Информатика / Вспомогательные методические материалы / Метод. пособие по Microsoft Office 2010 (часть 1)

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

открытия и изменения таких файлов в предыдущих версиях, требуется загрузить конвертеры файлов.

Напротив, при открытии в Microsoft Office 2010 файлов, созданных в более ранних версиях пакета, (например, .doc), новые возможности пакета будут недоступны, и на панели заголовка (справа от имени документа) появится надпись [Режим ограниченной функциональности]. Можно работать и в этом режиме, тогда сохранение файлов происходит в том формате, в котором они были открыты (например, как Книга Excel 97-2003 (*.xls)). Однако можно и преобразовать документ в новый формат (например, .docx), открыв страницу представления Backstage на вкладке Файл и нажав кнопку Преобразовать или через сохранение с указанием нового формата.

В свою очередь поддерживается возможность сохранения нового файла, созданного в Microsoft Office 2010, с расширениями, поддерживаемыми ранними версиями пакета, при этом часть оформления документа может быть потеряна.

2. Microsoft Word 2010

Microsoft Word 2010 – одна из наиболее многофункциональных программ для обработки текста, позволяющая легко и эффективно создавать деловые и личные документы самого широкого диапазона – от простых писем до сложнейших отчетов. В Microsoft Word 2010 входит множество инструментов, позволяющих улучшить внешний вид документов, сделать их более читаемыми и привлекательными.

Все приложения пакета Microsoft Office имеют единый пользовательский интерфейс, поэтому научившись базовым приемам работы с файлами Word, можно применять их в других приложениях Microsoft Office.

Как уже было отмечено, все приложения Microsoft Office 2010 имеют единый интерфейс. Microsoft Word 2010 не является исключением, и также как другие приложения имеет в верхней части рабочего окна ленту, состоящую по умолчанию из восьми вкладок, каждая из которых отражает основные задачи приложения (линейка Microsoft Word 2010 представлена на рис.1.1):

−вкладка Файл – представление Backstage (см. п. 1.2.4);

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

−вкладка Главная содержит средства, необходимые при форматировании текстового, табличного и графического материала на начальных этапах работы с документом, и открывается по умолчанию;

−вкладка Вставка предназначена для добавления в документ различных объектов: иллюстраций, формул, таблиц и др.;

−вкладка Разметка страницы позволяет установить параметры документа или его разделов;

−вкладка Ссылки содержит инструменты для создания оглавления, сносок, ссылок и др.;

−вкладка Рассылки позволяет подготовить конверты и списки адресатов для автоматизированной подготовки однотипных документов к печати и рассылке;

−вкладка Рецензирование предназначена для проверки правописания, работы с примечаниями и исправлениями;

−вкладка Вид позволяет настроить режим просмотра документа, масштаб и т.д.;

−вкладка Надстройки отражает ранее установленные надстройки (расширение диапазона возможностей приложения), в том числе созданные сторонними организациями.

2.1.Настройка Microsoft Word 2010

Фактически все параметры Microsoft Word 2010 можно настроить в представлении Backstage (вкладка «Файл»).

При нажатии в представлении Backstage кнопки появляется диалоговое окно Параметры Word (рис. 2.1), предоставляющее следующие возможности настройки:

−отображения и печати содержимого документов;

−исправления и форматирования текста;

−сохранения документов;

−языковых параметров и др.;

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

−панели быстрого доступа и ленты (подробно эти возможности рассмотрены в п. 1.2.2 и 1.2.5).

Рис 2.1. Диалоговое окно настройки параметров Word

Также часть настроек представлена на вкладке Вид – линейка, сетка, область навигации, масштаб и т.д. (рис.2.2).

Рис 2.2. Вкладка Вид

Для удобства расположения объектов на листе, в том числе, абзацев текста, рисунков, таблиц, можно включить отображение линейки и сетки, облегчающих позиционирование и выравнивание элементов. Для этого необходимо установить соответствующие флажки на вкладке Вид в группе Показать (рис. 2.3).

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

Рис. 2.3. Вид окна Microsoft Word 2010 с включенными линейкой и сеткой

Сетка удобна для размещения графических объектов (рисунков, диаграмм, изображений), поскольку является основой для выравнивания объектов относительно друг друга.

Линейка используется для разметки страницы и форматирования текста, позволяет установить и измерить поля документа, область текста, отступы, «красную строку», ширину колонок текста и полей таблицы, позиции табуляции, параметры колонтитулов и др. Подробнее возможности оформления документа при помощи линейки изложены в п. 2.5.2.

Также на вкладке Вид в группе Показать представлена возможность включения Навигации по документу (для этого необходимо установить флажок в

поле ). По умолчанию в левой части окна Microsoft Word 2010 появится панель навигации, позволяющая по нажатию мыши перемещаться по заголовкам или страницам документа (рис. 2.4).

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

Рис. 2.4. Панель навигации

Масштаб отображения документа можно изменить, воспользовавшись кнопками вкладки Вид в группе Масштаб (рис. 2.5) или инструментами,

расположенными в правой части строки состояния .

