16. Понятие управления коммуникациями в проекте. Стадии процесса управления коммуникациями в проекте. Основные задачи стадий процесса управления коммуникациями в проекте.

Управление коммуникациями в проекте

В общем плане коммуникации определяются как любой обмен информацией между людьми (или их группами). Соответственно, коммуникация – это процесс передачи сообщения от отправителя другой стороне. Модель коммуникации включает в себя структурные элементы и процессы. Структурные элементы: отправитель, сообщение, получатель, канал коммуникации, «шум», обратная связь, коррекция.  Процессы коммуникации:  а) возникновение намерения, зарождение и формулировка идеи, информацию о которой отправитель затем передают сообщением; б) оформление идеи – кодирование и выбор способа (канала) для ее передачи; в) сама передача как таковая, т.е. собственно коммуникативный акт; г) декодирование (понимание смысла) сообщения получателем. Управление проектами связано с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений и отдельных участников проекта для достижения общих целей. Эта координация осуществляется в различных формах, но в первую очередь посредством многообразных контактов членов команды проекта, т.е. в процессе их коммуникации. Поэтому коммуникации наряду с принятием решений и мотивированием рассматривается в качестве связующего элемента в управлении проектами. Коммуникации разбиваются на три уровня, которые наиболее важны для определение целей и задач управления коммуникациями.  Первый уровень – это коммуникации как общее явление, развертывающееся на всех уровнях организационной структуры проекта.  Второй уровень – это непосредственная практика контактов руководителя проекта с отдельными участниками инвестиционного проекта.  Третий уровень – коммуникации рассматриваются как особый компонент управленческой деятельности управленческой деятельности и объект регулирования со стороны руководителя.  Каждый из этих уровней имеет две основных стороны, нормативно-организационную и субъективно-психологическую. Первая связана с объективными организационными формами коммуникаций, требованиями к эффективному ее осуществлению, структурой оптимального коммуникативного процесса. Вторая раскрывает влияние на коммуникации психологических особенностей «коммуникантов» и позволяет объяснить ряд важных ее черт, с том числе мешающих ее эффективной реализации. 

Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие этапы:

Коммуникации часто являются критическим фактором успеха проекта (прим. – Вавилонская башня). В современных проектах негативные последствия плохих коммуникаций могут быть разнообразны:

• Потеря времени на поиск документов, переключение интерфейсов, поиск в нескольких системах

• Простои в работе из-за недоступной, неактуальной, неутвержденной документации, ожидание указаний

• Паузы из-за перемещения бумажных копий документов • Непроизводительная трата времени из-за повторного использования документов (распоряжений) и т.д.

Управление коммуникациями в проекте включает процессы, необходимые для обеспечения своевременного и корректного формирования, сбора, хранения и закрытия информации по проекту. Оно обеспечивает необходимые связи между людьми, идеями и информацией.

Решения на уровне документооборота: • Управление договорами (в том числе и электронной версией) • Управление распорядительными документами • Управление корреспонденцией • Создание и управление электронным архивом • Поддержка процесса перевода документов

Решения на уровне средств связи: • Виртуальный проектный офис • Спутниковые или иные каналы связи (электронная почта)

Управление комму-ями проекта – это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Процессы упр. комм-ями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и инфор., которые требуются для успешного осуществления комм-ций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на комм-ации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все, кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуник. отражаются на протекании проекта в целом. Процессы упр. комм-ями проекта включают в себя следующие элементы:

10.1 Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в комм-ции и информации.

10.2 Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

10.3 Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.

10.4 Управление участниками проекта – управление комм-иями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это достигается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис. 12.1.

 

Рисунок 12.1 - Информационный обмен в организации

 

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимо­действию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обя­занностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций – определение информацион­ных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и спо­собы доставки);

• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

• документирование хода работ – сбор,обработка и организация хранения документации по проекту.