информатика_книги / Информатика. Теория и практика_Острейковский В.А, Полякова И.В_2008 -608с

—â ïîëå Значение_åñëè_ëîæü введите: <0>;

—щелкните на кнопке Готово;

—методом протягивания скопируйте формулу по столбцу

Êîë-âî 5.

4.С помощью Мастера функций аналогичным способом введите формулы в столбцы Êîë-âî 4, Êîë-âî 3 и т. д., изменяя значение поля Логическое_выражение íà: D2 = 4, D2 = 3 è ò. ä.

5.Чтобы подсчитать сумму всех «пятерок», «четверок» и т. д.

èпредставить результаты в виде отдельной таблицы, нужно по каждому столбцу Êîë-âî оценок задать имена блокам соответствующих ячеек. Для этого:

—выделите блок ячеек E2:E8 столбца Количество 5;

—выполните команду меню Вставка Имя Присвоить;

—в диалоговом окне Присвоение имени в строке Èìÿ введите слово Отлично и щелкните на кнопке Добавить;

—выделите ячейки F2:F8 столбца Количество 4 и выполните команду Вставка Имя Присвоить;

—в диалоговом окне Присвоение имени в строке Èìÿ введите: Хорошо;

—аналогичные действия выполните с остальными столбцами табл. 4.11, создав имена блоков ячеек: Удовлетворительно, Неудовлетворительно è Неявка.

6.Создайте таблицу Итоги сессии (òàáë. 4.12).

Таблица 4.12

Итоги сессии

Итоги сессии

Количество отличных оценок

Количество хороших оценок

Количество удовлетворительных оценок

Количество неудовлетворительных оценок

Неявки

Итого

7. Введите формулу подсчета количества полученных оценок определенного вида, используя имена блоков ячеек с помощью Мастера функций:

391

Методика выполнения задания:

1.Создайте новую рабочую книгу.

2.Создайте таблицу из девяти столбцов, в которой содержатся сведения о пяти сотрудниках НИИ: ¹ п/п, Ф.И.О., ежемесячная зарплата (табл. 4.13).

3.Создайте таблицу, содержащую четыре интервала числовых значений зарплат: 1 —2 , 2 —3 , 3 —4 , 4 —6 (òàáë. 4.14).

4. Чтобы определить, попадает ли значение зарплаты из столбца С в заданный интервал, нужно использовать логи- ческую функцию Åñëè с заданием сложного условия È. Для этого:

—установите курсор в ячейку D2;

—щелкните на значке Вставка функции на панели инструментов Стандартная;

—â îêíå Мастера функций выберите категорию функции:

Логические;

—â îêíå Вид функции выберите функцию Åñëè;

—щелкните на кнопке ÎÊ;

—в адресной строке рабочего окна в раскрывающемся списке выберите функцию È;

—установите курсор в поле Логическое 1;

—на рабочем поле Excel щелкните на ячейке C2;

—с клавиатуры введите: >;

—на рабочем поле Excel щелкните на ячейке А1 ;

—установите курсор в поле Логическое 2;

—на рабочем поле Excel щелкните на ячейке C2;

—с клавиатуры введите: <;

393

—на рабочем поле Excel щелкните на ячейке В1 ;

—не закрывая окно функции È, щелкните на слове Åñëè в адресной строке рабочего окна — откроется окно функции Åñëè;

—â ïîëå Значение_если_истина с клавиатуры введите: < 1 >;

—â ïîëå Значение_если_ложь с клавиатуры введите: < >;

—щелкните на кнопке ÎÊ.

5. Формулу из ячейки D2 операцией Автозаполнения скопируйте по столбцу D, ссылки на ячейки А1 и В1 сделайте абсолютными.

6.Аналогичным образом введите формулы в столбцы E, F, G.

7.Для подсчета числа попаданий в каждый интервал выполните следующие действия:

— выделите блок D2:D6;

— щелкните на кнопке Автосумма на панели инструментов

Стандартная;

— повторите это действие для каждого столбца.

8.Значения столбца Проверка получите, используя операцию Автосумма для значений блоков строк D2:G2, D3:G3 и т. д.

9.Значение ячейки Итого столбца Проверка должно совпадать с общей суммой зарплаты, выданной сотрудникам.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ТЕМЕ 4.9

1.Каково назначение электронной таблицы?

2.Как называется документ в программе Excel? Из чего он состоит?

3.В чем заключаются особенности типового интерфейса табличных процессоров?

4.Какие типы данных могут содержать электронные таблицы?

5.Какие данные называют зависимыми, а какие независимыми?

6.По какому признаку программа определяет, что введенные данные являются не значением, а формулой?

7.Что в Excel используется в формулах в качестве операндов?

8.Что такое формула в электронной таблице и каковы ее типы? Приведите примеры.

9.Что такое функция в электронной таблице и каковы ее типы? Приведите примеры.

10.Поясните, для чего используются абсолютные и относительные адреса ячеек?

