання й полегшує їх оброблення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр – це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр–зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до державних стандартів установлено такі розміри берегів документів: лівого – 20 мм; правого – не менше, ніж 8 мм; верхнього – не менше, ніж 10 мм; нижнього – не менше, ніж 8 мм.

3 Правила написання тексту документа

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

д) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

ж) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

з) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

* власне тексту;

* анкети (текст, що містить словесну або цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);

* таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци – частини тексту, які складаються не більше як із двох-чотирьох речень.

Текст документа, як правило, складається із двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) і основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися й у текстах, які складаються з одного речення.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, напр.: “Вважаю за потрібне повідомити, що...”;

2) від першої особи множини, напр.: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо;

3) від третьої особи однини, напр.: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.