3.17. Копирование таблиц и диаграмм из excel xp в word xp (создание динамической связи)

При выполнении операции копирования (вырезания) объекта и последующей его вставки в другое приложение MS Office объект вставляется в виде "моментальной фотографии". Но вы хотите, что бы все изменения в таблицах и диаграммах Excel немедленно отражались в Word¹².

Связывание или внедрение объекта Excel

Для создания динамической связи между содержимым книги Excel и документом Word, вставьте это содержимое как объект. В отличие от процедуры обычной вставки содержимого (нажатием клавиш CTRL+V) вставка его как связанного или внедренного объекта позволяет работать с ним в исходной программе.

Когда ячейки вставляются в документ как объект Excel, из приложения Word можно, дважды щелкнув ячейку, запустить приложение Excel и использовать команды Excel для работы с содержимым листа.

При вставке в качестве объекта всей книги Excel в документе отображается только один лист. Чтобы отображать различные листы, следует дважды щелкнуть объект Excel, после чего можно выбирать требуемые листы.

Различие между связанными и внедренными объектами

Главное различие между связанными и внедренными объектами состоит в том, где хранятся данные и как они обновляются после их помещения в файл Word.

В документ помещается либо ссылка на объект, либо его копия.

Если связать таблицу Excel с документом Word , данные в этом документе будут всегда обновляться вместе с обновлением данных исходного файла. Если внедрить лист в отчет, то отчет будет содержать статическую копию данных (рис. 3.132).

Рис. 3. 132. Принцип "внедрения" и "связывания" объектов

1. Внедренный объект

2. Связанный объект

3. Исходный файл

Связанные объекты

Когда объект связан, данные при изменении исходного файла могут обновляться. Связанные данные хранятся в исходном файле. Файл Word, или конечный файл, хранит только путь к исходному файлу и отображает представление связанных данных. Если размер файла принимается во внимание, пользуйтесь связанными объектами.

Связывание полезно также, когда требуется включить в документ данные, которые поддерживаются независимо или когда необходимо поддерживать в документе Word новейшие данные.

Внедренные объекты

Когда объект Excel внедрен, данные в файле Word при изменении исходного файла Excel не изменяются. Внедренные объекты становятся частью файла Word, и после того как они вставлены, объекты больше не являются частью исходного файла.

Поскольку вся данные полностью содержатся в документе Word, внедрение полезно, когда не нужно отображать их изменение в исходном файле или когда нежелательно, чтобы получателям документа пришлось обновлять связанные данные.

 Примечание. Операции копирования и связывания объектов Excel и Word выполняются только отдельно для каждого объекта (таблицы или диаграммы).

Выполните копирование таблицы Excel в Word.

 Выполнение задания

• Выделите диапазон ячеек A1:F9 листа "Основной" и скопируйте его.

• Перейдите в документ Word и щелкните правой кнопкой мыши в первой свободной строке. Из контекстного меню выберите команду "Вставить".

Таблица Excel будет скопирована и превратится в таблицу Word (рис. 3.133).

Рис. 3. 133. Результат копирования таблицы Excel в таблицу Word

С ней можно выполнять все операции, присущие таблицам Word (п.2.6).

• Выделите вставленную таблицу и удалите ее.

Вставка связанного внедренного объекта из файла Excel в документ Word

 Выполнение задания

• Выделите диапазон ячеек A1:F9 листа "Основной" и скопируйте его.

• Перейдите в документ Word и щелкните правой кнопкой мыши в первой свободной строке.

• На вкладке Начальная страница в группе Буфер обмена щелкните стрелку в группе Вставить, а затем выберите пункт Специальная вставка (рис. 3.134).

Рис. 3. 134. Выбор команды Специальная вставка

• В окне Специальная вставка (рис. 3.135) установите переключатель Связать списке Как: Лист Microsoft Office Excel (объект).

.

Рис. 3. 135. Окно Специальная вставка

•  Примечание. Если выберите параметр Вставка, то это будет вставка таблицы Excel в таблицу Word (рис. 3.133). Вспомните, чем они отличаются.

