информатика_книги / Информатика. Теория и практика_Острейковский В.А, Полякова И.В_2008 -608с

будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, очистить содержимое, удалить и т. д.

Форма данных. Excel позволяет работать с отдельными записями списка с помощью простой экранной формы. Выполнять основные операции обработки записей списка (просмотр, поиск или фильтрация по критериям, создание новых и удаление уже существующих записей списка).

При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей — названия столбцов списка. Для просмотра записей используются полоса прокрутки или кнопки Далее, Назад; выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, а вычисляемые или защищенные поля не редактируются.

Структурирование и группировка данных для формирования итогов в Excel. После того как список отсортирован, можно применить команду Итоги èç ìåíþ Данные для создания промежуточных и общих итогов в списке. По этой команде открывается диалоговое окно Промежуточные итоги. В нем задаются поле, при каждом изменении значения которого будут вычисляться итоговые значения, и операция, которая будет применяться к значениям полей, отмеченных в списке Добавить итоги по.

Создание промежуточных итогов основано на предварительной сортировке записей списка, при этом важен порядок сортировки: состав и подчиненность ключей сортировки. Если сортировка была выполнена по полям (поле , поле2, поле3), т. е. поле является самым старшим в сортировке, поле2 определяет порядок сортировки строк списка при одинаковых зна- чениях поля , а поле3 задает порядок сортировки при одинаковых значениях и поля , и поля2, — то и подведение итогов имеет свой жесткий порядок: поле , поле2, поле3, или: поле , поле2, или: поле .

Если таблица уже содержит итоговые строки, в нее можно добавить новые итоговые значения, рассчитанные с помощью другой функции. Для этого в окне Промежуточные итоги следует снять флажок Заменить текущие итоги и задать нужное поле и функцию (операцию). Два других флажка позволяют

3%

размещать итоги под или над строками данных и выводить каждую группу значений данных на отдельном листе.

Если промежуточные итоги больше не нужны, то список можно привести в исходное состояние; для этого достаточно щелкнуть на кнопке Отмена. Но отмена срабатывает лишь в том случае, если после форматирования итогов не было других изменений списка; в противном случае следует щелкнуть на кнопке Убрать все, которая возвращает список в исходное состояние.

Команда меню Данные Итоги позволяет выполнять следующие действия:

—по отдельному полю списка, используемому в качестве поля группировки, можно осуществлять формирование итогов различных видов операций (функций);

—для одинаковых значений полей группировки можно формировать итоги по одному или нескольким полям списка; при этом вид операции определяет, какие поля могут использоваться для подведения итогов. Так, для операций Сумма, Среднее, Максимальное, Минимальное и т. п. могут выбираться поля только числового типа, для операции Количество значений — поля любого типа (числовые, текстовые, даты).

Консолидация данных. Другим способом получения итого-

вой информации является консолидация — агрегирование согласно выбранной функции обработки данных, представленных в исходных областях-источниках. Результат консолидации находится в области назначения. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до ## областей-источников, а сами источники могут быть закрыты во время консолидации.

Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения. Выполняется команда Данные Консолидация, выбирается вариант и задаются условия консолидации. Существуют следующие варианты консолидации:

—по расположению для одинаково организованных источ- ников (фиксированное расположение);

—по категориям для различающихся по расположению данных;

—консолидация внешних данных.

При консолидации по расположению все источники имеют одинаковое расположение данных источников, что позволяет

3%

использовать ссылки на файлы и ячейки для консолидации таблицы (метки категорий данных в выделяемые области-ис- точники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (максимальное, минимальное, среднее значение и т. п.) по их расположению.

При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но не одинаково организованные в различных областях-источниках. Для консолидации данных по категориям используются метки строк и столбцов, которые должны совпадать (метки включаются в выделенные областиисточники). Метки и консолидируемые данные должны находиться в непосредственной близости друг с другом. Указывается тип меток — в верхней строке и левом столбце.

