Автоматизированные способы обработки информации с помощью табличных процессоров

Электронные таблицы — технология хранения и обработки табличных данных в компьютере.

Первой программой, предназначенной для обработки данных, организованных в электронную таблицу в интересах бизнеса, стала VisiCalc, которую в 1979 г. разработали Дэн Брик-лин (Dan Bricklin) и Боб Фрэнкстон (Bob Frankston). Позже этот почин был подхвачен другими представителями семейства табличных процессоров — SuperCalc, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel.

Первоначально табличные процессоры позволяли обрабатывать только двумерные таблицы, содержащие числовые данные, но затем появились программы, позволявшие использовать в качестве содержимого ячеек таблицы текстовые и графические данные.

12.1. Общая характеристика табличного процессора Microsoft Excel

В рамках интегрированного пакета Microsoft Office информация электронных таблиц обрабатывается с помощью программы Microsoft Excel.

Табличный процессор — специальная программа (пакет программ), обеспечивающая обработку информации, представленной в табличной форме. Это программа, которая разрабатывается для управления электронной таблицей. Электронная таблица представляет собой компьютерный эквивалент обычной таблицы. Термины табличный процессор и электронная таблица в некоторых случаях используют как синонимы.

Как и все данные, таблицы хранятся на диске в виде файлов. По умолчанию Microsoft Excel присваивает новому файлу имя Книга с очередным порядковым номером (например, КнигаЗ) и расширением .xls. Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой, которая может состоять из одного или нескольких рабочих листов. Рабочий лист напоминает бухгалтерскую книгу со строками и колонками, которые, пересекаясь, образуют ячейки данных. В ячейках можно хранить числа или текст, а также формулы, которые, в свою очередь, могут использовать данные, записанные в других ячейках рабочей книги. Видимый на экране Microsoft Excel фрагмент рабочего листа — это только часть таблицы высотой более 65 000 рядов (строк) и шириной 256 столбцов. Рабочие листы целесообразно использовать для записи числовых данных, чтобы в дальнейшем выполнять нужные вычисления с помощью команд и инструментов Microsoft Excel.

12.2. Подготовка программы к работе

Интерфейс программы

Рабочее окно программы построено стандартным для операционной системы Microsoft Windows образом (рис. 12.1).

Специфичным именно для этой программы является наличие разметки ячеек с указанием индексов столбцов в заголовочной строке и номеров строк в левой части окна, а также дополнительная строка под панелью инструментов, в которой расположено поле имени блока и строка формул, в которую записываются расчетные выражения. Переключение между рабочими листами осуществляется с помощью ярлычков, размещенных в левом нижнем углу окна документа.

Поскольку рассматриваемый табличный процессор является стандартным приложением операционной системы Microsoft Windows, для него справедливы обычные способы управления работой:

• Главное меню (организовано по иерархическому принципу с тематической группировкой команд);

• клавиатура (для вызова команд могут применяться сочетания клавиш);

• панель инструментов (для вызова команды нужно сделать щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме);

• мышь (левая кнопка применяется для фиксации позиции курсора, правая — для вызова контекстно зависимого меню);

• контекстно зависимое меню (содержит набор команд, доступных в данной позиции в конкретный момент времени).

Настройка интерфейса

Настройка интерфейса предполагает корректировку состава панелей инструментов, а также набора пиктограмм в них.

Настройка осуществляется в специальном окне, открываемом по команде Главного меню Сервис -> Настройка. Порядок действий при настройке интерфейса аналогичен технологии, описанной при проведении такой же операции в текстовом процессоре.

Настройка параметров

Настройка параметров проводится в программе неоднократно, а по мере необходимости в зависимости от решаемой задачи, однако в начальный период подготовки целесообразно осуществить настройку тех параметров, которые будут применяться во всех сеансах работы с Microsoft Excel. Для настройки параметров следует выполнить команду Главного меню Сервис -» Параметры, по которой открывается окно, содержащее набор вкладок. Как правило, настройка параметров осуществляется включением или выключением требуемых опций.

