3.14.2. Фильтр по условию

Применение фильтра по условию:

 Выполнение задания

Применяя фильтр по условию, вы можете соединить с помощью логических операторов отдельные условия отбора записей по одному полю, например, для выбора из списка всех записей для магазина 1 или 2.

• Поместите указатель ячейки внутри списка или выделите список.

• На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 3.97), затем Числовые форматы и Настраиваемый фильтр для поля "Магазины".

• В открывшемся окне диалога Пользовательский автофильтр (рис. 3.102) укажите отдельные критерии для одного поля и соедините их с помощью логического оператора (И или ИЛИ).

• Щелкните по верхнему правому язычку и выберите "1"

• Щелкните по нижнему язычку и выберите “2”.

• Установите в левом и верхнем и нижнем поле знак равенства (рис. 3.102).

Рис. 3. 102. Результат выполнения автофильтра для первого магазина

• Переключатель “И” означает, что оба условия должны выполняться одновременно. Но в нашем случае это невозможно: не может быть организация одновременно "1" и "2". Значит, надо щелкнуть по “ИЛИ”.

• Нажмите на кнопку ОК. Будут выбраны четыре записи для указанных магазинов (рис. 3.103).

• Сделайте снова, чтобы показывались все строки (рис. 3.99 или 3.100).

Для закрепления попробуйте сделать фильтр по выборке сведений для магазина 2 или 3, для которых премия превышает 10 тыс. руб.

Рис. 3. 103. Результат выполнения автофильтра для первого и третьего магазина

• В данном случае вам необходимо применить фильтр сразу для двух полей "Магазины" и "Премия". Результаты показаны на рис. 4.50.

Рис. 3. 104. Результат выполнения автофильтра для второго и третьего магазина и премии больше 10 тыс. руб.

Перейдем к изучению еще одной процедуры Excel – консолидации.

3.15. Консолидация данных

Чтобы подвести итоги и составить отчет по результатам нескольких листов, можно консолидировать данные из отдельных листов в основном листе. Листы могут находиться в той же книге, что и основной лист, или в других книгах. При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или по требованию.

Существует несколько способов консолидации:

Консолидация по расположению. Данные предварительно упорядочиваются во всех листах в одинаковом порядке и расположении.

Консолидация по категории. Данные можно организовать на разных листах по разным принципам, но с использованием одинаковых названий строк и столбцов, чтобы их можно было сравнить в основном листе

Выполним консолидацию по расположению.

Если количество листов рабочей книги меньше четырех, то вам надо их добавить.

 Выполнение задания

Чтобы вставить новый рабочий лист:

• Выделите рабочий лист, перед которым надо вставить новый.

• На вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Вставить (рис. 3.105.а), а затем — команду Вставить лист (рис. 3.105.б).

Рис. 3. 105.Добавление листа через командную вкладку

• Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа. В появившемся контекстном меню (рис 3.106) выберите Вставить.

Рис. 3. 106. Контекстное меню ярлыка рабочего листа

• В диалоговом окне Вставка (рис. 3.107) укажите тип вставляемого объекта - Лист.

• Наиболее просто вставить лист можно щелкнув по значку Вставить лист в области ярлыков.

• Для любителей работы с клавишами вставить лист можно одновременным нажатием клавиш Chift + F11.

Рис. 3. 107. Диалоговое окно Вставка

• С помощью левой кнопки мыши расположите ярлыки листов в заданной последовательности (рис. 3.108).

Рис. 3. 108. Изменение последовательности расположения рабочих листов

При перетаскивании маленький черный треугольник сверху имен рабочих листов обозначит позицию вставки при отпускании левой кнопкой мыши.

• Переименуйте "Лист2" в "Промежуточный", а "Лист3" в "Консолидация" как в п. 3.13.1 (рис. 3.109).

Рис. 3. 109. Последовательность расположения и имена рабочих листов

Выполните копирование фрагмента таблицы A1:F9, из листа "Основной" в лист "Промежуточный". Для этого воспользуйтесь буфером обмена.

• Выделите диапазон ячеек A1:F7 листа "Основной". Щелкните на кнопку Копировать вкладкиГлавная группы команд Буфер обмена.

• Откройте рабочий лист "Промежуточный". Курсор установите в ячейку А1. Щелкните на кнопку Вставить вкладкиГлавная группы Буфер обмена.

Копия выделенного фрагмента появится в области A1:F7 листа "Промежуточный".

• Очистите ячейки B2:F7. Оставьте заполненным только столбец "Магазины".

 Примечание. Не беспокойтесь, данный лист ведь называется "Промежуточный". Он вам понадобится только для хранения промежуточных данных.