При консолидации внешних данных следует щелкнуть на кнопке Пролистать, в диалоговом окне Пролистать выбрать файл, содержащий области-источники, для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек.

Переключатель Создавать связи с исходными данными создает при консолидации связи области назначения к областямисточникам.

Сортировка данных. В Microsoft Excel предусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: числа, текст, логические значения, значения ошибки, пустые ячейки. Для сортировки по убыванию используется обратная очередность, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец отсортированного списка.

Работа с диаграммами. Диаграмма создается с помощью

Мастера диаграмм, вызываемого командой Вставка Диаграмма или щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов Стандартная. При выборе опции На этом листе создается внедренная диаграмма. При выборе опции На новом листе автоматически добавится новый лист, на котором будет размещена создаваемая диаграмма.

Обычно перед вызовом Мастера диаграмм выделяется интервал ячеек — область данных для построения диаграммы. Мастер диаграмм осуществляет построение новой диаграммы в интерактивном режиме за несколько шагов:

3%3

—øàã 1. Указание блока ячеек с исходными данными для построения диаграммы. Блок ячеек может включать как сами данные, так и дополнительную информацию, которая используется в качестве названий исходных данных (легенд), указаний меток по оси Х. Блок ячеек может содержать несмежные ячейки одного рабочего листа (выделяются при нажатии клавиши <Ctrl>);

—øàã 2. Выбор типа диаграмм. Excel позволяет построить диаграммы 1" стандартных типов;

—øàã 3. Выбор формата диаграммы указанного типа. Можно просмотреть результаты выбора, щелкнув на кнопке Просмотр результатов;

—øàã 4. Задание параметров диаграммы: расположение данных, способ использования первой строки или столбца (метки осей, текст легенды, название диаграммы).

Если блок ячеек для построения диаграммы содержит несколько строк или столбцов, можно различным образом определить понятие ряда. Ряд может соответствовать данным одного столбца или одной строки. Если интервал включает не только числовые данные, следует указать, сколько строк (ряды в строках) или столбцов (ряды в столбцах) отводится для меток оси Х

èсколько столбцов (ряды в строках) или строк (ряды в столбцах) используется при формировании легенды;

—øàã 5. Добавление легенды, ввод названия диаграммы

èподписей к ее осям. Диаграмма может и не содержать легенд, если они не вошли в интервал выделения, но легенду можно добавить при редактировании рядов диаграммы.

Редактирование диаграмм. Созданные диаграммы можно кор-

ректировать вплоть до изменения состава и способа представления исходных данных, на основании которых она построена. Редактирование осуществляется с помощью как Мастера диаграмм, так и команд меню и инструментов панели Диаграмма.

Использование Мастера диаграмм. Данный вид корректировки диаграмм обеспечивает изменение:

—исходного интервала ячеек, на основании которого построена диаграмма;

—ориентации рядов;

—числа строк и столбцов, отводимых для меток оси Х и названия легенды в диаграмме.

3%"

Предварительно следует выделить объект диаграммы. Затем щелчком на кнопке Мастер диаграмм запускается режим корректировки, состоящий из двух шагов:

—øàã 1. Корректировка интервала ячеек для диаграммы;

—øàã 2. Корректировка ориентации в рядах, определение меток оси Х и легенд.

Работа с диаграммами с помощью команд меню. При активи-

зации диаграммы происходит изменение состава режимов Главного меню, появляются специальные режимы, содержащие команды корректировки диаграмм. Вместо меню Данные появляется меню Диаграмма, которое содержит следующие команды:

Тип диаграммы — для изменения типа диаграммы для отдельной последовательности данных, группы или всей диаграммы в целом;

Исходные данные — для добавления или изменения выделенного ряда данных или отдельного элемента диаграммы;

Параметры диаграммы — для изменения стандартных параметров выбранного типа диаграмм. Изменения могут затрагивать такие элементы, как сетка, оси, подписи данных и заголовок диаграммы;

Размещение — для выбора расположения выделенных объектов на листе;

Добавить данные — для добавления выделенного ряда данных или точек на диаграмму;

Линия тренда (ìåíþ Вставка) — для добавления или изменения линии тренда на диаграммах различных типов.