11.Что такое Автозаполнение?

12.В чем состоит приоритет выполнения операций в арифметиче- ских формулах Excel?

394

13.Как можно «размножить» содержимое ячейки?

14.Как посмотреть и отредактировать формулу, содержащуюся в ячейке?

15.Какой тип адресации используется в Excel по умолчанию?

16.В чем состоит удобство применения относительной и абсолютной адресации при заполнении формул?

17.Что такое диапазон? Как его выделить?

18.Как защитить содержимое ячеек электронной таблицы от несанкционированного доступа? Как внести в ячейки изменения?

19.Какие вы знаете типы диаграмм, используемых для интерпретации данных электронной таблицы? Поясните, когда следует или не следует использовать каждый из них.

20.Какие способы объединения нескольких исходных электронных таблиц в одну вам известны?

21.Каковы особенности печати документов в Excel?

22.Как использовать электронную таблицу для моделирования решения задачи по типу «что будет, если…».

23.Как выделить смежные и несмежные блоки ячеек?

24.Какие вы знаете команды для работы с базами данных?

25.Что такое консолидация таблиц?

26.Что такое макросы и для чего они используются?

27.Какие вы знаете форматы данных?

28.Какие вы знаете типы аргументов функции?

29.Что такое Мастер функции?

30.Что такое Мастер диаграмм?

31.Какие вы знаете методы обработки и анализа данных в Excel?

32.Как осуществляется сортировка списков?

33.Как осуществляется фильтрация списков?

34.В каких случаях используют структурирование и группировку данных?

35.Как формируются итоги в списке по заданным критериям?

Òåìà 4.10

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

4.10.1. Общие сведения

База данных — это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (èëè структурой данных)

395

называют совокупность взаимосвязанных данных. Базы данных (БД) делят на три класса соответственно типам информационных структур: табличные (реляционные), сетевые, иерархические.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). СУБД — это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого, отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество СУБД: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper, Oracle и т. д. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого объекта в данном учебнике выбрана СУБД Microsoft Access.

Реляционная база данных. БД, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных, основным объектом которой служат взаимосвязанные двухмерные таблицы, состоящие из однотипных строк-записей. Каждая строка, в свою очередь, составлена из полей и называется записью. Если записей в таблице нет, то это значит, что структура БД образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру БД и соответственно получаем новую БД.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Связи между таблицами БД дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной БД связи характеризуются отношениями типа «один к одному» (1 : 1) или «один ко многим» (1 : М). Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них — ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.

396

Схема данных. В СУБД Access процесс создания реляционной БД включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в БД.

Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты: меню, панели инструментов, справочная система, — а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются аналогично другим приложениям (Word, Excel). Общий вид окна программы приведен на рис. 4.25.

Поля БД не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

èìÿ ïîëÿ — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолча- нию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

òèï ïîëÿ — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Èìÿ ïîëÿ);

значение по умолчанию — значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных); условие назначения — ограничение, используемое для про-

верки правильности ввода данных; сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдает-

ся автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

397

Ðèñ. 4.25. Îêíî ÑÓÁÄ Microsoft Access

обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);

индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю также проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

текстовый — тип данных, используемый для хранения обыч- ного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

ïîëå Ìåìî — специальный тип для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически в поле хранится лишь указатель на то место БД, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно; числовой — тип данных для хранения действительных чисел; дата/время — тип данных для хранения календарной даты

и текущего времени; денежный — тип данных для хранения денежных сумм;

счетчик — специальный тип данных для хранения для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например ДА или НЕТ);

поле объекта OLE — специальный тип данных, предназна- ченный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;

гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Internet (URL — Universal Resource Locator — универсальный местоопределитель ресурсов). При щелчке на ссылке автоматически происходят запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Перед созданием БД должна быть определена логическая структура базы — состав таблиц, их структура и межтабличные связи.

399

Объектами БД, помимо таблиц, являются запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запросы позволяют исключить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации, содержащейся в основных таблицах. При работе с запросами данные можно упорядочивать, фильтровать, объединять и производить с ними необходимые итоговые вычисления. Запрос может формироваться с помощью QBE (Query By Example) — запросов по образцу или с помощью инструкции SQL (Structured Query Language) — языка структурированных запросов.

Формы служат для организации внесения информации в таблицы различными пользователями, их применение позволяет легко автоматизировать ввод данных и исключить ошибки ввода. Формы могут также использоваться для просмотра запросов и таблиц на экране.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т. е. для распечатки данных.

Для реализации практических задач пользователя разработ- чику приходится применять средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросы и модули, созданные программистом, оперируют с запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия

âединую задачу пользователя.

Âокне БД Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров èëè Конструкторов создания нового объекта.

Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.

Размещение базы данных. Все таблицы БД, а также другие объекты Access — формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты — могут размещаться на диске в одном файле БД формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения поль-

400