1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Приведенная ниже схема на рисунке 1 отражает общую организационную структуру управления организации ООО “Альянс-Трейд”, с описанием аппарата управления и объекта управления. Схема носит целостный характер.
Далее приводится детальная характеристика основных обязанностей и видов деятельности по должностям.
Генеральный директор
Следит за производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности, роста объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, бухгалтерией, материально-техническим снабжением и контролем за дисциплиной.
Финансовый директор
· Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
· Осуществляет управление активами предприятия; финансовые инвестиции; маневрирование временно свободными денежными средствами; реорганизация, ликвидация, реализация отдельных объектов имущественного комплекса предприятия).
· Определяет дивидендную политику.
· Обеспечивает своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление платежей в банковские учреждения.
· Обеспечивает разработку налоговой политики предприятия.
· Организует: разработку налогового бюджета, позволяющего определять плановое значения прибыли; проведение расчетов прибыли и налогов на прибыль [16].
Директор по развитию
Руководит деятельностью подчиненных, организует и контролирует выполнение заказов, изучает, организует планово-экономическую работу организации, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений.
Финансовый контролер
Организация, управление и контроль над эффективной работой бухгалтерского отдела. Подготовка и сертификация финансовых положений для руководства и акционеров. Ведение бухучета затрат. Подготовка всей финансовой и бухгалтерской документации для предоставления управлению и акционерам.
Экономист
Выполняет работы по осуществлению бухгалтерского учета на предприятии, анализу и контролю за состоянием и результатами хозяйственной деятельности. Осуществляет учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и своевременное отражение на соответствующих бухгалтерских счетах операций, связанных с их движением, а также учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции (выполнения работ и услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности. Составляет отчетные калькуляции себестоимости готовой продукции (выполняемых работ, услуг). Следит за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в целях выявления внутрихозяйственных резервов, снижения себестоимости продукции, предупреждения потерь и непроизводительных расходов.
Рис. 1. Схема организационной структуры управления предприятием ООО "Альянс-Трейд"
Главный бухгалтер
Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
· Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
· Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчеты по заработной плате.
· Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.
· Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
Координатор
Принимать участие в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах подготовки предложения, проведения переговоров и выполнения проекта, уделяя особое внимание требованиям к инженерно-техническим документам, спискам критических деталей, требованиям к оборудованию и т.д., чтобы гарантировать соответствие требованиям поставки. Отслеживать все затраты по проектам, чтобы удостовериться в соответствии этих затрат запланированным. Анализировать отклонения от бюджета и рекомендовать корректирующие действия. Собирать необходимую информацию и готовить оценку стоимости всех производственных операций до их завершения.
Отдела кадров
· Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
· Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
· Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение.
· Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
· Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.
· Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами [17].
Бухгалтер-ревизор
Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ. Контролирует организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Юрист
Консультирует сотрудников по юридическим вопросам. Анализирует информацию для обнаружения фактов дела. Анализирует доказательства и факты. Анализирует юридические вопросы. Собирает доказательства и другую информацию для предоставления в суде. Участвует в судебных слушаниях. Определяет основания для судебного иска. Определяет весомость и достаточность доказательств для инициации судебного иска. Руководит сбором и подготовкой доказательств. Готовит проекты законов. Составляет договоры и соглашения. Участвует в слушаниях. Пишет юридические документы.
Бухгалтер
Обеспечивает правильность постановки и достоверность учета, контроль сохранности собственности, правильного расходования денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов.
Программист
Разрабатывает на основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку. Определяет информацию, подлежащую обработке средствами вычислительной техники, ее объемы, структуру, макеты и схемы ввода, обработки, хранения и вывода, методы ее контроля. Выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит их отладку. Проводит корректировку разработанной программы на основе анализа выходных данных. Определяет возможность использования готовых программных продуктов. Разрабатывает и внедряет системы автоматической проверки правильности программ. Выполняет работу по унификации и типизации вычислительных процессов. Принимает участие в создании каталогов и картотек стандартных программ, в разработке форм документов в электронном виде, подлежащих компьютерной обработке, в проектировании программ, позволяющих расширить область применения вычислительной техники. Обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу компьютеров и отдельных устройств.
Оператор
Приём заявок на поставку продукции от клиентов и менеджеров предприятия. Своевременная выписка накладных и счетов-фактур, а также соответствующих сопроводительных документов. Систематизация, архивация и хранение отгруженных, верно оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур согласно установленного порядка на предприятии.
Менеджер осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей. Сотрудничает с поставщиками заключает соглашения, договора, оценивает степень возможного риска.
Данный дипломный проект проводился в филиале г. Омска, на рисунке 2 приведена общая схема структуры управления предприятием.