Алгоритм изменения диапазона ячеек, используемый для создания диаграммы:

—выберите изменяемую диаграмму;

—выполните команду Исходные данные â ìåíþ Диаграмма,

àзатем выберите вкладку Диапазон данных;

—убедитесь, что выделена полностью вся ссылка в поле

Диапазон данных;

—на рабочем листе выберите ячейки, содержащие данные, которые должны появиться в диаграмме;

—чтобы название столбца или строки для новых данных появилось в диаграмме, в выбираемые ячейки нужно включить те, которые содержат это название.

3%5

Настройка параметров печати. Печать готового документа на принтере — заключительный этап работы с электронными таблицами. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов Стандартная осуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами настройки принтера, заданными по умол- чанию. По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа. Если эти параметры надо изменить, то выполняется команда Файл Печать, которая открывает диалоговое окно Печать.

Если часть данных не нужно выводить на печать, то можно задать область печати. Область печати — это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо рабочего листа.

ПРАКТИЧЕСКИЕ РАБОТЫ

Работа ¹ 1. Редактирование рабочей книги

Цель работы: создание и сохранение электронной таблицы (рабочей книги). Изучение способов работы с данными в ячейке (форматирование содержимого ячеек, выбор диапазона яче- ек и работа с ними, редактирование содержимого ячеек). Изу- чение возможностей Автозаполнения.

Задание: создайте рабочую книгу и изучите способы работы с данными в Excel.

Методика выполнения работы:

1.Создайте новую рабочую книгу (кнопка Создать на панели инструментов Стандартная или команда Файл Создать).

2.Переименуйте текущий рабочий лист (дважды щелкните на ярлыке текущего рабочего листа и переименуйте его).

3.Добавьте еще один рабочий лист в рабочую книгу (щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и в контекстном меню выберите команду Добавить).

4.Сохраните созданный вами файл под именем book.xls

âсвоем каталоге (команда Файл Сохранить).

3%$

#. Создайте таблицу по предложенному образцу (табл. 4.4). Для этого:

—в ячейку А1 введите с клавиатуры заголовок таблицы: Экзаменационная ведомость;

—в ячейку А3 введите: ¹ ï/ï;

—в ячейку В3 введите: Фамилия, имя, отчество;

—в ячейку С3 введите: ¹ зачетной книжки;

—в ячейку D3 введите: Оценка;

—в ячейку Е3 введите: Фамилия экзаменатора.

6.Отформатируйте ячейки шапки табл. 4.4. Для этого:

—выделите блок ячеек— А3:Е3;

—выполните команду Формат Ячейки и перейдите к вкладке Выравнивание;

—в диалоговом окне Выравнивание выберите опции: Горизонтальное — По центру; Вертикальное — По верхнему краю; переключатель — Переносить по словам, а во вкладке Шрифт измените начертание букв и размер шрифта.

%. Измените ширину столбцов, в которые не поместились введенные данные. Для этого можно перетащить границы между строками и столбцами или навести указатель мыши на границу между заголовками столбцов и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Для более точной настройки следует выполнить команду Формат Строка (Столбец) и активизировать подходящую команду из открывающегося меню.

8.Сделайте рамку таблицы (Панель инструментов кнопка Обрамление).

3%%

'. Присвойте каждому студенту свой порядковый номер, используя маркер заполнения. Для этого:

—сделайте текущей первую ячейку столбца ¹ ï/ï и введите

âнее цифру 1;

—введите цифру 2 в следующую ячейку этого столбца;

—выделите блок, состоящий из двух заполненных ячеек;

—установите указатель мыши на правый нижний угол выделенного блока. Указатель мыши примет вид черного крестика — это маркер заполнения. Перетащите его при нажатой правой кнопке мыши вниз или выполните команду Правка Заполнить Прогрессия).

