16.Гриф утверждения.

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования органа, утвердившего документ, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления

лицензирования и контроля

от 23.04.2000 №34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

от 07.12.2000 №4

Если документ утверждается единолично руководителем организации, то гриф утверждения оформляется следующим образом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный Директор ЗАО "Гранд"

Личная подпись______ И.В.Сергеев

12.09.2002

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа и печатается с отступом 10 см от границ левого поля.

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатьюпредприятия.

17. Резолюцияпишется на документе соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, содержащимся в документе, например:

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект соглашения

с фирмой "Юпитер" к 21.02.2003

Личная подпись

05. 02.2003

или:

Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 01.02.2003.

На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами АдресатиТекстна первом листе документа.

18. РеквизитЗаголовок к текстусодержит краткое изложение основного смысла составляемого документа.

Приказ .... О создании экспертной комиссии;

Заголовок располагают после реквизитов Дата и Регистрационный индекс.

19. Отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается буквой "К" (наносится от руки красным фломастером) или специальным штампом "Контроль".

Этот реквизит располагается на левом поле документа, на уровне заголовка.

20. Текст документа –важнейший и обязательный реквизит для всех видов организационно-распорядительных документов.

Тексты документов могут быть составлены на основе унифицированных текстов (типовых и трафаретных) или в произвольной форме.

Тексты документов может быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связанного текста или путем комбинации этих форм.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей:

• в первой (вводной) части указывают причины, основания, цели составления документа;

• во второй (основной или заключительной) части формулируют решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только одну – заключительную часть. Например, приказы могут содержать распорядительную часть (без констатирующей), письма, заявления – просьбу (без пояснения), справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

В документах используются следующие формы изложения текста:

• В распорядительных документах организаций (приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках и т.п.), изложение текста должно идти от первого лица единственного числа – приказываю, предлагаю, обязываю, прошу.

• В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа – постановляет, решил (о).

• В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа – приказываем, предлагаем, решили.

• Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа – слушали, выступили, постановили.

21. Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. РеквизитОтметка о наличии приложениярасполагаюту границы левого поляпод реквизитомТекст, передподписью, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 N21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложение к документу существует в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение №” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 №319

22.Подпись– обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав реквизита Подпись входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

Генеральный директор Личная подпись М.А.Орлов

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И.Павлова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

личная подпись И.А. Петров личная подпись П.В. Конов

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Реквизит Подписьпомещают через два интервала после реквизитовТекст иОтметка о наличии приложения.

23.РеквизитГриф согласования документаоформляется под реквизитомПодписьв нижней части страницы с нулевым отступом от границы левого поля.

Гриф согласования состоит:

• из слова СОГЛАСОВАНО;

• наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

• личной подписи и ее расшифровки;

• даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

23.02.2000

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.10.2004 №512-178

24. РеквизитВизы согласования документа(внутреннее согласование).

Согласование документа проводят до его подписания.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования и должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись В.А.Сидоров

25.12.2002.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

Печати бывают гербовые и простые.

Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре Государственного Герба, а по окружности – названия учреждения. Гербовая печать ставится на подлинниках, требующих особого удостоверения, например: на паспорте, дипломе, чеках, доверенностях и т.п. Гербовые печати ставятся только на подписи первых лиц организации.

На служебных письмах печать не ставится.

Простые печати могут быть разной формы, без изображения герба. Они ставятся на размноженных экземплярах документов, справках, пропусках, при опечатывании пакетов.

26. РеквизитОтметка о заверении копии располагается ниже реквизитаПодпись.

В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные копии заверяются секретарем-референтом, удостоверяющим полное соответствие копии подлиннику.

При заверении соответствия копии документа подлиннику проставляют:

• заверительную надпись "Верно";

• должность лица, заверившего копию;

• личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения, например:

Подпись

Верно

Начальник отдела кадров Личная подпись Н.Н.Молоткова

07.06.2000.

27. Реквизит Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевойилиоборотнойсторонепоследнеголистадокументав левом нижнем углу, после реквизитовПодпись,Визы.

Например:

В.А. Сидоров

709 44 23

28. Реквизит Отметка об исполнениидокументаи направлении его в делопроставляют в том случае, если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в этом документе.

Реквизит Отметка об исполнениивключает следующие данные:

• ссылку на дату и номер (индекс) документа, свидетельствующего о его исполнении;

• слова "В дело" и "Номер дела", в котором будет храниться документ;

• подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дату проставления отметки.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа первого экземпляра документа после реквизита Отметка об исполнителе, например:

Отправлен факс № 1218 от 01.04.2002.

В дело 01-05. Исполнитель подпись Серова

29. Реквизит Отметка о поступлении документав организациюрасполагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов:

• сокращенного наименования предприятия, получившего документ;

• даты поступления документа, при необходимости – часы и минуты;

• его входящего номера, например:

АО "Грант"

1.02.2003, 15-45

Вх №001

30. РеквизитИдентификатор электронной копии документа

Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитулев левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит:

• наименование файла на машинном носителе (при введении документа в память ПК);

• фамилию лица (оператора), осуществляющего введение документа в ПК или его код;

• дату;

• другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.