• Такие же операции повторите для интервала ячеек A11:F23, при нажатой кнопке под номером "2", а так же для одной из диаграмм.

 Примечание. Для выделения диаграммы достаточно просто щелкнуть в Области диаграммы левой или правой кнопкой мыши.

Изменение связанных или внедренных объектов

• Щелкните дважды связанный объект. Откроется лист Excel. Внесите необходимые изменения.

• Если объект внедрен, изменения вносятся только в копию, находящуюся в документе. Если объект связан, изменения вносятся в исходный файл.

 Примечание. Можете открыть лист Excel, внесите в него изменения. При создании динамической связи эти изменения должны отразиться в документе Word. Если таких изменений нет, то в вашем компьютере проблемы с динамической связью OLE. Тогда вам следует обратиться к специалисту.

Обновление связанных объектов

По умолчанию связанные объекты обновляются автоматически. Это значит, что Word обновляет связанную информацию каждый раз, когда открывается файл Word, или одновременно с внесением изменений в исходный файл Excel, если файл Word в этот момент открыт. Однако для отдельных связанных объектов эти параметры можно изменить так, чтобы связанный объект не обновлялся, или так, чтобы он обновлялся только тогда, когда пользователь этого документа самостоятельно обновляет его по запросу.

Действиям приложения Word по автоматическому обновлению связей во всех открываемых документах можно воспрепятствовать. Это можно рассматривать как меру безопасности, предотвращающую обновление документов с использованием файлов, которые имеют ненадежное происхождение.

При открытии документа, содержащего связанные объекты, Word предлагает обновить его, используя данные из связанных файлов. Если есть подозрение, что связанные файлы происходят из ненадежного источника, нажмите в этом сообщении кнопку Нет (рис. 3.136).

Рис. 3. 136. Окно Специальная вставка

Кроме того, можно полностью разорвать связь между связанным объектом и его исходным файлом Excel. Когда эта связь разорвана, объект в документе Word уже недоступен для редактирования; он становится описанием содержимого файла Excel.

Предотвращение обновления связанного объекта

• Щелкните Кнопку Microsoft Office , выберите пунктПодготовка и затем щелкните Изменить ссылки на файлы.

• Выберите связь, обновление которой нужно предупредить, а затем в разделе Способ обновления связи установите флажок Не обновлять связь. Или нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+F11

Разрыв связи между связанным объектом и его источником

• Щелкните Кнопку Microsoft Office , выберите пунктПодготовка и затем щелкните Изменить ссылки на файлы.

• Выберите связь, которую нужно разорвать, а затем щелкните Разорвать связь. Или нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+F9.

 Выполнение задания

Выполните форматирование связанных таблиц и диаграмм на листе Word с максимальным подобием заданию (рис. 3.137)

Для этого, возможно, понадобится задание правильного обтекания для любого объекта. Рассмотрим данную операцию на примере диаграммы.

Если при попытке установки диаграммы справа от ранее установленной таблицы ваша диаграмма перемещается выше или ниже таблицы, то:

• Щелкните правой кнопкой мыши на границе Области диаграммы (курсор примет вид белой стрелки с четырьмя маленькими черными стрелочками).

• В появившемся контекстном меню выберите команду Формат объекта.

• В диалоговом окне Формат объекта (п 2.5.2, рис. 2.44…2.46) выберите вкладку Обтекание.

• Установите Обтекание вокруг рамки.

• Левой кнопкой мыши переместите диаграмму так, как это сделано в задании.

После нескольких безуспешных попыток сгруппировать объекты, можете:

• Ниже основного текста создать таблицу (п.2.6, рис. 2.80…2.81) размером две строки на два столбца.

• В каждую ячейку вставить или связать по объекту.

 Примечание. Не забудьте снять обрамление ячеек (п.2.6, рис. 2.87).

Рис. 3. 137. Окончательный вид выполненного задания после форматирования

• Сохраните созданный документ Word и лист Excel в вашей папке на диске, флеш - карте или дискете.