4.2. Рабочий план подготовки и проведения выставки.

Планирование остается основой рациональной подготовки и эффективного проведения выставки или ярмарки. Планирование должно осуществляться на всех уровнях и во всех звеньях, незави­симо от того, как фактически будут называться плановые доку­менты: план, план-график, график работ, линейная диаграмма или сетевой план мероприятий. По многолетней традиции основной рабочий план в большинстве организаций называют планом меро­приятий по подготовке и проведению выставки. Четкий, детально увязанный план является залогом успешной организации и коор­динации работ. Прежде всего, план - это задание исполнителям. Благодаря системе планов процесс подготовки выставки органич­но переходит в целый ряд взаимосвязанных и взаимозависимых операций, реализуемых коллективом исполнителей, являющихся звеньями единой сложной системы. От успешных действий этих, исполнителей во многом зависит конечный результат: техниче­ский, художественный или научный уровень выставки, ее эконо­мическая рентабельность или действенность как информационно-рекламного мероприятия. Утвержденный план становится доку­ментом для контроля хода исполнения и координации действий исполнителей и соисполнителей. Таким образом, искусство пла­нирования подготовки выставки и управление этим процессом является залогом рационального использования всегда ограничен­ных сил, времени и средств. Еще один важный фактор - плано­вый период подготовки и проведения выставки. Плановый период в зависимости от типа выставочного мероприятия и статуса вы­ставки может составлять от двух месяцев (например, для заво­дской юбилейной выставки) до пяти лет - для Всемирной вы­ставки «ЭКСПО». Естественно, это накладывает специфику на всю организацию работ, на детализацию плана по этапам, на взаимосвязи исполнителей, на контроль и координацию хода вы­полнения этапов и подэтапов. Но независимо от типа готовящей­ся выставки и времени, отведенного на ее подготовку, в многооб­разии вариантов планов можно выделить обязательные этапы и работы. Рассмотрим типовой план мероприятий, состоящий из 30 этапов, представленный ниже.

Этапы типового плана по подготовке и проведению выставки:

1. Подготовка распорядительного документа о подготовке вы­ставки и доведение его до исполнителей.

2. Создание организационного комитета, рабочей группы и ди­рекции выставки; проведение первого (организационного) за­седания.

3. Разработка графиков и инструкции по реализации плана ме­роприятий по подготовке и проведению выставки и доведе­ние их до исполнителей.

4. Разработка сметы затрат на подготовку и проведение выстав­ки, финансового плана по доходной части и утверждение бюджета выставки.

5. Разработка концепции выставки, тематического (или экспо­зиционного) плана и утверждение их оргкомитетом.

6. Разработка информационно-рекламных материалов (инфор­мационного письма, персональных приглашений и т.п.), до­говорной коммерческой документации («Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке», прайс-листы на услуги и работы).

7. Решение вопроса о помещении или экспозиционных площа­дях выставки.

8. Рассылка информационного письма и заявочно-договорной документации потенциальным участникам.

9. Подготовка рекламной кампании выставки в СМИ, на радио и телевидении.

10. Регистрация поступающих заявок участников, контроль и учет денежных перечислений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок с экспонентами и т.п.

10. Разработка художественного проекта выставки.

10. Разработка техно-рабочего проекта выставки со специфика­циями, схемами энергоснабжения и освещения.

11. Разработка мероприятий по технической, пожарной, крими­нальной и другим видам безопасности.

10. Подготовка и издание официального каталога выставки.

10. Издание и вывоз из типографии тиражей рекламных про­спектов, буклетов, приглашений, входных билетов и тому подобных материалов.

11. Решение вопросов материально-технического обеспечения работ по выставке и проводимых сопутствующих меро­приятий.

12. Организация изготовления в производстве или приобре­тения у поставщиков необходимого оборудования и эле­ментов художественного оформления, технических средств рекламы.

13. Сборка и монтаж несущего оборудования, каркасов, боксов, витрин, строительство индивидуальных стендов.

14. Подготовка группы сопровождения почетных гостей, кон­сультантов, экскурсоводов, гидов-переводчиков и другого обслуживающего персонала.

20. Разработка и утверждение оргкомитетом программы сопут­ствующих мероприятий и графика протокольных встреч, списков почетных гостей и организаций, приглашаемых по­сетить выставку, рассылка приглашений.

21. Оповещение населения об открытии выставки в средствах массовой информации и организация продажи входных билетов.

22. Организация заезда участников, встреча, учет и размещение в гостиницах, выдача пропусков.

23. Координация завоза экспонатов, помощь в растаможивании грузов и размещении экспонатов.

24. Сдача выставки приемной комиссии и подписание актов сдачи-приемки работ.

25. Организация и проведение пресс-конференции для журна­листов СМИ, радио и телевидения.

26. Открытие выставки, организация режима ее работы, инст­руктаж персонала стендов.

27. Проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки и организация информационного обслуживания участников и посетителей выставки.

28. Организация работы конкурсных и экспертных групп, на­градных комиссий, изучение экспозиций участников вы­ставки, отбор экспонатов и фирм, представляемых к награждению, подготовка наградной документации.

29. Официальное закрытие выставки, заключительное заседание оргкомитета, награждение участников выставки.

30. Демонтаж выставки, приведение в порядок выставочных помещений и сдача их владельцу.