3.3.6. Технические аспекты подготовки проекта

К техническим аспектам подготовки проекта относятся следующие:

• выбор инструментальной среды моделирования бизнес-процессов;

• приобретение и инсталляция программного обеспечения;

• создание инфраструктуры проекта.

В настоящее время на рынке представлено множество различных программ­ных продуктов, поддерживающих работы по моделированию бизнес-процессов. К числу наиболее популярных относится, например, система BPWin. В послед­нее время широко рекламируется инструментальная среда ARIS Toolset. Есть и другие системы, большинство из которых относится к разряду CASE-систем. CASE-системы, в первую очередь, ориентированы на разработку систем авто­матизации организаций, в том числе на создание моделей потоков информации (DFD), моделей структуры данных, настройку СУБД. В меньшей степени они позволяют создавать модели бизнес-процессов.

Выбор программного обеспечения должен основываться на технико-эконо­мическом обосновании использования продукта, при этом необходимо учесть все этапы его жизненного цикла (например, по ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207—99) еще на стадии проектирования.

Характерной чертой проекта моделирования бизнес-процессов является одно­временная работа нескольких аналитиков. В крупных проектах создавать модели процессов одновременно могут около 10—12 сотрудников, в небольших — два или три. Когда в описании процессов участвует более одного человека, возни­кают проблемы координации работ, стыковки разрабатываемых частей модели процесса и т.д. Если программный продукт не поддерживает возможность веде­ния единой базы данных моделей процессов и одновременной работы несколь­ких исполнителей, то возникнут значительные сложности по обеспечению связ­ности и качества создаваемых моделей процессов. В какой-то степени влияние указанных проблем можно уменьшить путем создания корпоративного стандар­та на описание процессов, важны также опыт и квалификация руководителя проекта, но полностью они устранены быть не могут. С другой стороны, прак­тика показывает, что наличие программного обеспечения с единой базой дан­ных и многопользовательским режимом (ARIS — характерный пример) не все­гда обеспечивает качество построения комплекта моделей. Вопрос должен ре­шаться комплексно. На наш взгляд, путем четкой регламентации работ по про­екту, координации деятельности аналитиков, грамотного оперативного руко­водства можно успешно решать задачу описания процессов даже простейшими техническими средствами (MS Word, MS Visio).

Вторым важнейшим аспектом технической подготовки проекта является со­здание необходимой инфрастуктуры. Опыт показывает, что для эффективной работы рабочая группа должна иметь отдельное помещение, где аналитики обес­печены рабочими местами, оснащенными оргтехникой: компьютер, телефон,

w

копировальный аппарат, цветной и черно-белый принтер, проектор для прове­дения презентаций и т.д.

Для проведения совещаний рабочей группе должны выделять помещение.

3.3.7. Типовые ошибки при выполнении подготовительного этапа проекта

' В заключение проанализируем типовые ошибки выполнения этапа. К их числу

следует отнести:

• неадекватное участие руководителей организации и подразделений в про­екте;

• недостаточно проработанные цели и техническое задание;

• некорректно сформированная рабочая группа;

• плохо проработанная «Методика ведения проекта»;

• некачественное обучение сотрудников;

• недостаточное информирование сотрудников организации о ходе и ре­зультатах проекта.

¹ Все указанные выше ошибки приводят к следующей ситуации. Работа по

проекту поручена рабочей группе, состоящей из неквалифицированных сотруд­ников, имеющих небольшой практический опыт. Перед ней не поставлены чет­кие цели, поскольку руководство организации не проявило должной заинтере­сованности в данном проекте и не оказало поддержки рабочей группе. Отсут-

, ствие грамотно разработанной методики приведет к многократной переделке

схем процессов без значительных улучшений. Сотрудники организации будут оказывать скрытое сопротивление деятельности рабочей группы и т.д. В резуль­тате, через два-три месяца работы руководство получит комплект моделей, ко­торый не сможет прочитать. Попытки анализа информации вызовут у руковод-

¹ ства сильное раздражение, и в итоге проект будет прекращен, а часть сотрудни-

ков, входивших в рабочую группу, возможно будет уволена. Чтобы избежать такого печального хода событий, следует максимально привлекать руководство к участию в проекте, готовить качественные методические материалы, привле­кать к проекту лучших специалистов организации и т.д.