6.3. Стоимость участия в выставке.

Участие в выставке – одно из самых недорогих средств маркетинговой программы. По крайней мере, затраты на рекламу в расчете оценочной стоимости на одного посетителя значительно ниже, чем в каких-либо других видах рекламы.

Приблизительную смету расходов необходимо составлять заранее. Примерно половину их составят арендная плата (10-15%) и затраты на оформление стенда (30-35%).

В смете должны быть учтены прямые: (стоимость выставочной площади, аренда и монтаж стенда и оборудования) идополнительныерасходы:

• газ, вода, телефон, факс, мебель, холодильник, продукты, оплата услуг специалистов (дизайнеров, архитекторов), страхование, уборка мусора;

• затраты на представительские цели (встречи с важными клиентами, подарки);

• выставочные экспонаты: постоянные (стационарные) экспонаты, приобретаемое имущество, сборка, хранение и проверка выставочных экспонатов, транспорт, подъемные приспособления, компенсация возможных убытков;

• работа с посетителями выставки: общая реклама, каталог или справочник покупателя, реклама в специальной прессе, раздаточные материалы и техническая литература, связи с представителями СМИ и общественностью, призовые фонды;

• содержание штата временных демонстраторов и служащих, а также постоянного штата сотрудников, работающих на стенде; средства на изготовление пропусков, значков, одежды персонала; оплата услуг переводчиков, оплата обучения и проживания персонала в гостинице, расходы на дорогу, плата за стоянку автомобилей, командировочные расходы, затраты на охрану и услуги службы безопасности;

• непредвиденные обстоятельства.

Список факторов, который обычно увеличивает плату за выставку:

- бронирование постоянного места за экспонентом (как правило, характерно для крупных выставок);

- 2-х или 3-х этажный стенд;

- занятие площади фигурным (например, в виде «змейки») стендом;

- "островной" (т.е. открытый с 4-х сторон) стенд;

- стенд открытый с двух или трех сторон;

- стенд, расположенный явно «на потоке» в павильоне;

- реклама вне территории своего стенда (в ряде случаев при использовании подвесных конструкций это необходимо делать до строительства всех стендов);

- участие в выставке, расположенной в другом городе или стране (за счет резко возрастающих накладных расходов);

- аренда дополнительного оборудования для стенда у Оргкомитета выставки;

- поломка или порча выставочного оборудования.

Список факторов, которые обычно уменьшают плату за выставку:

- постоянное участие в предыдущих выставках, проводимых данным Оргкомитетом;

- членство в различных Ассоциациях и Союзах по тематике выставки;

- наличие собственного стенда у фирмы-экспонента (оправдано при частом участии в выставках);

- наличие собственного оборудования для стенда, которое используется многократно;

- покупка «горящих» и нераспроданных за неделю до выставки площадей;

- аренда площадей ВНЕ павильона (для ряда экспонентов – это оправданный ход);

- оплата задолго до начала выставки;

- нормальный торг с Оргкомитетом;

- спонсорский взнос от профессиональных союзов, ассоциаций, гильдий по тематике выставки; властей региона и т.п.

- включение логотипа выставки в собственную рекламную кампанию;

- "привод на выставку" еще нескольких фирм;

- при аренде значительной площади в павильоне – использование, как правило, дешевой, либо даже бесплатной площади на улице;

- активное участие в околовыставочной программе: проведение интересных семинаров, круглых столов, конференций и т.п.;

- решение не одной, а целой гаммы задач фирмы на стенде.

- коллективный стенд, где представлены несколько фирм;

Радикальный способ: организация и проведение собственной выставки.

Учет налогов на участие в выставке (налогооблажение фирмы-экспонента)

В соответствии со ст. 264 Налогового Кодекса Российской федерации затраты организации, связанные с ее участием в выставке, относятся к рекламным расходам. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 44 "Расходы на продажу". Суммы, уплаченные за участие в выставке ее организаторам, отражаются следующими записями:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 76 - отражена стоимость участия в выставке;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76 - учтена сумма НДС;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51 - оплачено участие в выставке.

Расходы на создание проспектов, буклетов, сувениров и других расходных материалов для выставки учитываются также по дебету счета 44. Отметим, что некоторые организации могут самостоятельно производить необходимые для выставки изделия. В таких случаях в состав рекламных расходов относится заработная плата работников, начисленные суммы Единого социального налога и взносов в Пенсионный фонд. При этом, как правило, используются собственные материалы. Кроме того, на выставке могут бесплатно раздаваться образцы собственной продукции.

В обоих случаях организация использует активы для собственных нужд. В учете такое использование отражается записями:

- при использовании материалов в рекламных целях:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 - списана стоимость материалов, использованных в рекламных целях;

- при использовании товара в рекламных целях:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 41 - списана стоимость товара, использованного в рекламных целях;

- при использовании готовой продукции в рекламных целях:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 43 - списана стоимость готовой продукции, использованной в рекламных целях.

Если выставка проводится в другом городе, то у организации возникают расходы по транспортировке необходимых для выставки изделий и расходы на командировку работников.

Отметим, что командировочные расходы в этом случае учитываются в общеустановленном порядке. […]

В конце месяца рекламные расходы списываются в дебет счета 90 "Продажи". Однако следует обратить внимание, что не все затраты на рекламу относятся к расходам для целей налогообложения в полном объеме.

Напомним, что согласно п. 4 ст. 264 Налогового Кодекса РФ к рекламным расходам организации относятся:

- расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (объявления в печати, трансляция по радио и телевидению и т.д.) и телекоммуникационные сети;

- расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;

- расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат-образцов и демонстрационных залов, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

В Налоговый Кодекс РФ не предусмотрено никаких ограничений, связанных с включением в себестоимость указанных расходов. Однако в ст. 264 Налогового Кодекса РФ отдельно выделены расходы на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний. Такие расходы можно включать в себестоимость только в пределах установленной нормы. Минфин России подтвердил такое толкование норм Налогового Кодекса РФ. В письме от 15.01.2002 N 04-02-06/2/3 "О нормировании рекламных расходов" он указал, что расходы на рекламу, указанные в п. 4 ст. 264 Налогового Кодекса РФ, принимаются к вычету без ограничений при наличии документов, подтверждающих данные расходы.

Расходы, связанные с розыгрышами призов, а также расходы на прочие виды рекламы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1% выручки.

Сумма выручки складывается из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары (работы, услуги). Обратим внимание, что согласно ст. 248 Налогового Кодекса РФ налоги, предъявленные покупателю, не включаются в доходы организации. То есть при определении нормы рекламных расходов нужно брать 1% от выручки без учета налогов (НДС, налог с продаж и т. д.). Напомним, что в 2001 году при расчете нормы расходов на рекламу использовался показатель выручки с учетом НДС.

Отметим, что в настоящее время готовятся изменения в Налоговый Кодекс РФ. С вступлением их в силу в ст. 264 Налогового Кодекса РФ будут четко разграничены нормируемые и ненормируемые виды рекламных расходов. До тех пор можно ограничиться лишь разъяснениями Минфина России.

Таким образом, если организация проводит розыгрыш призов, то расходы на эти цели будут уменьшать налогооблагаемую прибыль только в пределах норм.

Кроме того, следует помнить, что в соответствии с пунктом 41 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налоговый Кодекс РФ, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2000 N БГ-3-03/447 (в редакции от 22.05.2001 г.), НДС следует возмещать только по расходам, которые учитываются для целей исчисления налога на прибыль.

Таким образом, если расходы на приобретение или создание разыгрываемых призов превышают норму, то НДС по ним следует списывать за счет собственных средств».³