1 . Заполните столбец Фамилия экзаменатора. Воспользуйтесь методом автозавершения (он состоит в том, что Excel «угадывает» слово, которое будет вводить пользователь) или заполните ячейки с помощью маркера заполнения.

11. Скопируйте таблицу на другой рабочий лист с помощью буфера обмена. Для этого:

—выделите таблицу или диапазон ячеек;

—правой клавишей мыши вызовите контекстное меню;

—выполните в нем команду Копировать;

—перейдите на другой лист;

—установите курсор в первую ячейку предполагаемой таблицы;

—выполните команду Вставить в контекстном меню.

12.Добавьте в новую таблицу одну строку и один столбец. Для этого:

— выделите диапазон ячеек по столбцу;

— щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Добавить ячейки;

— то же самое повторите для строки.

13.Внесите в таблицу два изменения:

—очистите колонку с фамилией экзаменатора;

—озаглавьте эту колонку: Подпись экзаменатора.

14. Отсортируйте в новой таблице столбцы 2 и 3 по возрастанию (меню Данные Сортировка или на панели инструментов Стандартная кнопка Сортировать по возрастанию (Сортировать по убыванию)).

15. Распечатайте созданный документ (Файл Печать).

378

Работа ¹ 2. Построение диаграмм

Цель работы: создание и построение диаграмм в Excel.

Задание: на основе данных, приведенных в табл. 4.5, постройте несколько типов диаграмм, наглядно показывающих итоги сессии.

Методика выполнения работы:

1.Íà Листе 1 создайте таблицу Сведения о результатах сда- чи сессии на факультете; внесите в нее данные.

2.Постройте на отдельном листе диаграмму типа Столб- чатая èëè График для всех групп и всех предметов. Для этого:

— выделите всю таблицу;

— выполните команду меню Вставка Диаграмма или воспользуйтесь кнопкой Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

3.Внесите название диаграммы, обозначения осей, добавьте легенду.

4.Постройте диаграммы и сравните результаты сдачи сессии по информатике, математике и физике. Для этого:

— выделите столбцы Группа, Информатика, Математика и, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, выделите столбец Физика;

— выберите тип диаграммы: График.

379

5. Измените результаты сдачи сессии и проверьте, как это отразилось на построенных диаграммах.

6. Отчет о работе представьте в виде диаграмм на отдельных листах рабочей книги.

Работа ¹ 3. Формулы в Excel

Цель работы: создание и использование простых формул в Excel.

Задание 1: торговая фирма имеет в своем ассортименте следующие товары: телевизоры стоимостью $ 300, видеомагнитофоны стоимостью $ 320, музыкальные центры стоимостью $ 550, видеокамеры стоимостью $ 700, видеоплееры стоимостью $ 198 и аудиоплееры стоимостью $ 40. В январе было продано: телевизоров — 10, видеомагнитофонов — 5, музыкальных центров — 6, видеокамер — 2, видеоплееров — 7, аудиоплееров — 4. Используя возможности Excel, требуется найти сумму выручки от продажи в рублях и долларах.

Методика выполнения задания:

1.Создайте таблицу, внесите в нее исходные данные задачи.

2.Для подсчета выручки от продажи в долларах в ячейки столбца E внесите соответствующие формулы. В формулах использована относительная адресация ячеек. Формула вводится лишь в одну ячейку, а остальные формулы в столбце получены

ñпомощью Автозаполнения.

3.Подсчитайте выручку от продажи в рублях. В формулах использована смешанная и абсолютная адресация ячеек. Для введения абсолютного и смешанного адресов необходимо после введения ссылки нажать клавишу <F4> и из предлагаемых вариантов выбрать нужный.

4.Подсчитайте сумму выручки от продажи всех видов товаров (выделить столбец и щелкнуть на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная или установить курсор в последнюю ячейку столбца Е в строку Итого и воспользоваться кнопкой Вставка функции на той же панели инструментов. В окне Мастера функций следует выбрать: СУММ из категории Математические).

Пример выполнения второго пункта задания 1 показан в табл. 4.6.

380