По умолчанию окно открывается на вкладке Вид (рис. 12.3).

Во вкладке отмечаются элементы интерфейса, которые пользователю желательно видеть в рабочем окне при запуске программы. Так, например, включение опции Сетка позволяет отобразить разметку ячеек, в противном случае поле документа не будет иметь разметки таблицы.

При настройке параметров во вкладке Общие (рис. 12.4) настраивается стиль ссылок на ячейки, количество запоминаемых файлов и листов в рабочей книге, параметры шрифта, а также

рабочий каталог, к которому по умолчанию будет обращаться программа при открытии и сохранении рабочих файлов.

Во вкладке Правка настраиваются параметры изменения содержимого ячеек таблицы.

Редактирование содержимого таблицы может проводиться непосредственно в ячейках (рекомендуемый вариант) или в строке формул. Включение опции перетаскивания ячеек и перемещения объектов вместе с ячейками позволит использовать прием Drag'n'Drop, ускоряющий действия при необходимости перемещения содержимого части таблицы. В данной вкладке, кроме того, настраивается направление перехода курсора после нажатия клавиши ВВОД после завершения корректировки.

12.3. Ввод данных

Для ввода данных необходимо указать требуемую ячейку, после этого следует набрать данные и нажать клавишу ВВОД (Enter), клавишу со стрелкой или клавишу табуляции.

Особенности ввода числовой информации

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В программе Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов:

0; 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9;

+ (плюс); - (минус); (; ); , (запятая); /; $; %; . (точка); Е; е.

Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и региональные стандарты панели управления операционной системы, которую можно вызвать из Главного меню операционной системы Microsoft Windows.

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текстовый фрагмент.

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки (). Так, например, записи -5 и (5) будут восприниматься программой идентичными.

Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, необходимо вводить «0 3/4», а не «3/4» (в таком виде число может быть воспринято как «третье апреля»).

При необходимости ввода совокупности чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей целесообразно использовать специальный прием, предусмотренный параметрами программы.

Для выполнения задачи следует выполнить команду Главного меню Сервис -> Параметры, а в появившемся окне выбрать вкладку «Правка» (рис. 12.6).

Далее необходимо включить опцию Фиксированный десятичный формат при вводе десятичных разрядов. Для завершения установки вводится необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки в поле десятичных разрядов.

Чтобы автоматически добавлять нули (0) при вводе больших целых чисел, достаточно указать отрицательное число, обозначающее количество нулей.

Например, для автоматического ввода 18 320 000 при наборе 1832 вводится -4 в поле десятичных разрядов.

При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра Фиксированный десятичный формат при вводе не оказывает влияния на введенные до этого данные.

После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, рекомендуется выключить опцию Фиксированный десятичный формат при вводе. Для временного отключения этого параметра в процессе набора числа (например, при вводе числа отличающегося порядка) достаточно ввести десятичную точку в требуемой позиции.

Ввод даты и времени

При вводе даты в качестве разделителя используется точка или дефис, например 16.07.07 или Авг-07. Чтобы ввести текущую дату, достаточно нажать клавиши [Ctrl]+[;] (нажатие клавиши «точка с запятой» при нажатой клавише [Ctrl]). В этом случае в ячейку будет введена текущая системная дата. Для отображения времени суток в 12-часовом формате, который принят во многих странах мира, следует ввести букву а (до полудня) или р (после полудня), отделенную пробелом от значения времени, например 8:30/7. При отсутствии этих условных символов время будет интерпретировано на основе 24-часового формата, принятого в нашем государстве.

Чтобы ввести текущее время, нажимается комбинация клавиш [Ctrl]+[Shift]+: (двоеточие). В этом случае в текущую ячейку будет введено системное время. Актуальность подобного приема ввода текущего времени может, например, объясняться необходимостью точной фиксации времени совершения определенного события (например, осуществления банковского платежа), однако при осуществлении этой операции должно быть правильно установлено системное время (можно применить процедуру синхронизации системного времени со временем Интернета с учетом часового пояса).

