6. Сохранение документа

Сохранение нового документа:

1-й способ) Кнопка Office → Сохранить как → <выбрать диск и папку, в поле Имя файла набрать название документа> → Сохранить.

2-й способ) Сочетание клавиш Ctrl + S.

Сохранение изменений в документе:

Кнопка Office → Сохранить или Кнопка Сохранить на Панели быстрого доступа.

Сохранение документа под другим именем:

Кнопка Office → Сохранить как → <выбрать диск и папку, ввести новое имя>  Сохранить.

Примечание. При сохранении документа в текстовом процессоре Word 2007 файл документа получает расширение DOCX. Например, Сканеры.docx. Его особенности – улучшенное восстановление файлов после повреждения и наличие встроенной поддержки сжатия файлов в формате ZIP, которая дает возможность уменьшить размер до пятидесяти процентов. Однако этот формат несовместим с более ранними версиями Word. Для сохранения файлов в формат, совместимый с более ранними версиями программы, выберите вариант Документ Word 1997-2003 (рис.8).

Рис. 8. Окно сохранения документа

Форматы (варианты) сохранения документов:

Документ Word – после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат Open XML.

Шаблон Word – эта команда дает возможность сохранить текущий документ как шаблон. Это означает, что на его основе могут создаваться другие документы.

Документ Word 1997-2003 - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат, совместимый с более ранними версиями Word.

Найти надстройки для других форматов файлов – этот пункт стоит выбрать, если вы хотите сохранить файл в виде электронного документа в форматах PDF или XPS.

Другие форматы - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором для сохранения выбран формат по умолчанию. Вы можете выбрать другой формат для сохранения.

7. Закрытие документа

1-й способ) Кнопка Закрыть справа в Строке заголовка.

2-й способ) Двойной щелчок по кнопке Office.

3-й способ) Сочетание клавиш Ctrl + F4.

4-й способ) Сочетание клавиш Alt + F4 (Закрывается окно программы).

8. Работа с документами, созданными в предыдущих версиях Word

Открытие документа

При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.

В режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97–2003, но использование новых возможностей Word 2007 будет невозможно.

Сохранение документа

При сохранении файлов, созданных в более ранних версиях программы Word (Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003) в формате Документ Word 2007 можно включить режим совместимости с предыдущими версиями, т.е. отключить новые возможности Word 2007. Это необходимо сделать в том случае, если файл в последующем будет сохраняться для пользователей, не имеющих Word 2007. Для отключения новых возможностей в окне Сохранение документа установите флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003. Окно Сохранение документа с флажком совместимости появляется, только при сохранении документа, созданного в ранних версиях, в формате Word 2007.

Если документ был создан в Word 2007, а сохраняется в формате Документ Word 97-2003, в нем автоматически будут произведены некоторые изменения. Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны. Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться. Внедренные объекты, созданные в приложениях Microsoft Office 2007, невозможно будет редактировать. Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла. Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать. Положение некоторых надписей изменится.

Для проверки совместимости текущего документа с предыдущими версиями Word нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить и в появившемся подчиненном меню – команду Проверка совместимости. В окне результатов проверки совместимости будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку Продолжить.

Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007:

Когда файл, созданный в одной из предыдущих версий Word, сохраняется в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл.

<кнопка Office> → <команда Преобразовать> → <в окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа нажмите кнопку ОК>. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о преобразовании документов.

Это преобразование позволяет пользоваться преимуществами нового формата (делает файлы меньшими по размеру, более безопасными и т. д.) и, кроме того, полноценно пользоваться новыми возможностями. Например, становятся доступными все варианты в диалоговом окне Выбор рисунка SmartArt, а не сокращенный набор.