Затем выполните копирование всего рабочего листа "Основной" в лист Консолидация, для того, чтобы все таблицы и диаграммы сделать полностью одинаковыми. Это позволит вам сэкономить в дальнейшем массу времени. Данную операцию можно выполнить двумя способами.

Первый (посложнее, но вы ведь не боитесь трудностей).

• Перейдите в первый рабочий лист и выделите его целиком. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и строк (левый верхний угол таблицы - ячейка с нулевым адресом) – рис. 3.12.

• Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке выделенного диапазона. В контекстном меню выберите команду Копировать .

• Щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке листа Консолидация.

• Сделайте активной ячейку А1 данного листа. Во всех других вариантах операция вставки будет невозможна, о чем вам непременно сообщит Excel.

• Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке А1. В контекстном меню выберите команду Вставить .

 Примечание. В этом случае никакого редактирования не требуется. Лист "Основной" и лист "Консолидация" полностью идентичны.

Второй (попроще).

• Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа "Основной". В появившемся контекстном меню выберите команду Переместить/скопировать.

В окне Переместить или скопировать установите параметры, показанные на рис. 3.110.

Результат будет полностью идентичным предыдущему варианту.

• Вам необходимо заменить данные ячеек В2:С7 таблицы листа "Промежуточный" на соответствующие им числа из таблицы 3.2 данного текста.

Рис. 3. 110. Копирование рабочего листа с помощью контекстного меню

Данные, переносимые в таблицу листа "Промежуточный" Excel

Таблица 3. 2

Магазины	Товарооборот план, тыс. руб.	Товарооборот факт, тыс. руб.
1	450	487
1	465	505
2	450	403
2	300	298
3	350	385
3	475	468

• В листе "Консолидация" удалите содержимое ячеек В2:С7.

 Примечание. Не обращайте внимания на сообщения об ошибках и делении на ноль. При вводе новых данных они будут устранены.

При консолидации, данные из различных рабочих листов, будут объединены в одном листе. В нашем случае на листе Консолидация надо объединить данные листов "Основной" и "Промежуточный".

Это можно выполнить несколькими способами. Рассмотрим два из них.

Перед этим скопируйте таблицу листа "Консолидация" рядом с исходной, например, в область Н1:М9.

Чтобы консолидировать (объединить) данные различных рабочих листов с помощью формул:

• Удалите содержимое блока ячеек I2:J7.

• Сделайте активной ячейку I2. Впишите в нее следующую формулу .

• Нажмите знак "равно", щелкните по ярлычку листа "Основной", выделите ячейку В2, нажмите на клавишу "плюс", затем щелкните по ярлычку листа "Промежуточный", выделите ячейку В2, нажмите на клавишу Enter.

 Примечание. Если в тексте формулы появится абсолютный адрес ячейки ($В$2), то уберите значки доллара нажатием клавиши F4.

• С помощью мыши заполните диапазон ячеек I2:J7 полученной формулой.

Все вычисления в таблицах будут выполнены для объединенных данных за два периода. Консолидированная таблица приведена на рис. 3.111.

Рис. 3. 111. Таблица, консолидированная с помощью формул

Чтобы консолидировать (объединить) данные различных рабочих листов с помощью процедуры консолидации:

• Выделите и очистите содержимое диапазона ячеек В2:С7. Не снимайте выделение. Диапазон ячеек В2:С7, в котором будет помещен результат консолидации, называется диапазоном назначения.

• На командной вкладке Данные в группе Структура выберите команду Консолидация . Появится диалоговое окно Консолидация (рис. 3.112).

Рис. 3. 112. Диалоговое окно Консолидация

• Поместите курсор ввода в поле Ссылка и задайте ссылку на первый исходный диапазон. Для этого перейдите в рабочий лист "Основной" и выделите диапазон В2:С7. Нажмите кнопку Добавить. Ссылка на исходный диапазон будет отображена в поле Список диапазонов диалогового окна Консолидация.

• Аналогичным образом укажите диапазоны для листа "Промежуточный". По умолчанию при переходе на новый лист остается предыдущий диапазон. Поэтому достаточно сразу нажать кнопку Добавить.

• В диалоговом окне Консолидация из списка Функция выберите Сумма

• Включите флажок Создавать связи с исходными данными для организации динамической связи между исходными диапазонами и диапазоном назначения.

Excel вставит в диапазоне назначения в строках (или столбцах) с детальными данными обозначение связи и автоматически создаст структуру листа, аналогично той, что была создана при выполнении операции Подведение итогов (рис. 3.113).

Рис. 3. 113. Результаты проведения операции Консолидация

• Сохраните полученные таблицы.