1.1.5. Создание таблиц с помощью преобразования текста в таблицу

Очень часто возникают ситуации, когда уже имеющийся в документе текст необходимо представить в виде таблицы. Конечно же, можно создать пустую таблицу одним из перечисленных выше способов, а затем последовательно скопировать в ее ячейки текст. Однако такой путь может быть очень долгим. В редакторе MS Word 2007 имеется способ непосредственного конвертирования текста в таблицу, который заключается в следующем.

Прежде всего, преобразовать в таблицу можно табулированный текст, то есть текст, в котором слова (или в более общем случае элементы текста, которыми могут быть предложения, словосочетания, группы символов и т. д.) разделены кодом табуляции, который вводится в нужное место текста нажатием клавишиTab. Код табуляции, имеющий вид правой стрелки, может быть визуализирован при включении режима отображения невидимых символов. Пример табулированного текста приведен на рис. 5.

В этом тексте разделенный кодом табуляции элемент оказывается смещенным относительно предыдущего элемента на фиксированное расстояние, определяемое величиной позиции табуляции. Для установления позиции табуляции используется опция меню вкладки Главная: Абзац/Табуляция (ее нужно вызывать, предварительно поместив курсор в ту строку, где планируется начать вводить табулированный текст. При создании табулированного текста в конце каждой строки должна быть нажата клавиша Enter.

Преобразование табулированного текста в таблицу осуществляется так.

Сначала нужно выделить те строки, которые должны быть преобразованы в таблицу. В меню нужно выбрать опцию Вставка/Таблица/Преобразовать в таблицу и в открывшемся окне уточнить предлагаемое количество строк и столбцов. После этого убедиться, что в поле Разделитель установлена позиция Знак табуляции. Текст будет преобразован в таблицу после нажатия на клавишу ОК.

Примечание: в качестве разделителей можно использовать не только знак табуляции. Однако другие символы следует применять с большой осторожностью, поскольку при использовании таких символов как пробел, точка, запятая и пр. имеется большая вероятность неправильного отображения текста в столбцах таблицы.

1.1.6. Создание таблиц Excel

Этот способ используется тогда, когда в таблицах необходимо производить различные вычисления. Особенно это полезно, если при изменении данных в одной из ячеек неизбежно должны измениться данные в других (вычисляемых) ячейках. Автоматизация процесса вычисления позволит избежать возможные ошибки.

Существует две возможности вставки в документ Word таблицы Excel: в первом случае таблица создается в Excel (статическая или пассивная таблица), а во втором таблица Excel создается непосредственно в документе Word (динамическая или активная таблица).

При создании статической таблицы она непосредственно создается и заполняется данными в Excel, затем копируется и вставляется в нужное место в документ Word. Таким путем можно создать не только одну, но две и более таблицы, при этом средства MS Word 2007 позволяют делать их объединенными и вложенными.

При объединении таблиц сначала в документ Word вставляется первая таблица, созданная в Exсel. Далее вторая таблица выделяется и копируется в документе Excel, после чего в документе Word курсор устанавливается под уже вставленную первую таблицу и в контекстном меню (нажатие правой клавиши мыши) выбирается опция Вставка добавления в таблицу.

Вложенная таблица – это такая таблица, которая вставлена в ячейку другой таблицы. Для ее создания необходимо сначала вставить в документ Word первую таблицу, созданную в Excel, затем скопировать в документе Excel вторую таблицу, поместить курсор в документе Word в одну из ячеек первой таблицы и в контекстном меню выбрать опцию Вставить как вложенную таблицу.

Для создания динамической таблицы Excel нужно выбрать опцию Вставка/Таблица/Таблица Excel (см. рис. 1). В результате этого в документе Word откроется рабочее окно программы MS Excel 2007 с соответствующими инструментами и правилами работы этого приложения. После заполнения данными такая таблица будет выглядеть как обычная таблица Word, однако ее всегда можно открыть для редактирования средствами Excel, например, с помощью двойного щелчка по ней левой кнопкой мыши.

Кроме того, таблица может быть предварительно создана и сохранена в Excel, а уже потом вставлена в документ Word из файла. Соответствующий файл вставляется в документ Word выполнением команды Вставка/Текст/Объект/Объект/Создание из файла (рис. 6).

Примечание: таблица будет динамической при установке опции Связь с файлом.