Рис. 2. Схема организационной структуры управления филиалом ООО “Альянс-Трейд” в г. Омске
Заведующий складом
Руководство работами по приему, рациональному размещению, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе. Организация проведения погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Обеспечивать сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. Участвовать в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей [19].
Кладовщик
Прием на склад, хранение и выдача со склада различных материальных ценностей. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, предотвращающих порчу и потери товарно-материальных ценностей. Перемещение товарно-материальных ценностей к местам хранения с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам. Комплектование партий товарно-материальных ценностей по расходным накладным и их отпуск. Участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей [18].
Грузчик
Осуществляет погрузку, выгрузку и внутрискладскую переработку грузов - сортировку, укладку, переноску, перевеску, фасовку и т.д. вручную с применением простейших погрузочно-разгрузочных приспособлений и средств транспортировки (тачек, тележек, транспортеров и других подъемно-транспортных механизмов). Производит очистку подвижного состава после произведенной выгрузки груза [20].
В ООО “Альянс-Трейд” структура организации и должностные обязанности играют не мало важную роль. Так как компания большая и по структуре организации можно увидеть кто, кому подчиняется, а по должностной инструкции можно рассмотреть обязанности сотрудника. А в программе “1C: Предприятие” можно проследить, чтоб сотрудник ни сделал одну и ту же работу не сколько раз.
1.1.3 Средство автоматизации используемое в ООО “Альянс-Трейд”
В ООО “Альянс-Трейд” ведется автоматизированный бухгалтерский учет в системе “1С: Бухгалтерия” и складской учет в системе “1C: Торговля и склад”. Стандартная конфигурация фирмы “1 С” не позволяет видеть руководителю всей необходимой информации, т.к. область является специализированной. В программе “1С: Предприятие” сочетается стандартизация (конфигурации) решений и учет индивидуальных потребностей. Это одно из основных качеств программы, которое весьма существенно для руководителя или ответственного специалиста, принимающего решение о выборе системы.
Наличие единой технологической платформы и общей методологии позволяет создавать специализированные и индивидуальные решения на базе стандартных, добавляя в них только необходимые отличия, учитывающие специфику отрасли или конкретного предприятия. С экономической точки зрения это позволяет обеспечить достаточно низкую стоимость отраслевых и индивидуальных решений, так как затраты на их создание существенно ниже, чем затраты на разработку программы с нуля.
Программа “1С: Бухгалтерия” версия 7.7 является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского и складского учета по различным разделам.
Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.
Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):
план счетов;
список видов объектов аналитического учета;
списки объектов аналитического учета (субконто);
констант и т.д.
На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).
После расчета итогов программа формирует различные ведомости:
сводные проводки;
оборотно-сальдовую ведомость;
оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
карточка счета;
карточка счета по одному объекту аналитического учета;
анализ счета (аналог главной книги);
анализ счета по датам;
анализ счета по объектам аналитического учета;
анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
журнальный ордер.
В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.
Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов [2].
Учет движения товара, приемка, отгрузка на складе ведется в программе “1С: Торговля и склад”.
Платформа “1С: Предприятие” версия 7.7, упрощает администрирование этой системы и позволяет при необходимости добавлять какие-либо компоненты реализующие разнообразные потребности клиентов.
За порядок на складе, сохранность и учет движения материалов несет ответственность заведующий складом.
Поступившие материалы подвергаются количественной и качественной приемке в соответствии с сопроводительными документами (накладными, сертификатами и др.) и техническими условиями. В случае недостачи или не качественности материалов составляются акты для предъявления претензии поставщику или транспортной организации.
При размещении и хранении материалов должны обеспечиваться сохранность материалов, максимальное использование площадей, а также удобство выполнения приемно-отпускных и учетных операций. Различают следующие принципы размещения материалов: сортовой, партионный и комплектный. При хранении материалы обычно располагаются в порядке последовательности их номенклатурных номеров.
Учет материальных ресурсов производится как на складе (количественно-сортовой), так и в бухгалтерии (количественно-стоимостной) на основе картотеки. В каждой карточке указывается порядковый номер карточки, номенклатурный номер материала, наименование, марка, сорт и размер материала, единица измерения и цена. Все поступления и выдачи материалов фиксируются в карточке и по ней определяется остаток.
Современные системы автоматизация учета склада и системы автоматизации оптовой торговли обеспечивают такие процессы как:
· обмен данными между удаленным складом и офисом;
· организация работы филиалов и центральной компании;
· учет товаров в пути;
· планирование продаж и управление заказами;
· подключение складского и торгового оборудования к товаро-учетной системе;
· сопряжение товаро-учетной системы с бухгалтерией;
· и многое другое.
Автоматизация складского учета позволяет максимально полно использовать каждый квадратный метр площади и получать максимум прибыли [5].