Одновременный ввод одинаковых значений в несколько ячеек

Если необходимо ввести одинаковые значения в несколько ячеек одновременно, рекомендуется воспользоваться следующим способом ввода данных:

• выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные, причем выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными (смежные ячейки выделяются мышью или с применением клавиши [Shift], несмежные — с клавишей [Ctrl]);

• ввести информацию в одну из ячеек и нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+ВВОД.

Если выделено несколько рабочих листов, то вносимые в активный лист изменения будут отображаться в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах можно заменить. Для ввода данных на нескольких листах нужно:

• выбрать листы, на которые необходимо ввести данные < (щелчок левой кнопки мыши при нажатой клавише

[Shift]);

• указать ячейку или выделить диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные;

• ввести или изменить данные в первой выделенной ячейке;

• нажать клавишу ВВОД или клавишу табуляции.

Данные будут автоматически введены во все выбранные листы.

Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов. Для этого следует выбрать лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать. Далее выделяются ячейки, содержащие копируемые данные, после этого выполняется команда Главного меню Правка -» Заполнить -> По листам.

Ввод числовой информации в текстовой интерпретации

Данный способ форматирования чисел применяется в случаях, когда необходимо ввести строчную информацию, в которой применяются числа (например, ввод инвентарных номеров, почтовых индексов, номеров квартир или домов). Естественно, что с подобными фрагментами невозможно выполнение каких-либо арифметических действий. Такие записи обрабатываются как строки вне зависимости от содержания. Форматировать ячейки в текстовом формате нужно до ввода чисел. Для этого следует:

• выделить ячейки, формат которых необходимо изменить;

• выполнить команду Главного меню Формат -» Ячейки и перейти к вкладке Число;

• в поле Числовые форматы выбрать Текстовый и подтвердить выбор;

• в подготовленные отформатированные ячейки ввести числа.

12.4. Форматирование ячеек Изменение числового формата

Для изменения числового формата нужно выделить ячейку или группу ячеек, после этого выполнить команду Главного меню Формат -» Ячейки (можно также вызвать команду Формат ячеек из контекстно зависимого меню на выделенном фрагменте). Далее в появившемся окне необходимо выбрать подходящий формат и нажать клавишу подтверждения. Параметры и структура самого окна указания формата, предусмотренные для каждого варианта, различаются. Общим является то, что для каждого способа представления чисел приводится описание и образец применения.

Для всех форматов введенных данных, кроме текстового, возможно изменение формата после помещения их в ячейку. Для этого следует выделить нужные ячейки и выбрать требуемый формат. Единственным форматом, для которого не допускается этот способ изменения формата, является текстовый формат чисел, поскольку он выбирается до ввода информации в ячейки таблицы.

Выравнивание данных в ячейке

В ячейки таблицы может вводиться информация различного объема, которая должна быть отформатирована в соответствии с замыслом пользователя, обеспечивая удобство работы с данными и презентабельность формируемого документа. В различных случаях может возникнуть необходимость применения различных способов выравнивания информации по горизонтали и вертикали или изменения направления текста в ячейке. Как правило, числовые данные выравниваются в ячейке по правому краю

(это делается для удобства просмотра данных, поскольку легче воспринимать выравнивание по разрядам), однако для текстовой информации подчас требуется горизонтальное выравнивание по центру ячеек.

Для изменения выравнивания применяется команда Главного меню Формат -> Ячейки или команда контектно зависимого меню Формат ячеек с последующим переходом во вкладку Выравнивание.

Способ вертикального и горизонтального выравнивания, а также базовое направление текста устанавливаются из выпадающих списков. Здесь же с помощью включения соответствующих опций можно установить требование переноса текстовых данных по словам при отображении таблицы на экране, а также автоматический подбор ширины ячейки в зависимости от объема введенной информации. При этом полезно помнить, что перенос по словам на самом деле осуществляется лишь при просмотре таблицы, а хранение текстовой информации производится в программе в виде одной строки, а не нескольких. Автоподбор ширины ячейки проводится не обязательно путем расширения ее границ: программа использует для реализации этого и способ уменьшения размера шрифта.