Рис 2.5. Группа Масштаб вкладки Вид

Основные способы изменения масштаба отображения документа:

−щелкнуть на кнопке , в открывшемся диалоговом окне выбрать или ввести с клавиатуры процентное значение масштаба;

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

−перетащить ползунок масштаба в правой части строки состояния вправо (для увеличения) или влево (для уменьшения);

−нажать на кнопки Уменьшить или Увеличить в правой части строки состояния;

−нажать и удерживать клавишу Ctrl и прокручивать колесо мыши вверх (для увеличения) или вниз (для уменьшения).

Одной из полезных функций является использование непечатаемых символов (символов форматирования) – это такие символы, которые не видны при печати документа, но присутствуют в нем (например, пробел, конец абзаца, табуляция и др.) и отображают использованные средства форматирования и разметки документа, а также скрытый текст.

Кнопка Отобразить все знаки расположена на вкладке Главная, в группе Абзац (рис. 2.6) и позволяет включать и отключать отображение непечатаемых символов. При отключении непечатаемых символов можно посмотреть, как выглядит готовый документ.

Рис. 2.6. Расположение кнопки Отобразить все знаки

При работе с документом также можно скрыть любой текст. Для этого необходимо выделить текст (способы выделения описаны в п. 2.4.1) и на вкладке Главная в правом нижнем углу группы Шрифт нажать кнопку вызова диалогового окна «Шрифт» (рис. 2.7).

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

Рис. 2.7. Кнопка вызова диалогового окна «Шрифт»

Впоявившемся диалоговом окне необходимо установить флажок

«Скрытый» и нажать кнопку (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Диалоговое окно «Шрифт» с установленным флажком в свойстве текста

Когда кнопка нажата, то скрытый текст становится видимым и выделяется подчеркиванием линией из точек (рис. 2.9).

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

Рис.2.9. Скрытый текст при нажатой кнопке

Втом случае, если кнопка не активна, текст невиден.

2.2.Работа с документами в Microsoft Word 2010

2.2.1. Создание и сохранение документов

Если запустить Microsoft Word, не открыв какой-то существующий документ, появится окно программы с новым пустым документом (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Окно приложения Microsoft Word 2010

Мигающий курсор покажет, где будет введен следующий символ. Когда курсор достигает правого поля страницы, печатаемое слово переносится на

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

следующую строку. Нажимать клавишу Enter необходимо только для начала нового абзаца, но не для перехода на новую строку.

Если во время работы с Microsoft Word 2010 требуется создать документ, нужно открыть представление Backstage (вкладка «Файл») и выбрать кнопку

.

Документы, перечисленные на странице «Создать», основаны на шаблонах, которые являются набором форматов, сохраненных таким образом, что их можно использовать в качестве образцов для новых документов.

Вначале списка находятся наиболее распространенные типы документов:

−Новый документ – этот тип документа выбран по умолчанию;

−Запись блога – позволяет создать документ, подходящий для публикации в блоге;

−Последние шаблоны – при выборе этого значка откроется страница со списком нескольких последних использованных шаблонов;

−Образцы шаблонов – показывает перечень шаблонов, поставляемых вместе с Microsoft Word;

−Мои шаблоны – перечень пользовательских шаблонов, созданных ранее;

−Из существующего документа – при выборе этого значка открывается диалоговое окно, позволяющее выбрать существующий документ, на

основе которого будет создан новый документ.

Значки в секции Шаблоны Office.com представляют категории общих типовых документов. Если выбрать один из этих значков, будет показан список шаблонов, доступных на сайте Office.microsoft.com. Можно также выполнить поиск конкретных документов, введя искомый тип в поле

и щелкнув по кнопке .

Если шаблон, на основе которого должен быть создан документ, найден, то необходимо щелкнуть на значке шаблона (в правой части окна появится эскиз документа) и нажать кнопку Создать. В случае двойного щелчка на значке шаблона, документ будет создан сразу без предварительного просмотра и эскиза.

Практикум по курсу «Информатика». Microsoft Office 2010. Основы алгоритмизации. (Фрагмент учебно-методического пособия)

Для сохранения документа в первый раз необходимо воспользоваться кнопкой на панели быстрого доступа или кнопкой со страницы представления Backstage (вкладка Файл). В любом случае откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором можно указать имя и расположение файла (рис. 2.11). Если требуется сохранить файл в папке, отличной от указанной, нужно выбрать расположение в панели навигации (слева).

После первого сохранения документа можно сохранять изменения, щелкая на кнопку - новая версия документа заменит предыдущую.

Рис.2.11. Диалоговое окно «Сохранение документа»

По умолчанию Microsoft Word 2010 периодически сохраняет активный документ на случай отключения питания или зависания приложения. Для настройки интервала автоматического сохранения необходимо открыть представление Backstage, выбрать кнопку и в открывшемся окне

«Параметры Word» щелкнуть по кнопке и указать временной интервал в поле Автосохранение каждые (рис. 2.12.), после чего щелкнуть .