Основы выставочного дела

Тема 8. Анализ результатов выставочных мероприятий

8.1. Подготовка отчета о работе на выставке.

Собранные на выставке и в ходе ее подготовки материалы необходимо систематизировать, маркировать наиболее важные для отчета и упаковывать их для от­правки в свою организацию. Такой отчет оформляется по принятой на его предприятии форме, предусматривающей сведения следую­щего характера:

1. Наименования изученных товаров или выявленных научно-технических достижений, их важнейшие технические, экономиче­ские и эксплуатационные характеристики, отличительные особен­ности и преимущества перед известными аналогами.

2. Названия фирм-разработчиков, изготовителей или посредни­ков при продаже, их реквизиты (адреса, телефоны, факсы, фамилии представителей и т. п.).

3. Мнения специалистов и консультантов, собранные на выстав­ке, о возможности использования новаций в специфических усло­виях.

Отчет состоит из нескольких разделов. Структуру и названия разделов специалисты составляют с учетом особенностей проведен­ной выставки. Тем не менее, можно выделить наиболее общие разде­лы для всех традиционных отчетов. Это разделы, характеризующие работу специалистов по обслуживанию экспонатов, показу и демон­страции их в действии; сведения, позволяющие оценить конкурен­тоспособность выставленных экспонатов, другие результаты экспо­нирования.

Подобный отчет обычно содержит следующие разделы:

1. Общая информация

- Количество Посетителей, прошедших регистрацию

- Количество Посетителей, опрошенных на выставке

- Количество фирм-экспонентов, опрошенных на выставке

2. Характеристика фирм-экспонентов

- Распределение участников по географическим регионам

- Сфера производственной деятельности фирм-экспонентов

3. Характеристика Посетителей выставки

- Распределение Посетителей по географическим регионам

- Категория, к которой принадлежит предприятие Посетителя

- Распределение Посетителей по должностям на предприятиях

4. Результаты выставки с точки зрения фирм-экспонентов

- Поставленные цели для участия в выставке

- Результаты участия в выставке

- Предложения по улучшению работы

- Заинтересованность фирм-экспонентов в следующей выставке

5. Результаты выставки с точки зрения Посетителей

- Цель посещения выставки

- Результаты посещения выставки

- Предложения по улучшению работы

- Заинтересованность Посетителей в следующей выставке

Подготовка отчета требует обработки и обобщения всего мате­риала, накопившегося в ходе подготовки и проведения выставки. Нужно сделать анализ собранных документов, инструкции, записи, данные учета посетителей, опросные листы и анкеты, визитные кар­точки, книги отзывов, т.е. сделать сортировку, группировка и клас­сификацию материала по определенным признакам. Полученный таким образом систематизированный материал кладут в основу раз­делов отчета. В заключительный раздел собирают обобщенные ма­териалы, дающие возможность сделать заключения и рекомендации по улучшению дальнейшей работы. В конце отчета должны быть сде­ланы обобщающие выводы и рекомендации по повышению уровня организации и эффективности участия в последующих выставочных мероприятиях.

Отчет должен содержать количественную характеристику экспо­натов, отражать факты поступления экспонатов с дефектами. Жела­тельно сделать анализ причин их появления.

Отдельной частью может быть сделан анализ монтажных и демонтажных работ. Здесь следует дать оценку фактической трудоем­кости работ, оценку совершенства инструкции по монтажу и демон­тажу, технологичности и удобству проведения работ. Определение фактической трудоемкости работ очень важно для организации учас­тия в последующих выставках. С этой целью стендист ведет хроно­метраж и учет времени монтажа и демонтажа по каждому экспонату.

Самостоятельный раздел в отчете посвящается анализу приемов и методов, использованных при демонстрации экспонатов; вы­явленным трудностям и возникавшим сбоям и повреждениям при ее показе в действии; эффективности использования технических и аудиовизуальных средств, если таковые были задействованы в экс­позиции.

Сравнивая с материалами аналогичным представленным на вы­ставке, стендист дает оценку конкурентоспособности представляв­шихся им изделий на международном рынке. Эти оценки он делает на основе собственных наблюдений, а также на основе замечаний посе­тителей о недостатках и преимуществах в конструктивных решениях, достигнутому техническому уровню по соответствию отдельных ха­рактеристик предъявлявшимся требованиям, по реакциям гостей выставки на внешнюю форму, окраску качество отделки, эргономи­ку и техническую эстетику.

В отчете обязательно нужно дать характеристику работы с посети­телями выставки: привести примеры и результаты работы с отдель­ными специалистами, коммерческими работниками и представи­телями прессы; показать реакцию на экспозицию широких слоев населения, прессы, радио и телевидения и подкрепить это примера­ми из печати или выписками из книги отзывов».

Если выставку (стенд) посещали VIP-персоны, нужно дать харак­теристику их отношений к выставке в целом и к экспозиции. Наи­более яркие фрагменты должны быть проиллюстрированы фотогра­фиями, аудио- и видеоматериалами.