Направление текста регулируется с помощью шкалы, расположенной в группе Ориентация. Для дискретного изменения направления текста можно воспользоваться делениями шкалы, а для точной установки применяется лифт, в окне которого следует выбрать угол поворота текста, измеренный в градусах.

12.5. Формирование рядов данных

Формирование рядов данных возможно с помощью команд, вызываемых из Главного или контекстно зависимого меню, а также с применением маркера заполнения.

Маркер заполнения представляет собой небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного диапазона ячеек, который преобразуется в небольшой крестик после установки на него курсора (рис. 12.9).

С помощью перетаскивания маркера заполнения можно копировать данные, содержащиеся в ячейке, в другие ячейки той же строки или того же столбца.

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), нужно передвинуть курсор в нужном направлении при зажатой левой кнопке мыши. Все существовавшие ранее значения в заполняемых ячейках будут замещены новыми.

Заполнение рядов чисел

При формировании рядов чисел можно создавать ряды арифметической или геометрической прогрессии. В арифметической прогрессии значения увеличиваются или уменьшаются на постоянную величину. Наиболее простым способом создания ряда чисел является задание начальных (минимально — двух) значений в ячейках,

после этого следует выделить эти ячейки. Далее следует перетащить маркер заполнения до последней требуемой ячейки, удерживая нажатой правую кнопку мыши. После того как клавиша будет отпущена, в контекстно-зависимом меню следует выбрать команду Прогрессия, после этого на экране появится окно настройки параметров ряда (рис. 12.10).

В окне настройки параметров ряда следует установить флажок в группе выбора типа Арифметическая. Рекомендуется установить также флажок в поле «Автоматическое определение шага». После щелчка по кнопке подтверждения ряд чисел арифметической прогрессии будет сформирован.

При создании геометрической прогрессии значения ряда умножаются на постоянный множитель.

Ряд геометрической прогрессии создается аналогично предыдущему, но в окне установки параметров выбирается тип прогрессии Геометрическая.

Заполнение временных рядов

Если исходная ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при протаскивании маркера заполнения происходит приращение ее значения.

При перемещении курсора вправо или вниз происходит возрастание значений ряда, если курсор перемещается влево или вниз — уменьшение значений.

У границы сформированного ряда после завершения операции открывается меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек перекрытого диапазона. Одним из вариантов заполнения является простое копирование значений.

Для формирования рядов чисел необходимо задать начальное число и величину приращения, которая может быть установлена путем введения второго числа формируемого ряда (в этом случае приращение вычисляется программой как разность введенных значений). Подобное вычисление приращения ряда позволяет формировать ряды с несмежными значениями (например, формирование ряда, состоящего из названий начальных месяцев квартала).

Для расширения возможностей при формировании рядов дат целесообразно во время перетаскивания маркера заполнения удерживать зажатой не левую, а правую кнопку мыши, что позволит выбрать способ заполнения (по дням, рабочим дням, месяцам или годам) в контекстно зависимом меню, которое откроется после завершения операции.

В зависимости от выбранного варианта заполнения формируются различные ряды.

Создание пользовательских списков

Одним из видов ряда данных является список, который представляет собой перечисление, элементы которого являются текстовыми фрагментами (наименования дней недели, месяцев, перечисление студентов группы и т. д.). Если такой список подготовлен заранее, программа может автоматически формировать ряд из его значений.

Создание пользовательского списка автозаполнения возможно либо из существующих на листе элементов, либо с помощью непосредственного ввода элементов списка в процессе его формирования.

Если ряд элементов, оформляемых в виде пользовательского списка автозаполнения, был набран заранее, его следует выделить на листе, после этого выполнить команду Главного меню Сервис -^ Параметры с последующим переходом во вкладку «Списки» (рис. 12.14).

