Основы выставочного дела

Тема 7. Требования к работе стендиста

7.1. Особенности работы стендиста на выставке.

Стендист– это работник предприятия, откомандированный на выставку, обслуживающий определенный участок с экспонатами, выполняющий обязанности, связанные с целями организации его рабочего места на выставке.

В период работы выставки стендист обычно выступает в качестве консультанта определенного профиля знания или как специалист какой-либо отрасли. Но в период подготовки выставки, а также при демонтаже стенда после ее закрытия на него возлагается целый ряд дополнительных обязанностей.

Для того чтобы успешно справиться с этими обязанностями, существует так называемый «чемоданчик стендиста» или «чемоданчик работника выставки»¹.

Под этим термином понимается некий перечень вещей, которые в зависимости от задач, стоящих перед фирмой-экспонентом, и ее "фирменных стандартов" может уменьшаться либо увеличиваться…

К этим вещам обычно можно отнести следующие.

1. Документы

- Документация по выставке: копия (оригинал) Договора с Оргкомитетом; платежное поручение (если деньги переводились в последний момент); счета-фактуры и дополнительные документы, которые необходимо заверить печатью устроителя выставки.

- Командировочное удостоверение

- Прайсы, рекламные листовки

- Каталоги

- Заполненные счета на свою продукцию

- Типовые Договора

- Накладные

2. Карта города, где проходит выставка (в случае работы «на выезде»)

3. Деньги

- Валюта страны пребывания

- Мелочь для сдачи

Примечание: Деньги должны быть взяты из расчета, что за ряд услуг Оргкомитета выставки необходимо будет рассчитываться на месте, а также закупить ряд товаров у других экспонентов для фирмы прямо на выставке.

4. Информация, реклама и фирменный стиль

- Визитные карточки (с избытком)

- Бэджи сотрудников

- Фирменная одежда

- Сувениры

- Расписание презентаций, графика присутствия специалистов и т.п.

- Тара для рекламы (листовок, буклетов и т.п.)

- Запасная надпись для фриза (иногда название фирмы написано неверно, либо может быть повреждено в ходе выставки)

5. Удобная обувь (+Крем для обуви)

6. Канцелярия

- Ножницы

- Нож (лучше – т.н. «швейцарский»)

- Новая записная книжка и/или бумага для записей

- Прозрачный скотч

- Недорогие авторучки (в избытке)

Пояснение:при проведении анкетирования нужно иметь огромное количество ручек - половину из них унесут, вторую сломают…

- Степллер

- Календарь

7. Оборудование и связь

- Сотовый телефон и зарядное устройство к нему

- Калькулятор

- Электрошнур – удлинитель с несколькими розетками

- Сетевой адаптер (для разных видов электрических розеток)

- Фотоаппарат, диктофон (при необходимости)

- Запасные детали, которые могут выйти из строя (например, электрические предохранители).

- Электрочайник и /или кофеварка (при необходимости)

Примечание: У каждого ценного предмета, необходимого для повседневной работы (часы, фотоаппараты, диктофоны, видеокамеры, портативные компьютеры, калькуляторы и т.п.) должен быть назначен ответственный и эти предметы всегда после использования убираются на место – чтобы к ним не было свободного доступа «из прохода». Также не должны быть «в свободном доступе» и личные вещи сотрудников.

По возможности, дорогих вещей, «вводящих в искушение» на выставку целесообразно не брать.