ОСНОВЫ ВЫСТАВОЧНОГО ДЕЛА

Тема 4. Планирование выставочных программ

и вытавочных работ¹

4.1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ.

Планирование подготовки и управления процессом работ на ба­зе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной прак­тике используются три метода планирования:

• планирование по контрольным срокам;

• метод линейных диаграмм;

• сетевое планирование.

Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной дея­тельности.

Метод планирования по контрольным срокам. Разработанный таким методом план представляет собой перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений). Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования. В качестве при­мера рассмотрим план подготовки выставки, устраиваемой на предприятии к юбилейной дате. Выставка готовится и оформляет­ся собственными силами, за счет собственных средств с использо­ванием собственных материалов и людских ресурсов. Поэтому все ответственные за контрольные сроки - местные специалисты и руководители (см. образец 1).

К сожалению, этот метод не дает детальной картины организа­ционных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану вы­полняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руково­дителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.

Метод линейных диаграмм. Это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ. Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направлениям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого мето­па. Исключает необходимость разработки множества планов с кон­трольными сроками для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей,

Образец 1

УТВЕРЖДАЮ

Председатель оргкомитета

директор предприятия

План мероприятий по подготовке юбилейной выставки

№	Наименование работ	Срок исполнения	Ответственный
I.	Подготовка приказа	15.02.1999	зам. директора
2.	Разработка эскизного проекта	20.03.	гл. художник
3.	Разработка сметы затрат	19.04.	гл. бухгалтер
4.	Изготовление экспонатов	24.05.	нач. цеха
5.	Приобретение материалов	24.05.	нач. ОМТС
6.	Монтаж и оформление выставки	25.06.	нач.бригады
7.	Приемка комиссией и открытие выставки	29.06.	нач. отд. рекламы
8.	Работа выставки	3-24.07.	зам. директора
9.	Подготовка приказа о закрытии выставки	15.07.	зам. директора
10.	Демонтаж выставки	25-27.07	нач. бригады
11.	Итоговое заседание оргкомитета	31.07	зам. директора

Начальник планового отдела ________________

облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает возможность анализа и оценки, как идет

дело в целом, на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении, обычно умещается на листе бу­маги формата А4, может быть увеличен в любом масштабе. Графиче­ское оформление к тому же привлекает внимание. Такой план, вы­ношенный для всеобщего ознакомления на участках исполнителей, повышает персональную ответственность, мобилизует коллектив в целом, делает процесс управления более демократичным.

Метод сетевого планирования. Многие возникающие пробле­мы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности тотальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Приходится лишний раз собирать совеща­ния и уточнять детали необходимости или причины рассогласова­ния. Рассматриваемый метод сетевого планирования работ - наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же полу­чающий в выставочной практике все большее применение. В сетевом плане каждый этап отображается графическим фрагментом, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком обозна­чается событие (факт), а линией - процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями - фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана на­поминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, вы­полняемые параллельно. Например:

Тем. план Худ. проект Монтаж Худ. оформл. Приемка Открытие 2. 3. 4. 5. 6. 7.

1. о-------------о------------------о-------------------о----------------о---------------о-----------0

5.02. 5.03. 2.04. 14.05. 15.06. 20.07. 4.08.

Начало работОкончание

Центральный фрагмент сетевого

плана подготовки выставки

Из кружочков (событий, фактов) могут исходить сразу несколь­ко линий начинающихся здесь процессов.

Они тоже могут разветвляться на свои события и процессы, но должны сходиться и соединяться с кружочками, обозначающими даты одновременного окончания этапов или выполнения заданий. Кроме того, их окончание должно синхронизироваться с датами на основной линии, обычно называемой «критическим путем», т.е. вceони должны заканчиваться до какого-нибудь финального кон­трольного события, например, «приемка выставки комиссией» или «открытие выставки». Стержнем сетевого графика является «критический путь» - кри­вая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лимитирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выста­вочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки выставки комиссией и ее открытия. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориенти­руются на критический путь (см. образец 2).

Образец 2