Адреса ячеек выделенного диапазона будут при этом отображены в поле «Импорт списка из ячеек». Чтобы использовать элементы выделенного списка, нужно щелкнуть по кнопке «Импорт», содержимое списка отобразится в поле «Элементы списка».

При создании нового списка непосредственно в процессе его формирования из перечня выбирается вариант «Новый список», после этого следует ввести данные в поле «Элементы списка», начиная с первого элемента. После ввода каждой записи нужно нажимать клавишу ВВОД. После того как список будет набран полностью, для его дальнейшего использования нужно нажать кнопку «Добавить».

Пользовательский список может содержать текст или текст в сочетании с числами. Чтобы создать пользовательский список, состоящий только из чисел, например, номеров накладных, счетов или домов, сначала выделяется достаточное количество свободных ячеек, предназначенных для его размещения. Зарезервированным свободным ячейкам следует назначить текстовый формат и только после этого ввести в них список чисел.

12.6. Проведение расчетов

Назначение и синтаксис формул

Расчеты в табличном процессоре проводятся с помощью формул, которые являются основным средством анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать, сравнивать данные, объединять значения, а также выполнять вычисления с помощью функций. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг.

Синтаксисом формул называется набор правил формирования формул и порядок, в котором вычисляются значения. Синтаксис формулы определяет структуру или порядок элементов формулы. Формулы должны начинаться со знак равенства (=), после которого следуют вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами (т. е. объектами, над которыми осуществляются какие-либо операции) могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции. Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Microsoft Excel применяются четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и адресные операторы.

По умолчанию, Microsoft Excel вычисляет формулу слева направо, начиная вычисление со знака равенства (=), однако при вычислениях учитывается приоритет различных операций (например, умножение и деление проводятся раньше сложения и вычитания), а также положение скобок при вычислениях (скобки могут менять порядок выполнения операций).

Адресация ячеек

В выражениях, применяемых для обработки данных, используются ссылки на ячейки. Если необходимо, чтобы в ячейке содержалось значение другой ячейки, вводится знак равенства, после которого в формуле указывается ссылка на эту ячейку. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой, так как ее значение зависит от значения другой ячейки. Формула может вернуть другое значение, если изменить ячейку, на которую формула ссылается.

Адрес ячейки образуется из двух элементов: буквенного индекса столбца и номера строки (например, ячейка, расположенная в пятнадцатой строке столбца А, имеет адрес А15).

Адреса бывают абсолютными, относительными или смешанными.

Абсолютный адрес ячейки — точный адрес ячейки, ссылающийся на нее независимо от положения ячейки с формулой или иным оператором, означающим какое-либо действие над данными, расположенными в этой ячейке. Абсолютный адрес ячейки записывается с использованием знака доллара: $В$5 (ячейка, расположенная в пятой строке столбца В, принимая за начало отсчета верхний левый угол таблицы). Абсолютные адреса применяются, например, для диапазона ячеек, содержащих импортируемые элементы формируемого пользовательского списка автозаполнения. При переносе выражений, содержащих абсолютные адреса, ссылки, обозначенные абсолютными адресами, не изменяются.

Относительный адрес — адрес ячейки, используемый в выражениях и определяемый на основе расположения данной ячейки относительно ячейки, содержащей ссылку. При копировании ячейки относительная ссылка автоматически изменяется. Относительный адрес ячейки записывается в виде С2 (ячейка, расположенная во второй строке столбца С, принимая за начало отсчета левый верхний угол блока ячеек). В случае работы с полной таблицей абсолютные и относительные адреса ячеек совпадают.

Смешанные адреса формируются при раздельном использовании абсолютных адресов столбцов (например, $АЗ) или абсолютных адресов строк (например, В$4).

Отдельным ячейкам или блокам ячеек могут присваиваться имена, позволяющие применять их вместо адресов в расчетных выражениях. Для именования блоков используется поле имени, расположенное в левой части строки формул. Для ввода имени нужно выделить именуемый блок (его относительный адрес будет отображаться в окне имени), после этого ввести имя в окно имени и нажать клавишу ВВОД.

