6.4. Изучение выставочной площади4.

Если фирма планирует на выставке:

- использовать крупногабаритное оборудование;

- иметь нестандартный и/или крупный стенд;

- сделать свою работу успешной;

целесообразно предварительно съездить на место и оценить:

1. Выставочный павильон

- Каково распределение павильонов на территории выставочного комплекса?

- Какова имиджевая значимость павильонов? Где будет проходить церемония открытия выставки? Какие павильоны будут посещены официальными делегациями?

- Как лучше подвозить крупногабаритное оборудование? Существует ли при выставочном объединении траснспортно-экспедиторская компания? Какие услуги она оказывает?

- Какой павильон (какой этаж) обычно наиболее посещаем?

- Каково предполагаемое распределение экспонентов по павильонам?

- Какова высота и ширина дверей в павильоне?

- Какова высота потолков в павильоне?

- Как будут двигаться в павильоне основные потоки посетителей, а более конкретно - каково местоположение:

- входа и выхода на выставку (в том числе эскалаторов и лифтов);

- стенда Дирекции выставки;

- залов для семинаров и/или подиумов для массовых мероприятий;

- буфетов;

- туалетов,

- Все выше перечисленное отвечает целям экспонента или нет?..

2. Месторасположение стенда фирмы

- Нет ли колонн, вентиляционных шахт, распределительных щитов, люков, пожарных выходов на территории рядом либо на площади закупаемого стенда?

Желательно избегать расположения своего стенда:

- около препятствующих движению опор;

- в концах проходов (в «тупиках»);

- под низкими потолками либо в плохо освещенных местах;

- около грузовых отсеков.

- Где расположены стенды Конкурентов в павильоне?

Здесь можно выбрать два направления работы: либо - чувствуя силу своих стендистов - встать намеренно рядом с основным Конкурентом, либо наоборот – не чувствуя такой уверенности – расположиться как можно дальше от него.

- Что может загородить стенд? Какова высота стенда у соседей «по потоку»?

- Какой площади стенды у соседей?

- Не будет ли рядом со стендом источников звука, шоу (по опыту прошлых выставок)?

3. Изучение помещения для конференции, семинара

Если фирма планирует семинар, конференцию или еще какое-нибудь публичное выступление, целесообразно предварительно оценить:

- Количество посадочных мест и наличие столов для ведения конспектов

- Проветриваемость помещения

- Наличие доски

- Наличие мультимедийного проектора

- Наличие звукоусиливающего оборудования

- Расположение туалетных комнат

- Расстояние до электрической сети

- Наличие фойе для кофе-брейков и оформления документов

6.5. Обустройство выставочного стенда.

Сооружение стенда на вы­ставке самая материально и финансово трудоемкая рабо­та. И прежде чем приняться за стенд, нужно определиться с воз­можным вариантом решения вопроса:

• собственными силами;

• собственными силами с частичным привлечением сил со стороны;

• силами фирмы устроителя выставки;

• заказать специализированной фирме.

Для оценки и сравнения разных вариантов запросите предвари­тельные сметы на выполнение этих работ. Существенную помощь вам окажет устроитель выставки, сообщив свои расценки либо пре­доставив список специализированных фирм, занимающихся оформлением стендов. На ваше решение о разработке стенда влияет не только стоимость работ, но и вероятность его использования в будущем. Поэтому решите, как вы его используете:

• один раз, изредка или многократно;

• в своей стране;

• в своей стране и за рубежом;

• преимущественно за рубежом.

На оформление вашего стенда может повлиять:

• площадь для демонстрации экспонатов;

• гарнитуры мебели для сидения;

• площадь стен;

• кабины для переговоров;

• информационный стенд;

• покрытие пола;

• освещение;

• монтаж промежуточных перекрытий;

• запирающиеся подсобные помещения;

• закрытые места для хранения;

• кухня;

• телефон;

• электроснабжение;

• водопровод и канализация;

• затененное помещение для демонстрации кино и видеофильмов.

Проектируя оформление стенда, сверьте отдельные детали с инструкциями выставочной компании:

• по крыше стенда;

• по высоте надстроек;

• по акустическим средствам рекламы;

• по особым ограничениям.

Перед выдачей заказа на проектирование стенда окончательно решите;

1. Какие виды продукции или услуг должны экспонироваться на стенде?

2. Под какие задачи делается стенд: демонстрация экспонатов всем посетителям; демонстрация в действии узкому кругу пригла­шенных; чтение докладов с демонстрацией кино, видео или слай­дов, приемы с фуршетом и т.д.?

3. Какого рода стенд вы хотите иметь?

• в павильоне (рядовой компоновки, угловой, островной, головной, блочный, двухэтажный);

• на открытой выставочной площади;

• в отдельном оформлении или в групповой экспозиции;

• в виде складывающейся конструкции;

• в надувном варианте и т.д.

Все пожелания экспонента относительно места стенда или вит­рины в выделяемом павильоне нужно заблаговременно довести до сведения устроителей. В идеале данные пожелания целесообразно лично обсудить с представителем выставочной компании. Но это не всегда возможно сделать лично, поэтому приходится ограничивать­ся телефонными переговорами, пересылкой согласованных доку­ментов, почтовой перепиской, через посредников, и т.п. Но по мере возможности лучше все-таки выехать к месту проведения буду­щего мероприятия, чтобы согласовать лично местоположение экс­позиции и внести коррективы в проект по ее привязке к интерьеру.

Основные рекомендации: Для оформления стенда, безусловно, лучше пригласить профессионального дизайнера. Наиболее удачное положение для стенда - напротив и справа от главного входа, на центральных внутренних проходах, ближе к активным экспонентам. Избегайте размещения стенда вдали от проходов, позади больших колонн и лестниц, «спиной» к площадкам активных действий. Располагая экспонаты, обратите внимание на движение основного потока посетителей. Поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатами. На стенде необходимо предусмотреть наличие склада, комнаты переговоров, мест для отдыха, приготовления еды. Если ваши экспонаты обладают особыми техническими характеристиками, позаботьтесь о них заранее: вашим изделиям, к примеру, может потребоваться особое электропитание, а крупногабаритное и тяжелое оборудование нужно будет доставлять в павильон особым транспортом.

Правильно оформленный стенд во многом работает на успех мероприятия.