3.16. Предварительный просмотр и печать содержимого окна рабочей книги

Просмотр и печать в Word 2007 и Excel 2007 во многом похожи. Однако в новой версии Excel появилась возможность доработки страниц перед печатью с помощью режима Разметка страниц.¹¹

3.16.1.Использование представления "разметка страницы"

Прежде чем печатать лист Excel, содержащий большое количество данных или диаграмм, можно быстро доработать его в новом представлении "Разметка страницы" (см. п.3.2. и рис. 3.6), чтобы получить профессионально оформленные результаты. В этом представлении можно изменять размещение и форматирование данных так же, как это делается в представлении "Обычный". Кроме того, можно измерять высоту и ширину данных с помощью линеек, менять ориентацию страницы, добавлять и изменять колонтитулы, задавать поля для печати, а также скрывать и отображать заголовки строк и столбцов.

 Примечание. Режим разметки удобен для подготовки данных к печати. Разрывы страниц проще всего изменять в страничном режиме. Для отображения данных в точном соответствии с тем, как они будут выглядеть в напечатанном виде, можно использовать режим предварительного просмотра печати.

Что можно делать в режиме "Разметка страницы":

Использование линеек

В представлении "Разметка страницы" отображаются вертикальная и горизонтальная линейки, которые позволяют точно измерять размер ячеек, диапазонов, объектов и полей. Линейки помогают размещать объекты и просматривать или изменять поля страницы непосредственно на листе (рис. 3.6).

По умолчанию на линейке отображаются единицы измерения, заданные в региональных параметрах панели управления, но их можно изменить на дюймы, сантиметры или миллиметры. По умолчанию линейки отображаются, но их можно легко скрыть.

 Выполнение задания

Изменение единиц измерения

• Щелкните на ярлыке листа "Консолидация".

• На вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги нажмите кнопку Разметка страницы (рис. 3.114).

Рис. 3. 114. Вызов режима просмотра книги через кнопку Разметка страницы вкладки Вид

• Или можно нажать кнопку Разметка страницы в строке состояния (рис. 3.5).

• Щелкните Кнопку Microsoft Office , а затем выделитеПараметры Excel.

• В категории Дополнительно в группе Экран выберите нужные единицы измерения в поле Единицы на линейке. В Российской версии Excel в качестве единицы по умолчанию приняты сантиметры (рис. 3.115).

Рис. 3. 115. Установка единиц измерения на линейке

Скрытие и отображение линеек

• На вкладке Вид в группе Показать или скрыть снимите флажок Линейка, чтобы скрыть линейки; чтобы отобразить линейки, установите этот флажок (рис. 3.116).

Рис. 3. 116. Задание/скрытие линеек

Изменение ориентации страницы в представлении "Разметка страницы"

Если вы посмотрите при некотором уменьшении масштаба экрана, то увидите, что созданные вами таблицы и графики не входят на одну страницу (рис. 3.117). Попробуем более удобно их разместить.

Рис. 3. 117. Фактическое размещение объектов на листах

• На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Ориентация, а затем выберите в списке пункт Альбомная (рис.3.118).

Рис. 3. 118. Установка горизонтальной ориентации страницы

• Постарайтесь расположить объекты так, чтобы они вошли на листы без разрывов (приблизительно так, как это изображено на рис. 3.119).

Рис. 3. 119. Размещение объектов на листах после их упорядочения

Колонтитулы в представлении "Разметка страницы"

Назначение колонтитулов в Excel 2007такое же, как и Word 2007.

• Щелкните в средней ячейке верхнего колонтитула и введите в него текст "Контрольная работа. Раздел Excel 2007" (рис. 3.120).

• Щелкните в средней ячейке нижнего колонтитула и введите в него текст "Студент гр._____ ФИО______________________".

Рис. 3. 120. Верхний и нижний колонтитул страницы Excel

Можно отобразить колонтитулы в обычном режиме.

• На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Колонтитулы (рис. 3.121). Будет отображен режим "Разметка страницы", а курсор помещен в текстовое поле верхнего колонтитула.

Рис. 3. 121. Вставка колонтитула через вкладку Вставка

• Чтобы завершить работу с колонтитулами, щелкните в любом месте листа или нажмите клавишу ESC.

Настройка полей в представлении "Разметка страницы"

На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы выберите команду Поля, а затем выберите в списке пункт Настраиваемые поля. На вкладке Поля задайте нужные размеры полей (рис. 3.122).

 Примечание. В окне Параметры страницы также можно изменить размеры страницы, колонтитулы и свойства листа.

Рис. 3. 122. Изменение размеров полей

Скрытие пустого пространства полей и отображения колонтитулов

• Чтобы удалить пустое пространство поля, щелкните соответствующую границу поля на линейке, когда указатель примет вид вертикальной двунаправленной стрелки (рис. 3.123.а). Пустое пространство, предназначенное для печати, исчезнет (рис. 3.123.б).

а б

Рис. 3. 123. Изменение размеров полей

 Примечание. Заодно исчезают отображения колонтитулов.

Восстановление пустого пространства полей и отображения колонтитулов

• Для восстановления пустого пространства полей и отображения колонтитулов повторите предыдущие манипуляции.

Скрытие и отображение линий сетки, заголовков строк и столбцов в представлении "Разметка страницы"

По умолчанию линии сетки, заголовки строк и столбцов отображаются в представлении "Разметка страницы", но не выводятся на печать.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры листа выполните одно или несколько следующих действий.

• Чтобы скрыть или отобразить линии сетки на вкладке Сетка, снимите или установите флажок Вид.

• Чтобы скрыть или отобразить заголовки строк и столбцов, снимите или установите в поле Заголовки флажок Вид.

Рис. 3. 124. Скрытие или отображение линий сетки, заголовок строк и столбцов

• Чтобы вывести на печать заголовки строк и столбцов, установите в области Заголовки флажок Печать.

Определение параметров масштабирования

Есть еще один способ автоматического форматирования объектов таким образом, чтобы они разместились на заданной вами площади. Например, вам требуется все шесть объектов листа "Консолидация" напечатать на одной странице.

• Сделайте копию листа "Консолидация" и назовите его "Консолидация (2)" (рис. 3.110).

• На вкладке Разметка страницы в группе Вписать выполните одно из следующих действий (рис. 3.125).

Рис. 3. 125. Команды группы Вписать

• Чтобы при печати сжать лист по ширине или высоте и за счет этого разместить на нем возможно большее число страниц, выберите нужное число страниц в поле Ширина или Высота. Для вашего примера это будет по одной страницы. Все таблицы и диаграммы разместятся на одной странице.

Рис. 3. 126. Размещение объектов на одной странице при печати

• Чтобы сжать или растянуть лист при печати до размера, выраженного в процентах от его фактического размера, выберите в поле Масштаб нужное значение в процентах.

 Примечание. Чтобы задать масштаб листа при печати в процентах от его фактического размера, для ширины и высоты следует выбрать вариант Авто.

Возврат в обычный режим

• На вкладке Режим в группе Режимы просмотра книги нажмите кнопку Разметка страницы (рис. 3.114).

• Также можно нажать кнопку Обычный в строке состояния.