Следующая формула умножает значение ячейки С9 на число 7. Формула будет пересчитываться при изменении значения ячейки С9:

= С9 * 7.

Сама же ячейка В15 в данном случае является влияющей ячейкой, поскольку именно ее содержание определяет значение зависимой ячейки.

Формулы могут содержать ссылки на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

Примеры ссылок на ячейки приведены в табл. 12.1.

Таблица 12.1. Ссылки на ячейки

Чтобы сослаться на объект	Вводится
Ячейка на пересечении столбца А и 10-й строки	А10
Диапазон ячеек столбца А с 10-й строки по 20-ю	А10 : А20
Диапазон ячеек в 15-й строке со столбца В по столбец Е	В15 : Е15
Все ячейки в 5-й строке	5 : 5
Все ячейки между 5-й и 10-й строками включительно	5 : 10
Все ячейки в столбце Н	Н : Н
Все ячейки между столбцами Н и J включительно	Н : J

Применяемые операторы

В Microsoft Excel применяются четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами (например, сложение, вычитание или умножение, другие действия над числами и получение численных результатов). Результатом выполнения арифметической операции всегда является число.

Арифметические операторы программы Excel приведены в табл. 12.2.

Таблица 12.2. Арифметические операторы

Оператор	Значение	Пример
+ (знак плюс)	Сложение	4 + 3
(знак минус)	Вычитание	6-1
* (звездочка)	Умножение	88 * 3
/ (косая черта)	Деление	147/3
% (знак процента)	Процент	45 %
(крышка)	Возведение в степень	24 Л 2

Текстовый оператор «&» применяется для обозначения конкатенации (операции объединения последовательностей символов в единую последовательность). Так, например, выполнение формулы «Финансовый» & «менеджмент» обеспечит результат «Финансовый менеджмент» (знаком подчеркивания во втором операнде обозначен пробел). Следует помнить, что при конкатенации строк учитываются пробелы, содержащиеся в объединяемых операндах, как отдельные символы. Если пробелы впереди или позади объединяемых строк отсутствуют, в результате будет получена последовательность слов, написанная слитно, без пробелов.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Применяемые в Excel операторы сравнения приведены в табл. 12.3.

Таблица 12.3. Операторы сравнения

Оператор	Значение	Пример
(знак равенства)	Равно	CI = D1
> (знак больше)	Больше	Al > D1
< (знак меньше)	Меньше	Bl < F1
>= (знак больше и знак равенства)	Больше или равно	Е12 >= К12
<= (знак меньше и знак равенства)	Меньше или равно	Е22 <= F23
< > (знак больше и знак меньше)	Не равно	HI < > LI

Адресные операторы предназначены для объединения диапазонов ячеек при проведении вычислений.

Адресные операторы программы Excel приведены в табл. 12.4.

Таблица 12.4. Адресные операторы

Адресный оператор	Значение	Пример
(двоеточие)	Оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно	С5 : С15
(запятая)	Оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазонов	СУММ ( С5 : С15 , D5 : D15 )
(пробел)	Оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов	СУММ (В5 : В15 А7 : D7) В этом примере ячейка В7 является общей для двух диапазонов

Применение функций

Табличный процессор содержит большое количество встроенных стандартных формул, называемых функциями и используемых для выполнения простых или сложных вычислений. Функции представляют собой блок формул, которые выполняют вычисления в определенном порядке по заданным величинам, называемым аргументами.

В соответствии с синтаксисом написание функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы в установленном порядке, отделяющиеся запятыми, а затем — закрывающая скобка. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин (ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, значений ошибок (например, # Н / Д) или ссылок. Пользователь должен сам следить за соответствием типов аргументов, поскольку при неправильно введенном типе аргумента будет сформировано сообщение об ошибке. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции.

Для удобства функции табличного процессора сгруппированы в тематические категории, к которым относятся финансовые, математические, статистические и другие функции.

