II этап. Подготовка приказа о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки

После того, как предварительно изучена ситуация, обсуждено и принято решение о проведении выставки, организация присту­пает к разработке и реализации выставочного проекта. Работа на­чинается с разработки концепции выставки и оформления первого приказа по подготовке выставки. В нем надо предусмот­реть все необходимые поручения, важнейшие сроки завершения работ, правоотношения, ответственность и контроль исполнения.

Первыми пунктами приказа устанавливаются срок, цели и за­дачи проведения выставки. Затем следуют пункты по организа­ции первоочередных работ, распределению поручений и назна­чению ответственных исполнителей. Важнейшие из них: созда­ние организационного комитета, разрабатывающего идеологию выставки, рабочей группы при нем и дирекции выставки для ру­ководства текущими работами. Их первейшая задача - разработ­ка тематической идеологии выставки с определением основных разделов выставки, важнейших направлений работ и технико-экономическим обоснованием проекта. Такой документ получил распространение в последние годы и все чаще называется «Кон­цепцией выставки».

Создание оргкомитета, рабочих группы и дирекции выставки. Для выработки тематической идеологии выставки и обеспечения коор­динации работ по ее подготовке и проведению приказом или рас­поряжением устроителя выставки создаетсяорганизационный ко­митет(в дальнейшем - оргкомитет). В его состав приглашаются представители министерств, администрации (города, области и т.д.); отраслевых ассоциации и союзов, общественных организаций, средств массовой информации, проявивших интерес к данной вы­ставке, а сами эти ведомства и учреждения включаются в перечень соорганизаторов выставки. Важнейшие выставки и ярмарки в Рос­сии иногда патронирует Правительство РФ и даже Президент.

Функцииоргкомитетов выставок различных уровней хотя и различны по масштабам, но, по сути, имеют много общего. Оргкомитет выставки (ярмарки) уточняет тематическую направленность выставки, сроки ее подготовки и открытия; утверждает основные разделы, тематические планы, пе­речни экспонатов, заслуживающих особого внимания, проекты художественного оформления, комплексный план работ по подго­товке выставки и сопутствующих мероприятий в период ее рабо­ты. В комплексе это и есть «Концепция выставки». Оргкомитет на одном из заседаний утверждает ее и принимает как руководство к действию для всех исполнителей на соответствующих направлени­ях. Он осуществляет контроль за своевременным окончанием всех работ и оказывает помощь в решении сложных вопросов, утвер­ждает процедуру открытия выставки, рассматривает вопросы, свя­занные с приглашением почетных гостей, предварительные итоги выставки и отчет о ее проведении.

На крупны выставках, имеющих важное значение для развития науки и промышленности, оргкомитет может создать научно-технический центр. НТЦ создается из крупных ученых и известных специали­стов промышленности для изучения и экспертизы выставленной экспонатуры, отбора прогрессивной техники, оборудования и тех­нологий для более тщательного их изучения или подготовки за­ключений и предложений по закупке их российскими предпри­ятиями и учреждениями.

Оргкомитет является представительным органом. Он собира­ется периодически и обсуждает или решает вопросы, подготов­ленные его исполнительными органами - ответственным секре­тарем оргкомитета или рабочей группой.

Одной из первых задач оргкомитета является обсуждение и утверждение концепции вы­ставки. В задачи рабочей группывходит: подготовка заседаний оргкомитета, и в том числе, подготовка документов к рассмотре­нию на его заседаниях, обеспечение контроля исполнения его решений, осуществление связи с отечественными и зарубежными организациями. В отельных случаях вместо рабочей группы орг­комитетом назначается ответственный секретарь. Некоторые специфические вопросы на заседание оргкомитета может выне­сти дирекция выставки, являющаяся исполнительным органом организации-устроителя.

Для организации текущей и оперативной работы по подго­товке и проведению выставки (или ярмарки) устроитель создает специальный орган управления - дирекцию. Дирекция назнача­ется приказом по предприятию для реализации целей и задач выставки и является его исполнительным органом. Дирекция разрабатывает проект концепции выставки и другие документы, планирует работу, заблаговременно устанавливает контакты со всеми организациями и службами, принимающими участие в вы­ставке; способствует налаживанию контактов заинтересованных в выставке лиц и учреждений; осуществляет оперативный кон­троль хода выполнения работ. Дирекция непосредственно работает с проектировщиками-дизайнерами, строителями-монтажниками и ху­дожниками-оформителями; активно способствует налаживанию взаимодействия всех участников большой и сложной работы; обеспечивает слаженность работы всего коллектива в целом. На нее же возлагаются обязанности по администрированию на террито­рии выставки и по реализации всех намеченных совместно с оргкомитетом мероприятий во время ее проведения.

Состав дирекции, типичной для международной выставки:

• ди­ректор,

• первый заместитель директора,

• заместитель директора по административным вопросам,

• главный художник,

• методист,

• спе­циалист по транспорту,

• бухгалтер,

• заведующий хозяйством,

• старший переводчик,

• офис-секретарь.