Создание формул, содержащих функции, может осуществляться с помощью мастера функций, вызываемого щелчком по значку функции в строке формул. Мастер функций позволяет в автоматизированном режиме обеспечить проведение необходимых действий для применения той или иной функции.

Мастер функций предполагает выполнение двух шагов.

1. Выбор функции, который осуществляется в окне, открывающемся по щелчку на значке функции в строке формул (рис. 12.15).

Выбор функции облегчается предварительным отбором функций, относящимся к нужной категории. Выбор категории проводится из выпадающего списка Категория.

2. Выбор диапазона ячеек, принимаемых в расчет по выбранной формуле. Выбор ячеек проводится в окне (рис. 12.16), открывающемся после завершения действия по первому шагу.

Указание адресов требуемого диапазона ячеек проводится выделением ячеек в таблице, для перехода к которой нужно щелкнуть по пиктограмме стилизованной таблицы справа от полей, предназначенных для указания адресов.

12.7. Работа с диаграммами

Требования к данным при построении диаграмм

Диаграммы создаются на основе сформированного в таблице набора данных. Непосредственному формированию диаграммы должен предшествовать этап подготовки блока данных. Для

обеспечения наглядности диаграммы блок данных должен соответствовать определенным требованиям:

• данные должны быть систематизированы: чисел не должно быть много, поскольку в этом случае снижается наглядность формируемой диаграммы; исключение составляют графики, где качество кривой непосредственно зависит от количества точек, по которым она строится;

• если в таблице много строк, то надо постараться, чтобы было как можно меньше столбцов и наоборот;

• данные по различным категориям должны быть соизмеримы, поскольку использование, например, значений одной категории уровня нескольких единиц, а другой — уровня миллионов не позволит представить диаграмму наглядной (в случае крайней необходимости построения подобных диаграмм нельзя забывать о возможности применения логарифмических шкал, «поднимающих» малые значения и несколько «придерживающих» высокие значения);

• заголовки таблицы, строк, столбцов должны быть короткими и ясными, поскольку они должны занимать мало места и обеспечивать правильное понимание значений построенной диаграммы.

Данные должны быть расположены в одном или нескольких прямоугольных диапазонах (не обязательно смежных) с текстовыми подписями в верхней строке и левом столбце. Остальные ячейки диапазонов могут содержать как текст, так и числа, однако в этом случае любая текстовая информация будет интерпретироваться как нулевые значения. Microsoft Excel определяет первый ряд данных, начиная с первой ячейки в верхнем левом углу выделенного диапазона, содержащей число, не являющееся датой, и заканчивая остальными выделенными строками и столбцами. Сравнивая число выделенных строк и столбцов, Excel предполагает, что точек данных будет больше, чем рядов данных. Поэтому если для построения диаграммы выделяется шесть столбцов и три строки, каждый столбец будет соответствовать точкам данных, а каждая строка — ряду. Чтобы добавить дополнительные ряды данных на диаграмму, достаточно их выделить (они могут располагаться в строках или в столбцах). Если первый столбец или строка выделенного диапазона содержат подписи или числа, отформатированные как даты, или левая верхняя ячейка пуста, первый столбец или строка используется для оси Х(оси категорий).

Построение диаграмм

Для построения диаграмм в табличном процессоре предусмотрено применение специального мастера построения диаграмм, использующего в принципе уже знакомый графопостроитель Microsoft Graph. Мастер построения диаграмм запускается щелчком по пиктограмме в стандартной панели инструментов. Предварительно рекомендуется выделить диапазон ячеек, содержащих данные, используемые для построения диаграммы.

Построение диаграмм проводится в четыре шага.

1. Выбор типа и вида диаграммы в окне первого шага (рис. 12.17).

При выборе типа и вида диаграммы можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма, для этого нужно щелкнуть по кнопке «Просмотр результата».

2. Уточнение диапазона данных и расположения рядов (в строках или столбцах) в окне второго шага (рис. 12.18)

Следует помнить, что результат построения диаграммы при расположении радов в строках и столбцах может существенно

различаться. По умолчанию в окне отображается вид диаграммы для выделенного диапазона ячеек. Если предварительное выделение данных не проводилось, необходимо это выполнить в данном окне, щелкнув по пиктограмме стилизованной таблицы в поле Диапазон и выделив данные в таблице. Полезно обратить внимание на способ указания ссылки на используемый диапазон: применяются абсолютные адреса ячеек.

Вкладка «Ряд» позволяет добавлять и удалять ряды, указывать диапазоны, в которых представлены соответствующие ряды, метки оси категорий.

3. Указание заголовка диаграммы и выполнение необходимых подписей в окне третьего шага (рис. 12.19).

4. Размещение диаграммы на листе табличного процессора (рис. 12.20).

Диаграмма может быть размещена на текущем или отдельном рабочем листе.

Для редактирования элементов диаграммы необходимо выполнить двойной щелчок, после этого будет осуществлен переход к соответствующему окну изменения параметров выбранного элемента. Значительную помощь предоставляет контекстно зависимое меню, вызываемое на отдельных элементах диаграммы.

Прогнозирование с помощью тренда

Линии тренда позволяют графически отображать тенденции данных и прогнозировать данные. Подобный анализ называется также регрессионным анализом. Используя регрессионный анализ,

можно продлить линию тренда в диаграмме за пределы реальных данных для предсказания будущих или восстановления пропущенных ретроспективных значений.

Линия тренда может быть построена не на всех типах диаграмм. Допустимыми типами диаграмм, которые могут быть дополнены линиями тренда, являются следующие:

• плоские ненормированные диаграммы с областями;

• линейчатые диаграммы;

• гистограммы;

• графики;

• биржевые диаграммы;

• точечные диаграммы;

• пузырьковые диаграммы.

На объемных, нормированных, лепестковых, круговых и кольцевых диаграммах линию тренда построить нельзя.

При замене типа диаграммы на один из запрещенных к построению тренда вариантов построенные линии тренда будут потеряны.

Для построения линии тренда требуется выполнить ряд действий.

1. Ввести ряд значений (например, курс валюты, объемы продаж по месяцам) и построить график.

2. В контекстно зависимом меню для линии ряда данных выбрать команду Добавить тренд.

3. Выбрать тип тренда из предложенного перечня. Возможно дополнение диаграммы линиями тренда следующих типов:

• линейным у = тх + Ъ;

• логарифмическим у = сЫ(х) + Ь;

• полиномиальным (указывается степень полинома, которая может иметь значение от 2 до 6)

у = Ь + с_{х + с₂х² + с₃х³ + ... + с₆х⁶;

• степенным у = сх^ь;

• экспоненциальным у = се^Ьх;

• линейной фильтрацией, соответствующей применению метода скользящего среднего.

4. В контекстно зависимом меню для тренда можно выбрать команду Формат линии тренда для настройки параметров построенной линии (рис. 12.21).

Опция Показать уравнение на диаграмме позволяет отобразить аналитическое выражение построенной линии тренда.

Microsoft Excel определяет уравнение линии тренда, а также может рассчитать квадрат корреляционного отношения, по которому можно определить, насколько линия тренда приближена к кривой данных (рис. 12.22).

Изменяя значения в группе Прогноз, тренд можно продлить на несколько периодов вперед и назад, что позволяет сформировать прогноз изменений анализируемого ряда данных.

Контрольные вопросы

1. Каковы особенности ввода числовой информации в табличный процессор?

2. Как ввести текущее время и текущую дату?

3. В чем состоят особенности ввода чисел в текстовой интерпретации?

4. Как изменить выравнивание введенной информации в ячейках?

5. В чем состоит назначение маркера заполнения?

6. Как создать пользовательский список автозаполнения?'

7. Какие операторы применяются для вычислений в текстовом процессоре?

8. Какие адреса ячеек используются в расчетных выражениях?

9. Как построить линию тренда?